如何為 SharePoint 組創建電子郵件警報

如果您不喜歡 RSS，您可以選擇在 SharePoint 應用程序更改時通過創建警報來接收電子郵件通知。警報是跟踪您的團隊成員對文檔和項目所做更改的好方法。

您需要創建警報權限才能創建警報。此權限通常是通過Site Members SharePoint 組的現成配置授予的。

要為應用程序創建警報，請按以下步驟操作：

瀏覽到您要訂閱警報的應用程序，然後單擊功能區（對於基於庫的應用程序）或功能區的“列表”選項卡的“庫”選項卡的“共享和跟踪”部分中的“提醒我”下拉按鈕（對於基於列表的應用程序）。
如果您沒有看到“提醒我”按鈕，則可能是您的管理員尚未配置外發電子郵件設置。如果未在管理中心配置外發電子郵件設置，則“提醒我”按鈕將不會向用戶顯示。但是，如果您使用的是 SharePoint Online，則 Microsoft 已經配置了外發電子郵件，您可以開始使用了。

從下拉列表中選擇在此庫上設置警報。
出現新警報窗口。
您可以通過選擇項目或文檔並在功能區的項目選項卡上選擇提醒我來訂閱項目或文檔的警報。

在警報標題文本框中，輸入警報的名稱。
在收件箱中使名稱對您有意義，例如今天修改的文檔 - 預算團隊網站。否則，您就沒有有意義的方法來區分一個警報和另一個警報。

在“將警報發送至”文本框中，輸入除您之外應該接收警報的人員的姓名。
沒錯，您可以為其他人訂閱警報！您必須具有管理警報權限，該權限默認授予站點所有者。
組織和網站所有者可能希望為多個用戶訂閱警報，以確保他們獲得重要更新，並鼓勵他們為討論板、博客或 wiki 做出貢獻。用戶仍然可以通過修改警報設置中的設置來選擇退出。

在交付方式部分，選擇是通過電子郵件還是通過手機短信接收提醒。
短信要求您的 SharePoint 管理員通過第三方配置此服務，因此您可能無法向您的手機發送警報。

在更改類型部分中，選擇與您要接收的通知類型相匹配的選項 - 所有更改、添加新項目、修改現有項目或刪除項目。
如果您負責管理應用程序，您應該會在項目被刪除時收到提醒。

在“為這些更改發送警報”部分中，選擇何時接收警報。
您在此處看到的選項因您使用的應用程序類型而異。例如，任務應用程序允許您在任務標記為“完成”或任何高優先級任務發生更改時收到警報。

在“何時發送警報”部分，選擇發送警報的頻率。
您可以立即收到它們，每天一次或每週一次。每日總結很好；否則，您可能會收到太多電子郵件。

單擊“確定”以創建警報。

查看此配置警報的示例。

在列表或庫更改時收到電子郵件。

每當用戶說他們需要一個工作流程來接收通知時，請先嘗試警報。您會驚訝於警報提供所需選項的頻率。

如果您的應用程序具有包含過濾器的個人或公共視圖，您可以僅訂閱該視圖的更改。例如，假設您希望在問題跟踪應用程序中的某個項目的優先級設置為高時收到短信通知。您將創建一個視圖來過濾應用程序的高優先級問題。創建警報時，在“為這些更改發送警報”部分中選擇篩選視圖，當項目滿足篩選條件時，您將收到警報。

您必須在 SharePoint 配置文件中配置電子郵件地址才能接收警報。如果您的 SharePoint 服務器位於您的網絡中，這通常不是問題。但是，Office 365 可能未與您的網絡和電子郵件信息集成。在這些情況下，您的管理員可以手動配置您的電子郵件地址或授予您這樣做的權限。

您可以從一個頁面管理所有警報，而不是導航到每個列表。要管理給定站點上的所有警報並修改或刪除它們，請執行以下步驟：

瀏覽到您當前訂閱警報的應用程序。

在功能區的“列表”選項卡上的“共享和跟踪”部分中，選擇“提醒我”→“管理我的提醒”。

選擇正確的警報名稱鏈接。
此站點上的“管理我的警報”頁面會顯示您在第一次創建警報時查看的所有選項。根據需要更改設置。
沒有設置警報開始？您仍然可以通讀設置並更改選項（請參閱前面的步驟列表）。如果同時為多個用戶創建警報，您的更改不會影響其他人的警報設置。

單擊確定以使用您的新設置修改警報或單擊刪除以刪除警報。
刪除為您創建的警報不會從為其創建警報的組中的其他用戶刪除該警報。

如果您是站點管理員，則可以通過單擊站點設置頁面的站點管理部分上的用戶警報鏈接來管理站點上每個人的警報。