如何從 Microsoft Outlook 導入任務

Microsoft 提供了一個易於使用的導入功能，可將您在 Outlook 中創建的任務轉移到 Project 2013。在您開始考慮項目中必須完成的任務後，任務開始類似於繁殖兔子；在 Outlook 中可能從一系列簡單的待辦任務開始的事情通常會變成一個成熟的項目。這就是進口的用武之地。

導入 Outlook 任務功能本質上是一個導入映射，它預設為與 Outlook 任務字段一起使用。按照以下步驟將 Outlook 任務導入 Project：

打開要插入任務的計劃，或打開一個新項目（選擇文件→新建，單擊空白項目，然後單擊創建）。

單擊功能區上的“任務”選項卡，單擊“插入”組中“任務”按鈕的底部（帶有向下箭頭），然後單擊“導入 Outlook 任務”。

如果出現 Microsoft Outlook 警告消息，請單擊允許。

出現“導入 Outlook 任務”對話框。

選中要導入的每個任務旁邊的複選框，或單擊“全選”按鈕以導入所有 Outlook 任務。

默認情況下，Outlook 將任務存儲在“任務”文件夾中。選擇文件夾：任務複選框是在 Outlook 中選擇所有任務的另一種方法。

單擊確定按鈕。

任務被導入，然後出現在應用了更改突出顯示的任務列表的末尾。

當您從 Outlook 導入任務時，其名稱、持續時間和備註（如果有）也會被導入。如果 Outlook 中的任務沒有工期，並且您已將“自動計劃”設置為項目任務模式，Project 會使用估計的一天時間範圍創建任務。

插入超鏈接

您可以在項目大綱中插入超鏈接，這提供了一種快速打開另一個項目、任何類型的另一個文件或網頁的便捷方式。

您可以插入超鏈接並創建可用於表示計劃中另一個項目或子項目的時間或成本的任務，因為時間和成本信息不是從超鏈接項目傳輸的。超鏈接更常用於鏈接到現有任務的文檔，例如技術文檔、假設或外部信息。

要插入指向項目中另一個超鏈接的超鏈接，請執行以下步驟：

在空白的任務名稱單元格中鍵入新任務的名稱。

右鍵單擊要顯示超鏈接任務的新任務名稱單元格。

選擇超鏈接。

出現插入超鏈接對話框。

在要顯示的文本框中，鍵入要為超鏈接顯示的文本。

確保該文本清楚地說明正在總結哪些信息。

在鏈接到區域中，單擊現有文件或網頁圖標。

您可以鏈接到任何類型的文檔或網頁。

在“查找範圍”列表中，找到並選擇要插入超鏈接的文件。

單擊確定按鈕。

鏈接文本被插入，一個超鏈接符號出現在指示器字段中。您只需單擊該鏈接符號即可打開另一個文件。

將一個項目插入另一個項目

您還可以將一個項目中的任務插入到另一個項目中。您可以通過將整個現有項目插入到另一個項目中來完成此操作。插入的項目是一個子項目。當不同的項目團隊成員管理較大項目的不同階段時，此方法很有用。

在一個地方組裝子項目的功能允許您創建一個主計劃，從中您可以在一個地方查看更大、更複雜項目的所有部分。

如果您插入多個子項目，請創建一個可供所有子項目使用的資源池，以實現資源分配的一致性。

按照以下步驟將另一個項目文件插入到日程表中：

在甘特圖視圖中，在任務列表中選擇要在其上方插入其他項目的任務。

選擇項目→子項目。

子項目命令位於插入組中。

使用導航窗格和文件列表，找到要插入的文件，然後單擊以將其選中。

如果要鏈接到其他文件，以便對其進行的任何更新都反映在您插入的項目副本中，請確保選中“鏈接到項目”複選框。

單擊“插入”按鈕插入文件。

插入的項目出現在您開始插入過程時選擇的任務上方。

插入項目的最高級別任務顯示在您插入項目時選擇的任務級別，所有其他任務按大綱順序顯示在其下方。如果需要，請使用“格式”工具欄上的“縮進”和“縮進”工具將插入的任務放置在項目中的適當級別。