如何搜索和過濾 Access 2019 數據庫

紙質數據庫對於存儲信息很有用，但對於再次查找信息就沒那麼有用了。使用 Access 2019，可以輕鬆搜索和查找信息。如果您在 Rolodex 文件中存儲了一千張名片，您想浪費多少時間來查找一個人的電話號碼？有了 Access 2019，這不再是一個問題。

搜索數據庫對於使數據有用至關重要，因此 Access 提供了兩種搜索數據庫的方法：

• 搜索特定記錄。
• 使用過濾器顯示一個或多個滿足特定條件的記錄。

在 MS Access 中搜索特定記錄

最簡單的搜索類型查找特定記錄。要搜索記錄，您至少需要知道存儲在其中一個字段中的數據，例如電話號碼或電子郵件地址。

您知道的信息越多，Access 就越有可能找到您想要的記錄。如果搜索包含名字Bill 的所有記錄， Access 可以找到數十條記錄。如果您只搜索包含名字Bill、姓氏Johnson和阿拉斯加州地址的所有記錄， Access 可能只會找到您想要的記錄。

要在 Access 數據庫表中搜索特定記錄，請按照下列步驟操作：

在屏幕左側的“所有訪問對象”窗格中，雙擊要搜索的數據庫表的名稱。

Access 顯示數據庫的數據表視圖。

單擊主頁選項卡。

在查找組中，單擊查找圖標。

出現查找和替換對話框。

在數據庫表中搜索特定記錄。

單擊“查找內容”文本框並鍵入您知道存儲在要查找的記錄中的數據。

例如，如果您想查找某個人的電話號碼，但您只知道該人的姓氏，請在“查找內容”文本框中鍵入姓氏。

單擊查找範圍列錶框並選擇當前字段或當前文檔（在所有字段中搜索）。

（可選）單擊匹配列錶框並選擇以下選項之一：

• 字段的任何部分：查找內容文本可以出現在字段的任何部分。
• 整個字段：查找內容文本是字段中存儲的唯一文本。
• 字段開頭：查找內容文本只能位於字段的開頭。

（可選）單擊“搜索”列錶框並選擇以下選項之一：

• Up：從光標出現的記錄開始搜索，一直到數據庫表的開頭
• 向下：從光標出現的記錄開始，向下搜索到數據庫表的末尾
• 全部：搜索整個數據庫表

單擊查找下一個。

Access 突出顯示它在其中找到您在步驟 4 中鍵入的文本的字段。

重複步驟 8 以搜索可能包含您在步驟 4 中鍵入的文本的更多記錄。

單擊取消或關閉按鈕。

過濾 Access 數據庫

搜索數據庫很容易，但有些限制，因為您一次只能檢索一條與您要查找的任何文本匹配的記錄。如果要查找多條記錄，可以使用過濾器。

一個過濾器可讓您在Access中顯示只有那些符合一定的標準，包含誰賺超過20萬一年$等人所有記錄的記錄，目前已婚，住在拉斯維加斯，內華達州，和自己的兩個或兩個以上的貓。

若要篩選數據庫表，必須告訴 Access 將哪個或哪些字段用作篩選器，然後必須定義該篩選器的條件。例如，如果您想過濾數據庫表以僅查看列出至少 65 歲人員姓名的記錄，請過濾年齡字段並將條件設置為大於或等於 65。

過濾只是隱藏數據庫表中與您的條件不匹配的所有記錄。過濾不會刪除或擦除任何記錄。

在 Access 2019 中對過濾器使用完全匹配

最簡單的過濾標準搜索完全匹配。當您按完全匹配過濾字段時，您是在告訴 Access，“我只想查看在此特定字段中包含此特定數據塊的那些記錄。” 例如，通過使用完全匹配過濾器，您可以僅顯示 State 字段中包含 CA 的記錄。

要過濾數據庫表，請按照下列步驟操作：

在屏幕左側的“所有訪問對象”窗格中，雙擊要過濾的數據庫表的名稱。

Access 顯示數據庫的數據表視圖。

單擊主頁選項卡。

單擊要用作過濾器的字段（列）。

在排序和篩選組中，單擊篩選圖標。

出現一個彈出菜單。你可以

• 從此菜單中選擇或清除複選框。
• 繼續步驟 5 到 7 以獲得更大的靈活性。

選擇文本過濾器。

出現一個子菜單。

“過濾器”彈出菜單可讓您指定特定字段的條件。

選擇一個過濾器選項，例如等於、開始於或包含。

出現自定義過濾器對話框。

“自定義過濾器”對話框可讓您進一步細化過濾器標準。

鍵入要查找的數據，然後單擊“確定”。

Access 會顯示您篩選的數據，並在列標題中顯示篩選器圖標。Access 會記住您的過濾器設置。如果要清除過濾器，請單擊列標題中的過濾器圖標；當彈出菜單出現時，選擇清除過濾器。

您可以從列標題中清除過濾器。

要查看數據庫表中的所有數據，請單擊主頁選項卡。然後在排序和過濾器組中，單擊切換過濾器圖標。

按表單過濾 Access 數據庫

在數據表視圖中定義過濾器的一個問題是您的所有數據庫表記錄都在屏幕上雜亂無章。為避免此問題，Access 允許您使用表單定義過濾器，該表單基本上顯示一條空記錄，以便您可以單擊要用於過濾數據庫表的字段。

要按表單定義過濾器，請執行以下步驟：

在屏幕左側的“所有訪問對象”窗格中，雙擊要過濾的數據庫表的名稱。

Access 顯示數據庫的數據表視圖。

單擊主頁選項卡。

在排序和篩選組中，單擊高級圖標。

出現一個下拉菜單。

選擇按表單過濾。

“高級”彈出菜單允許您指定特定字段的條件。

Access 顯示空白記錄。

Click in any field, then type the data you want to filter such as a last name.

In the Sort & Filter group, click the Advanced icon and then click Apply Filter/Sort.

Access displays a filtered view of your database table.

You can click the Toggle Filter icon again to view all the data in your database table.

Using a filter criteria in Access 2019

Searching for an exact match in a field can be handy, but sometimes you may want to see records that meet certain criteria, such as finding the names of everyone whose salary is greater than $50,000 a year. Instead of filtering by an exact match, you have to define the filter criteria.

The type of data stored in each field determines the type of criteria you can create. Three common types of data stored in fields are text, numbers, and dates, which you can filter in different ways.

Common Criteria for Filtering Text Data

Common Criteria for Filtering Numeric Data

過濾日期的通用標準

要創建過濾條件，請執行以下步驟：

在屏幕左側的“所有訪問對象”窗格中，雙擊要過濾的數據庫表的名稱。

Access 顯示數據庫的數據表視圖。

單擊主頁選項卡。

單擊要用作過濾器的字段（列）。

在排序和篩選組中，單擊篩選圖標。
出現一個彈出菜單。

選擇過濾器選項，例如文本過濾器或數字過濾器。

出現過濾器選項的子菜單。

“過濾器”彈出菜單可讓您指定特定字段的條件。

單擊過濾器選項，例如介於或小於。
出現自定義過濾器對話框。“自定義過濾器”對話框包含過濾器選項的名稱，例如數字之間或小於。

為您的過濾條件鍵入一個值。

在“自定義篩選器”對話框的每個文本框中鍵入一個或多個值，然後單擊“確定”。
Access 根據您的條件過濾您的數據庫表。

對要添加的每個其他過濾器重複步驟 5 到 7。

您可以再次單擊“切換過濾器”圖標以查看數據庫表中的所有數據。

清除 Access 2019 中的過濾器

當您將過濾器應用於數據庫表時，您只會看到與該過濾器匹配的那些記錄。Access 會在屏幕底部顯示“已過濾”消息，讓您知道何時查看已過濾的數據庫表。

要刪除過濾器以便查看所有記錄，請選擇以下選項之一：

• 單擊排序和過濾器組中的切換過濾器圖標。
• 單擊靠近屏幕底部的狀態欄上的已過濾或未過濾按鈕。

Access 會暫時關閉所有篩選器，以便您可以查看存儲在數據庫表中的所有信息。

當您選擇“保存”命令 (Ctrl+S) 來保存數據庫表時，Access 還會保存您的最後一個篩選器。下次打開該數據庫表時，您將能夠使用上次創建的過濾器。如果要保存多個過濾器，則必須將它們保存為查詢。

有關詳細信息，請參閱這些方便的 Access 鍵盤快捷鍵。