如何在 SharePoint 中標記

標籤是您分配給內容的關鍵字。標記頁面以與他人共享是社交書籤，它在 Web 上非常流行並且在 SharePoint 中很容易。如果您曾經使用過Delicious 之類的網站，您就會知道社交書籤的工作原理。

隨著越來越多的人分配相同的標籤，標籤成為導航到相似內容的一種方式。功能區上的標籤和註釋組允許您鍵入自己的標籤關鍵字，以便您可以使用對您有意義的術語來標記內容。此按鈕還可讓您訪問記事板，您可以使用它在文檔或頁面上留下可公開查看的評論。

重點是標籤中的關鍵字。SharePoint 不會阻止您鍵入較長的標籤，但最好使用單個單詞或非常短的短語作為標籤。否則，您將失去使用標記作為一種快速、簡潔的信息分類方式的目的。如果您需要做更長的評論，請使用 Note Board。

要在 SharePoint 中標記內容，請執行以下步驟：

瀏覽到要標記的頁面。

要標記單個項目或文檔，您必須瀏覽到應用程序並單擊要標記的行。單個項目或文檔的標籤和註釋位於功能區的“項目”選項卡上。

在功能區的“列表”或“庫”選項卡上找到“標記和註釋”組以查看標記選項。

單擊標籤和註釋按鈕。

“標籤和記事板”窗口出現了您最近應用的標籤。

如何在 SharePoint 中標記

在我的標籤文本區域中，單擊現有標籤和/或鍵入要應用於內容的標籤。

使用分號分隔標籤。

（可選）要將您的標籤標記為私有以便其他人無法看到它們，請選中私有復選框。

單擊“保存”按鈕以保存您的標籤。

當您保存標籤時，它們會出現在頁面的“建議標籤”部分。您可以單擊此部分中的任何標籤來查看“標籤配置文件”頁面。

要向項目添加註釋，請按照下列步驟操作：

單擊 Note Board 選項卡並在文本框中鍵入您的註釋。

與標籤不同，使用記事板輸入的筆記不能標記為私有，因此其他任何具有相同訪問權限的人都可以查看。仔細選擇你的詞。

單擊“發布”按鈕發布註釋。

該註釋與已輸入的任何其他註釋一起出現在窗口中。您可以使用下一個和上一個按鈕滾動瀏覽為此內容輸入的所有帖子。

要關閉窗口，請單擊窗口右上角的 X。

如何在 SharePoint 中標記

主動標記的好處

主動標記顯著提高了搜尋速度和準確性，使其也非常適合文件管理系統。

這裡是其中的一些：

類別	益處	描述
增強的可搜尋性和檢索能力	更快的搜尋	主動標記大大提高了搜尋結果的速度和準確性。
	搜尋結果的精確度	標籤充當特定的路標，直接引導用戶找到他們需要的內容，從而減少搜尋時間。
改進的內容管理	更容易組織	主動標記透過對項目進行分類，使內容的組織變得更易於管理。
	簡化的文檔檢索	正確標記的文件很容易檢索以供參考、報告或審核。
加強協作	促進團隊合作	標籤可協助團隊成員快速尋找協作專案的文檔，尤其是在大型團隊中。
	工作流程的一致性	主動標記可確保一致的內容分類，簡化工作流程。
更好的合規性和治理	有助於合規性	標籤根據法律和法規要求對文件進行分類，以便更好地管理。
	改善治理	主動標記強制執行內容治理策略並標準化對分類內容的存取。
個人化的使用者體驗	自訂視圖	使用者可以根據標籤建立個人化視圖，以便快速存取相關內容。
	對使用者需求的適應性	主動標記適應不斷變化的組織需求，允許根據需要建立新標記。

命名約定

有效的命名約定對於 SharePoint 中使用者友善且有效率的標記非常重要。

正確的命名約定 增強內容的可查找性 並有助於整個系統的組織。

以下是建立命名約定時需要考慮的一些基本準則：

具有描述性且簡潔：名稱應該是不言自明的，提供足夠的資訊以便一目了然地理解文件或項目。但是，請避免名稱過長，否則可能會造成閱讀或管理麻煩。
使用標準化格式：建立名稱的標準格式，例如以日期開頭（對於需要日期排序的文件，採用一致的格式，例如 YYYY-MM-DD），接下來是清晰的描述。一致性使文件排序和定位變得更加容易。
合併分類元素：在名稱中包含對文件或項目進行分類的元素，例如項目名稱、版本號或部門代碼。這種做法在協作環境中特別有用。
避免特殊字元和空格：在檔案名稱中使用底線(_) 或連字號(-) 而不是空格，因為某些系統可能無法很好地處理空格。避免使用特殊字符，例如 /、、、?、%、*、:、|、“、<、> 和 .，這些字符可能會在許多操作系統中導致問題。
使用CamelCase 或Snake_case：對於編碼和數字資產，請使用CamelCase（每個單字的首字母大寫，例如ProjectReport）或Snake_case（單字之間用下劃線分隔，例如、project_report）可用於提高可讀性和系統相容性。
保持可擴展性和靈活性：命名約定應該具有足夠的可擴展性和靈活性，以適應未來的添加或更改，而不會過時。
記錄並傳達約定：清楚記錄命名約定並確保將其傳達給所有團隊成員。一致的應用是其有效性的關鍵。
根據需要進行審查和修改：定期審查命名約定，以確保它仍然滿足您的團隊或專案的需求。隨著組織或專案的發展，願意做出調整。

常見的標記錯誤

在 SharePoint 中實作和管理標記系統時，常見錯誤可能會影響其有效性。

辨識並瞭解這些錯誤對於維護實用且高效的標記策略非常重要。

以下是一些最常見的標記錯誤以及如何避免這些錯誤的提示：

錯誤	問題	策略
過度標記	添加太多標籤，導致混亂和混亂。	建立最佳標籤數量指南並訓練使用者進行選擇性。
標籤不一致	標籤使用缺乏統一性，導致效率低落。	在組織範圍內開發並實施標準化標記協議。定期培訓和審核有助於保持一致性。
使用非描述性或不明確的標籤	模糊或通用的標籤不會增加分類或尋找內容的價值。	鼓勵使用清晰、具體和描述性的標籤。提供訓練中有效標籤的範例。
忽視層級結構	不使用結構化方法進行標記，這對於複雜的資訊集至關重要。	實施分層標記並讓使用者了解其好處。
忽視用戶回饋和參與	不讓使用者參與標籤系統的開發與完善。	建立回饋管道並讓使用者參與持續的標籤系統開發。
未能定期檢討和更新標籤	隨著時間的推移，過時或不相關的標籤會導致效率低下。	安排對標籤系統的定期審查並更新標籤以符合當前需求。
缺乏與其他 SharePoint 功能的集成	沒有利用 SharePoint 的完整功能，例如內容類型和工作流程。	教育使用者標記如何與其他 SharePoint 功能互動及其優點。