如何使用數據驗證保持 Excel 數據清潔

與保持 Excel 數據清潔這一業務相關的一個有用命令是數據驗證命令。使用此命令描述可以在單元格中輸入哪些信息。該命令還使您能夠提供提供數據輸入信息的消息和試圖幫助某人糾正數據輸入錯誤的錯誤消息。

要使用數據驗證，請按照下列步驟操作：

1選擇待驗證數據所在的工作表範圍。

您可以通過拖動鼠標或使用導航鍵來執行此操作。

2選擇“數據”選項卡的“數據驗證”命令，告訴 Excel 您要為所選範圍設置數據驗證。

Excel 顯示數據驗證對話框。

3在數據驗證對話框的設置選項卡上，使用驗證標准文本框來描述什麼是有效數據。

例如，使用“允許”下拉列錶框中的選項來提供可以進入該範圍的信息類型：整數、十進制數、列表中的值、有效日期、有效時間、特定長度的文本以及很快。

使用數據下拉列錶框中的選項進一步定義驗證標準。數據下拉列錶框提供了幾種可以作為驗證的一部分進行的比較：介於、不介於、等於、不等於、大於等。

如有必要，使用任何其他可用的下拉列錶框細化驗證標準。注意：其他驗證標準選項取決於您在允許和數據下拉列錶框中輸入的內容。如果您指示只允許特定範圍的最小值和最大值之間的整數，Excel 提供了最小值和最大值文本框供您輸入或定義範圍。

但是，如果您從“允許”或“數據”下拉列錶框中選擇其他條目，您會在“設置”選項卡上看到其他文本框。換言之，Excel 會根據您定義的驗證條件類型自定義“設置”選項卡。

4微調驗證。

描述驗證標准後，選擇或取消選擇（清除）忽略空白複選框以指示是否允許空白單元格。

5考慮擴大數據驗證的範圍。

選中“將這些更改應用於具有相同設置的所有其他單元格”複選框以指示是否應將驗證條件擴展到其他類似的單元格。

單擊“全部清除”按鈕，Excel 將清除（刪除）驗證條件。

6從“數據驗證”對話框的“輸入消息”選項卡提供輸入消息。

“輸入消息”選項卡使您可以在選擇具有指定數據驗證的單元格時告訴 Excel 顯示一條小消息。要創建輸入消息，請在標題文本框中輸入消息的標題，在輸入消息文本框中輸入消息文本。確保選中單元格被選中時顯示輸入消息複選框。

7從“數據驗證”對話框的“錯誤警報”選項卡提供錯誤消息。

您還可以提供當有人嘗試輸入無效數據時 Excel 顯示的錯誤消息。

要創建錯誤消息，請首先驗證是否選中了“輸入無效數據後顯示錯誤警報”複選框。然後使用“樣式”下拉列錶框選擇 Excel 在遇到無效數據時應執行的操作：在沒有錯誤數據輸入的情況下停止對用戶的數據輸入，或者在輸入數據後僅顯示一條信息性消息。

8就像創建輸入消息一樣，在標題文本框中輸入錯誤消息標題。然後在錯誤消息文本框中輸入錯誤消息的全文。

對樣式下拉列錶框中的選項感到好奇嗎？錯誤警報的樣式決定了當有人嘗試輸入錯誤數據時錯誤消息顯示的命令按鈕。如果錯誤樣式為“停止”，則錯誤消息框會顯示“重試”和“取消”命令按鈕。

如果錯誤樣式為警告，則錯誤消息框顯示是、否和取消命令按鈕。如果錯誤樣式為 Informational，則錯誤消息框顯示 OK 和 Cancel 命令按鈕。