在 Outlook 中使用通訊組列表

您可以在 Outlook 聯繫人模塊中創建一個通訊組列表，其中包含多個人的姓名，以便您同時向多個人發送消息。您還可以為您的通訊組列表分配類別（就像您可以為單個聯繫人分配），並且您可以將通訊組列表作為電子郵件的附件發送給其他人，以便他們可以使用與您相同的列表還使用 Outlook。

創建分發列表

創建分發列表很簡單，只需為列表命名並從系統中存儲的名稱集合中進行選擇。通訊組列表不跟踪電話號碼和郵寄地址，只跟踪電子郵件地址。

要在您的聯繫人模塊中創建通訊組列表，請按照下列步驟操作：

1. 選擇 File –> New –> Distribution List（或按 Ctrl+Shift+L）。

出現分發列表對話框。

2. 鍵入要分配給分發列表的名稱。

您鍵入的名稱出現在名稱文本框中。

3. 單擊選擇成員按鈕。

出現“選擇成員”對話框，左側顯示可用名稱列表，右側顯示空白框。

4. 雙擊要添加到分發列表的每個人的姓名。

您雙擊的每個名稱都會出現在對話框右側的“添加到分發列表”列中。

5. 選擇完名稱後，單擊“確定”。

選擇成員對話框關閉。

6. 單擊保存並關閉（或按 Alt+S）。

通訊組列表對話框關閉，您的通訊組列表出現在您的聯繫人列表中。

創建通訊組列表時，您可能還想包括未包含在您的聯繫人列表或任何其他 Outlook 通訊簿中的人員的電子郵件地址。要將這樣的局外人添加到您的通訊組列表，請在上面的步驟 4 中單擊添加新成員（而不是選擇成員）。在“添加新成員”對話框中輸入要添加的人員的姓名和電子郵件地址，單擊“確定”，然後按照完全相同的方式執行其餘步驟。

編輯通訊組列表

人們在分發列表中來來去去，就像他們在其他任何地方一樣。幸運的是，您可以編輯列表。只需單擊導航窗格中的聯繫人圖標，然後雙擊您的通訊組列表之一的名稱（在名稱右側顯示一個小雙頭圖標的條目）。當您打開分發列表條目時，您會看到與您第一次創建列表時看到的屏幕相同的屏幕。在這裡，您有一些有用的選項：

• 要移除列表中的成員：單擊該名稱並單擊移除按鈕。

• 要從聯繫人列表或全局地址列表中已有的姓名中選擇新成員：單擊選擇成員並按照創建列表時使用的相同程序進行操作。

• 要添加電子郵件地址未在您的任何地址簿中列出的人員：單擊添加新按鈕，填寫此人的姓名和電子郵件地址，然後單擊確定。

使用分發列表

通訊組列表在您的聯繫人列表中顯示為項目以及人員姓名 — 因此（您可能會猜到）您可以使用通訊組列表來處理電子郵件，就像處理任何联係人一樣。就是這樣：

• 您可以將通訊組列表的卡片拖到您的收件箱，以向該列表創建新電子郵件。

• 您可以在電子郵件的收件人：行中鍵入分發列表的名稱，然後單擊工具欄中的檢查名稱按鈕。

當 Outlook 在“收件人：”框中為姓名添加下劃線時，您就知道您的郵件將發送給您的通訊組列表中的人員。