如何在 Microsoft Outlook 2019 中查看聯繫人

輸入您的聯繫信息後，Microsoft Outlook 2019可讓您查看以多種不同且有用的方式排列的信息，稱為視圖。查看您的聯繫信息並對視圖進行排序是獲取您輸入的數據大圖的快捷方式。Outlook 在每個模塊中都帶有幾個預定義的視圖。您可以輕鬆更改任何預定義視圖、命名並保存更改後的視圖，並像使用預定義視圖一樣使用它。

要更改聯繫人列表的視圖，請按照下列步驟操作：

在“人員”模塊中，單擊功能區上的“主頁”選項卡。

在“當前視圖”組中單擊所需的視圖。

顯示更改為使用該視圖。如果您選擇名片視圖，您會得到類似於此處顯示的內容。您還可以選擇卡片視圖、電話視圖、列表視圖或列出的任何其他視圖。

名片視圖。

您可以像切換電視頻道一樣切換視圖，因此不必擔心來回切換。當您更改視圖時，您只會看到組織相同信息的不同方式。

如何在 Microsoft Outlook 2019 中對視圖進行排序

一些視圖被組織為簡單的列表，例如 People 模塊的 Phone 視圖。此圖顯示電話視圖：左側有一列名稱，後跟一列公司名稱，依此類推。

電話視圖。

如果在按列排列的視圖中找不到某個聯繫人，請單擊列標題一次以按該列排序。例如，假設您想查看在您的聯繫人列表中輸入的為 IBM 工作的人員的姓名。同時查看所有名稱的一種簡單方法是對 COMPANY 列進行排序。

要按列名稱排序，請按照下列步驟操作：

在人員模塊中，從功能區上的當前視圖組中選擇電話視圖。您的聯繫人列表顯示在電話視圖中。

單擊“公司”列頂部的標題。您的聯繫人根據 COMPANY 列中的名稱按字母順序從 A 到 Z（又名升序）顯示。現在更容易找到某人：向下滾動到字母表的那個部分。如果按公司排序，則所有聯繫人按公司名稱順序排列。如果您再次單擊標題，您的聯繫人將按逆字母順序（又名降序）顯示。

如何在 Outlook 2019 中重新排列視圖

您只需拖動列標題並將標題放到您想要的位置，即可重新排列視圖的外觀。這是一個將 COUNTRY/REGION 列移動到 FILE AS 列左側的示例：

如果聯繫人列表尚未顯示在電話視圖中，請單擊主頁選項卡上當前視圖組中的電話按鈕。它可能已經在前面的一組步驟中的電話視圖中。

單擊 COUNTRY/REGION 標題並將其拖到左側的 FILE AS 列的頂部。您會看到一對紅色箭頭指向您單擊的列左側的兩列之間的邊界。紅色箭頭告訴您當您釋放鼠標按鈕時 Outlook 將放置列的位置。

釋放鼠標按鈕。您拖動的列現在位於另一列的左側。您可以使用相同的過程在任何 Outlook 視圖中移動任何列。

由於屏幕沒有列表那麼寬，您可能需要向右滾動才能看到其他列。您可以根據需要對列重新排序，以便您最常使用的列顯示在左側，這樣您就不必在每次想要查看它們時都滾動。

如何在 Outlook 2019 中使用分組視圖

有時，排序是不夠的。一段時間後，聯繫人列表可能會變得很長；您可以在幾年內輕鬆收集數千個聯繫人。對這麼長的列表進行排序意味著，例如，如果您要查找以字母M開頭的內容，那麼無論您做什麼，您要查找的項目都將位於顯示器底部下方約 3 英尺處。

組就是答案——我不是指 Outlook Anonymous。Outlook 已經為您提供了幾個使用分組的預定義列表。

您可以在 Outlook 中查看多種類型的列表： 排序列表就像一副按數字順序排列的撲克牌，從 2 點開始，然後是 3 點，然後是 4 點，依此類推——一直到圖片卡。分組視圖就像看到所有紅心排成一排的卡片，然後是所有黑桃，然後是菱形，然後是梅花。

將類似類型的項目收集到組中對於查找列表中所有為某家公司工作的人員這樣的任務非常方便，當您想對新業務表示祝賀時。由於按公司分組非常有用，因此列表視圖按公司對您的聯繫人進行排序，並在 Outlook 中設置為預定義視圖。

要使用列表視圖並查看按公司分組，請執行以下步驟：

在人員模塊中，單擊主頁選項卡。

從主頁選項卡上的當前視圖組中選擇列表。

每個標題都有一個 Company: 前綴並代表不同的公司。每個標題都會告訴您該標題下包含多少項。例如，在下圖中，您可以看到有兩個人在 Schmoe Unlimited 工作。

標題左側的三角形符號可展開或折疊該標題下的聯繫人組。

默認情況下，列表視圖應用按公司分組。

如果預定義的組視圖不能滿足您的需要，假設您已經輸入了數據，您可以根據您想要的任何內容對項目進行分組。要按其他字段分組，請按照下列步驟操作：

在人員模塊中，單擊查看選項卡並選擇查看設置。高級視圖設置：列表對話框打開。請注意，Group By 設置為 Company。

單擊分組依據。“分組依據”對話框打開。請注意，將項目分組依據設置為公司。請參見下圖。

打開公司列表並選擇不同的字段。

單擊升序或降序以指定排序順序。A 到 Z 是上升，Z 到 A 是下降。

單擊“確定”關閉“分組依據”對話框。

單擊確定關閉高級視圖設置：列表對話框。

如果需要，按其他字段分組。