如何創建 Word 2013 郵件合併信件

信件是最常見的郵件合併 Word 2013 文檔類型之一。通常，合併字段用於生成郵寄地址。在某些字母中，字段還用於自定義字母本身。

Word 2013 提供了兩個省時的代碼塊，> 和 >。您可以在郵件選項卡上找到這些代碼的按鈕。

> 代碼為您設置標準郵寄地址，或者您可以插入單獨的代碼來自己創建郵寄地址塊。例如，以下是等效的：

下面的練習不使用問候行代碼，因為數據文件沒有單獨的名字和姓氏字段，當這些名字分開時，> 代碼效果最好。

打開一個包含字母的文檔。

選擇郵件→開始郵件合併→信件。

選擇郵件→選擇收件人→使用現有列表。

“選擇數據源”對話框打開。

導航到包含用於郵件合併的數據文件的文件夾。選擇郵件合併文件並單擊打開。

“選擇表”對話框打開，提示您選擇要使用的工作表。

在“選擇表”對話框中，確保選中 Sheet1$，然後單擊“確定”。

工作表名稱後面的美元符號是 Excel 表示名稱是絕對名稱的方式 - 也就是說，當您在公式中引用它時，它不會改變。對於我們在本練習中的目的而​​言，它並不重要。

將插入點移動到日期正下方的行，然後選擇郵件→地址塊。

插入地址塊對話框打開。

如果預覽區域中的示例不正確，請單擊匹配字段按鈕並指定哪些字段應與地址塊的哪些部分相關聯。

確認預覽區域中的地址格式正確，然後單擊確定接受默認設置。

> 代碼出現在文檔中。

按 Enter 在 > 代碼後開始新行，然後鍵入 Dear 並按一次空格鍵。

在“郵件”選項卡上，單擊“插入合併域”下方的向下箭頭，然後在出現的菜單上單擊“名稱”。

插入了 > 代碼。

在代碼後鍵入一個逗號，然後單擊以移動第一段中單詞store之前的插入點。

再次單擊“插入合併字段”按鈕下的向下箭頭，然後單擊“城市”。

在插入點處插入了 > 代碼。

按一次空格鍵在代碼後添加一個空格。

這封信看起來像下面的例子。

選擇郵件→預覽結果。

第一個字母出現，因為它將被打印。請注意，地址塊的行之間有額外的空間。

選擇預覽字母上地址塊的所有行，然後選擇主頁→行和段落間距→刪除段落後的空格。完成後單擊遠離選擇以取消選擇它。

這會處理合併文件中所有字母的間距問題。

單擊地址塊最後一行的末尾並按 Enter 一次，在地址和問候語之間創建一個額外的行。

選擇 Mailings→Next Record 查看下一封信件的預覽。

為了使字母看起來更好，您可以將它們垂直居中放置在頁面上。

繼續單擊“下一條記錄”直到您看到所有記錄，然後選擇“郵件”→“完成並合併”→“編輯單個文檔”。

合併到新文檔對話框打開。

單擊“確定”將所有副本合併為一個文檔。

一個新文檔 — Letters1 — 打開。

滾動瀏覽新文檔以檢查字母；然後關閉它而不保存對它的更改。

保存對主合併文件的更改，然後關閉它。