如何使用 Outlook 2013 類別功能

Outlook 中的類別功能旨在幫助您區分哪些是緊急的，哪些是可以等待的。良好的信息收集有很多價值。但是，如果您無法快速掌握哪些項目重要，哪些不重要，您就無法從聯繫人或任務列表中獲取全部價值。

在 Outlook 2013 中分配類別

首次設置 Outlook 時，您可以通過單擊“主頁”選項卡上的“分類”按鈕來找出可用的類別。分類按鈕看起來像一個小的、彩色的井字棋方塊。其他幾個 Outlook 模塊也顯示了“分類”按鈕；無論您在哪裡找到它，它都可以完成相同的工作。

單擊“分類”按鈕會打開一個（驚喜！）類別列表，每個類別都以一種顏色命名。如果您只是想從默認值對您的項目進行顏色編碼，則該過程非常簡單。

請按照以下步驟為項目分配類別：

單擊要分類的項目。

該項目突出顯示。

單擊“分類”按鈕並從列表中進行選擇。

項目中會出現一個彩色塊以指示您選擇的類別。

您可以為每個項目分配多個類別，但在一個項目上放置太多類別可能比根本不分配類別更令人困惑。

重命名 Outlook 中的類別

如果您願意，您可以記住每個 Outlook 類別顏色的含義，但將類別重命名為特定顏色可能會更容易：

單擊“分類”按鈕並選擇“所有類別”。

出現“顏色類別”對話框。

單擊要重命名的類別。

您選擇的類別會突出顯示。

單擊重命名。

您選擇的類別被一個框包圍，表明您可以對其進行編輯。

鍵入要分配給該類別的新名稱。

您鍵入的名稱將代替舊名稱出現。

單擊確定。

“顏色類別”對話框關閉。

如果更改已分配給某些 Outlook 項目的類別名稱，則這些項目的類別名稱會自動更改。

在 Outlook 中更改類別顏色

您可以更改類別的顏色及其名稱。分配令人難忘的顏色可以提供有關您的工作進展情況或與當前項目保持同步的重要線索。

按照以下步驟更改類別的顏色：

單擊“分類”按鈕並選擇“所有類別”。

出現“顏色類別”對話框。

單擊要為其分配新顏色的類別。

您選擇的類別會突出顯示。

單擊顏色按鈕。

出現一個下拉框，顯示您可以選擇的顏色。

單擊要分配的顏色。

您選擇的顏色出現在舊顏色的位置。

單擊確定。

“顏色類別”對話框關閉。

您可以選擇無並創建一個無色類別。這有點單調，但如果它適合你的心情，那就去做吧。創建無色類別的一個可能原因是 Outlook 僅提供 25 種顏色，而您可能有 25 種以上的類別。但是在超過 25 個類別之後，您可能會考慮減少類別的數量以減少混淆。

在 Outlook 中分配類別快捷鍵

您可以為每個類別指定一個快捷鍵，這樣您就可以在不接觸鼠標的情況下分配一個類別。當您想要放大充滿電子郵件或任務的屏幕並將所有內容設置為某種順序時，這非常方便。

要為類別分配快捷鍵，請按照下列步驟操作：

單擊“分類”按鈕並選擇“所有類別”。

出現“顏色類別”對話框。

單擊要為其分配快捷鍵的類別。

您選擇的類別突出顯示以表明您選擇了它。

單擊快捷鍵菜單。

出現快捷鍵列表。

單擊要分配的快捷鍵。

您選擇的快捷鍵的名稱出現在類別的右側。

單擊確定。

您不能為一個類別分配多個快捷鍵；那會令人困惑。但是，您可以為一個項目分配多個類別。