如何在 Microsoft Outlook 2019 中創建電子郵件

在Microsoft Outlook 2019 中創建新電子郵件非常簡單。Outlook 始終在收件箱中啟動，除非您以其他方式對其進行配置。如果要在收件箱以外的其他文件夾中啟動，請單擊“文件”選項卡並選擇“選項”，單擊“高級”，然後在“Outlook 啟動和退出”部分中，更改“在此文件夾中啟動 Outlook”設置。您可以單擊其瀏覽按鈕並瀏覽 Outlook 數據文件中的所有文件夾。要在其他模塊中啟動，請選擇與該模塊對應的文件夾（例如，日曆、任務或便箋）。

按照以下步驟創建快速而骯髒的電子郵件：

啟動 Outlook。郵件模塊出現，顯示您的收件箱。

單擊新建電子郵件按鈕。

在收件人框中輸入電子郵件地址。

在“主題”框中輸入主題。

在消息框中輸入消息。

單擊發送按鈕。釘了那個，不是嗎？這很容易還是什麼？

在 Outlook 2019 中創建郵件的緩慢但完整的方法

您可能更喜歡使用更詳細的方法來創建電子郵件。如果您有精美電子郵件的日元 - 特別是如果您想利用 Outlook 可以添加到您的郵件中的每個鈴聲和口哨聲 - 請按照以下步驟操作：

1. 在郵件模塊中，單擊功能區上的新建電子郵件按鈕（或按 Ctrl+N）。

新消息表單打開，如圖所示。

新消息表單。

2. 單擊收件人文本框並鍵入您要向其發送消息的人員的電子郵件地址。

如果您要向多人發送消息，請使用逗號或分號分隔他們的地址。

您也可以單擊“收件人”按鈕本身，在地址簿中查找您要向其發送消息的人員的姓名，雙擊他們的姓名將其添加到“收件人”文本框中，然後單擊“確定”按鈕。

3. 單擊抄送文本框並鍵入您要向其發送郵件副本的人員的電子郵件地址。

您還可以單擊“抄送”按鈕從通訊簿中添加人員。

4. 單擊“新消息”表單功能區上的“檢查名稱”按鈕（或按 Ctrl+K）。

如果您還沒有記住您認識的每個人的確切電子郵件地址（喘不過氣！），“檢查姓名”功能可讓您輸入地址的一部分，然後它會在您的地址簿中查找確切地址，這樣您就不必被打擾。仔細檢查 Check Names 輸入的內容；有時，它會自動從您​​的地址簿中輸入一個類似的地址，而不是您想要的地址，如果您沒有意識到這一點並將消息發送給不合適的人，這可能會產生令人尷尬的結果，例如為你的伴侶去找你的老闆。

5. 在主題文本框中鍵入消息的主題。

你應該保持你的主題行簡短。一個活潑、相關的主題行讓人想閱讀你的信息；長或奇怪的主題行沒有。

如果您忘記添加主題並嘗試發送郵件，Outlook 會打開一個窗口，詢問您是否真的打算發送沒有主題的郵件。單擊“不發送”按鈕返回消息並添加主題。如果您想發送沒有主題的消息，只需單擊仍然發送按鈕（但不要在您編寫消息之前）。

6. 在消息框中鍵入消息文本。

如果您使用 Microsoft Word 作為文字處理器，您可能熟悉 Word 中的格式、圖形、表格和所有使您的電子郵件更具吸引力的技巧。通過使用“文本格式”選項卡上郵件表單頂部的工具，可以在 Outlook 中使用這些相同的技巧。

有時您可能不需要在消息文本框中輸入任何內容，例如轉發消息或發送附件時。如果是這種情況，只需跳過此步驟並繼續下一步。

小心您如何格式化電子郵件以發送給 Internet 上的人。並非所有電子郵件系統都可以處理圖形或格式化文本，例如粗體或斜體，因此您發送給客戶的信件藝術傑作可能會以胡言亂語的形式出現。此外，許多人在手機上閱讀電子郵件，這可能會對您發送的文本產生奇怪的影響。如果您不確定您的收件人如何收到您的電子郵件，請仔細查看圖形。當您向同一個辦公室的同事發送電子郵件時，或者如果您確定要發送給的人也有 Outlook，格式和圖形應該看起來不錯。

7. 選擇 Review 選項卡，然後單擊消息屏幕頂部的 Spelling & Grammar 按鈕（或按 F7）。

Outlook 運行拼寫檢查以確保您的郵件讓您看起來和實際一樣聰明。

8. 單擊發送按鈕（或按 Ctrl+Enter 或 Alt+S）。

Outlook 將您的郵件移至發件箱。如果您的計算機在線，Outlook 會立即從發件箱發送任何郵件。如果 Outlook 配置為不立即發送郵件（某些辦公室可能是這種情況），您可以按 F9（或選擇功能區上的“發送/接收”選項卡並單擊“發送/接收所有文件夾”按鈕）發送任何電子郵件在發件箱中排隊。如果您在計算機離線時編寫消息，則可以在計算機再次連接到 Internet 時按 F9 發送消息。發送消息後，它會自動轉到“已發送郵件”文件夾。

告訴 Outlook 從發件箱發送郵件的另一種方法是單擊位於 Outlook 窗口左上角快速訪問工具欄上看起來像兩個重疊信封的小按鈕，從 Outlook 中的任何模塊都可以看到該按鈕。如果將鼠標指針懸停在此按鈕上，則會出現屏幕提示，告訴您這是“發送/接收所有文件夾”按鈕。每當您通過單擊郵件中的“發送”按鈕、單擊“發送/接收所有文件夾”按鈕或按 F9 來發送郵件時，您還告訴 Outlook 檢索所有傳入的郵件，因此如果您收到一些郵件，請不要感到驚訝每當您告訴 Outlook 發送消息時都會發送消息。

如何在 Outlook 2019 中設置電子郵件優先級

有些信息比其他信息更重要。你發送給你老闆的重要報告需要那種關注，這與你發送給銷售部門朋友的俏皮話是不合適的。將重要性級別設置為高告訴收件人您的郵件需要一些認真的關注。

您可以從三個重要性級別中進行選擇：

• 低的
• 普通的
• 高的

要設置消息的優先級，請執行以下步驟：

1. 在郵件模塊中鍵入消息時，選擇功能區上的消息選項卡，然後單擊標籤組右下角的屬性按鈕。

屬性對話框打開，如圖所示。此對話框使您可以定義有關消息的許多可選質量。

使用“屬性”對話框設置消息的優先級。

2. 單擊重要性框旁邊的三角形。

一個選項菜單下拉。

3. 選擇低、正常或高。

通常，重要性設置為正常，因此您無需執行任何操作。

4. 單擊關閉按鈕（或按 Esc）關閉屬性對話框。

設置消息優先級的更快方法是使用功能區消息選項卡上的按鈕，在標籤組中。高重要性按鈕（帶有紅色感嘆號）將您的消息標記為高重要性。低重要性按鈕（藍色箭頭向下）將您的消息標記為低重要性消息。

您可能想知道為什麼有人會將消息標記為低重要性。畢竟，如果它如此不重要，為什麼首先要發送消息？顯然，一些老闆喜歡他們的員工發送帶有低重要性標記的例行報告，這樣老闆知道在他們每天閱讀那些令人興奮的新電子郵件之後閱讀這些東西。您還可以為收件箱中收到的郵件分配重要性，告訴自己哪些郵件可以稍後處理——如果有的話。

如何在 Outlook 中設置電子郵件敏感度

您可能希望只有一個人可以看到您的消息，或者您可能希望在您發送消息后防止任何人更改您的消息。敏感度設置使您可以在您發送消息後限制其他人可以對您的消息執行的操作，並讓您設置其他人可以成為的人。

要設置消息的敏感度，請打開消息的“屬性”對話框。單擊“靈敏度”一詞旁邊的列錶框箭頭和顯示的級別之一，如稍後所述。

您發送的大多數郵件都具有“普通”敏感性，因此如果您不另行說明，這就是 Outlook 所使用的。Personal、Private 和Confidential 設置僅通知接收消息的人他們可能希望以不同於普通消息的方式處理消息。（有些組織甚至有處理機密郵件的特殊規則。）儘管如此，我已經使用 Outlook 20 多年了，而且我從未在正常業務過程中更改過郵件的敏感度設置。

作為一個實際問題，敏感性沒有任何意義。將消息的敏感度設置為 Private 或 Confidential 不會使其比任何其他消息更私密或機密；它只是通知收件人該郵件包含特別敏感的信息。許多公司對於可以通過電子郵件向公司外部發送什麼樣的信息非常謹慎。如果您在工作中使用 Outlook，請先諮詢您的系統管理員，然後再確定您通過電子郵件發送的信息是安全的。

撰寫郵件時，“權限”命令會出現在功能區的“選項”選項卡上。與敏感度不同，權限實際上具有防止某些事情發生在您的消息中的潛力，例如讓某人將您的消息轉發給您認識的每個人。（多麼令人尷尬。）但是，您和您的收件人必須在兼容的電子郵件系統上進行設置，該系統具有稱為信息權限管理服務的功能才能使其正常工作。您也不能確定它是否適用於某些所有電子郵件服務；一些基於 Web 的應用程序，例如 Hotmail 或 Yahoo! 郵件可能不支持。了解有關信息權限管理的更多信息。