10 個不常見的 Microsoft Access 2019 提示

技術專家 - 徹底了解 Microsoft Access 2019 的人 - 可能有點嚇人，但他們很重要 - 他們（我們？）絕不打算恐嚇。它們對普通 Access 用戶很重要，因為它們提供了寶貴的建議，它們對 Access 本身也很重要，因為它們推動了 Microsoft 不斷改進其產品的方式。這些男人和女人是在新版本向公眾發布之前測試 Office 產品的人，他們編寫書籍以幫助各個級別的用戶充分利用軟件。

因此，以開發數據庫為生的人對於普通用戶、“高級用戶”以及軟件製造商來說都是必不可少的資源。以下是從一長串 Access 專家中收集到的一些最佳建議的彙編。他們知道他們在為新用戶提供建議，因此提供了滿足您需求的建議，並幫助確保您真正可以自信有效地使用 Access。到您完成時，您將已為您的工作進行了適當的計劃和組織 — 並且您將有可靠的計劃來推進您使用 Access 構建的數據庫的開發和使用。

所以，這是明智的建議 - 快速咬十口。

記錄一切，就好像有一天你會被 FBI 訊問一樣

不要吝嗇記錄數據庫所花費的時間。為什麼？因為你以後會很高興你沒有吝嗇。下次需要構建數據庫時，您將擁有所有計劃、一般信息和所有想法（已採取行動的和仍在繪圖板上的想法）。您還可以讓它們參考當前數據庫何時或是否出現問題。您不小心刪除了保存的查詢？沒問題。請參閱您的文檔。忘了你的表是如何關聯的？檢查文檔並重建關係。需要向某人解釋為什麼或如何設置某些東西？參考你的筆記，並以你的深思熟慮和仔細考慮讓它們驚嘆不已。

那麼，這份光榮的文檔應該包含哪些內容呢？嗯，一切。但這裡有一個列表可以讓你開始：

• 關於數據庫的一般信息：
  • 文件/數據位置（具有特定的網絡路徑或 Internet URL）
  • 解釋數據庫的作用
  • 關於它如何工作的信息
• 表佈局：
  • 包括字段名稱、大小、內容和示例內容。
  • 如果某些數據來自深奧或臨時來源（例如，您每月在線下載的信用卡數據），請在文檔中註明這一事實。
• 報告摘要：
  • 報告名稱
  • 報告信息說明

如果您需要在創建報告之前運行一些查詢，請記錄該過程。（更好的是，找一個友好的書呆子來幫助你自動化工作。）

• 查詢和邏輯：對於每個查詢，提供查詢如何工作的詳細說明，尤其是當它涉及 Access 之外的多個表或數據源（例如 SQL 表或其他大型信息存儲區域）時。
• 回答“為什麼？”這個問題：當你記錄你的數據庫時，關注為什麼你的設計是這樣工作的。為什麼查詢使用這些特定的表？誠然，如果您在公司環境中工作，您可能不知道系統為什麼會以這種方式工作，但問起來總無妨。
• 災備詳情：
  • 備份過程和時間表
  • 備份位於何處（您正在備份，對嗎？）以及如何恢復備份文件
  • 如果數據庫停止工作怎麼辦

如果您的數據庫運行著重要的組織功能——例如會計、庫存、聯繫人管理或訂單輸入——請確保手動流程到位以在數據庫出現故障時保持組織正常運行——並記住記錄該流程！

如果您需要任何這些項目的幫助，請向某人求助！無論您是從信息技術部門借用人員還是租用計算機極客，都可以獲得所需的幫助。像對待保險一樣對待您的文檔——沒有它，任何組織都不應運行。

每 6 到 12 個月，查看您的文檔以查看是否需要更新。文檔僅在它是最新的並且您以外的人可以理解時才有用。同樣，請確保您（或您辦公室的同事）知道文檔所在的位置。如果您有電子版本，請將其備份並隨身攜帶打印件 — 如果您或其他人嘗試使用應用程序部件功能回收您的數據庫部件，您會很高興這樣做。

使您的 Access 數據庫字段盡可能小

在構建表格時，為您保存在其中的數據設置合適的文本字段大小。默認情況下，Access 將文本（稱為短文本）字段設置為可容納 255 個字符——這是一個相當大的設置，特別是如果該字段包含微不足道的兩個字母的州縮寫。

一百個或更多的額外空間——在大多數文本字段中都沒有使用——似乎不會讓人失眠，但是將這些空間乘以包含 100,000 個客戶地址的表格，你最終會得到大量的存儲空間那個空間很忙，什麼也沒拿。

使用“設計”視圖中“常規”選項卡上的“字段大小”設置調整字段大小。

在 Access 數據庫中將數字字段用於實數

將數字字段用於計算中使用的數字，而不是偽裝成數字的文本。軟件應用程序認為郵政編碼 47999 和數字 47,999 之間存在巨大差異。該應用程序將郵政編碼視為一系列恰好都是數字的字符，但該數字被視為一個實際數字，您可以將其用於數學和各種其他有趣的數字內容。郵政編碼不是數字字段的另一個原因？如果您在美國並且您的郵政編碼以零開頭，則應用程序會切斷前導零並僅存儲字段中的非零數字 – 01234 變為 1234。不好！

在為包含數字的新字段選擇類型時，問自己一個簡單的問題：您是否打算進行計算或執行與該字段相關的任何數學運算？

• 如果您將使用該字段進行計算，請使用數字類型。
• 如果您不使用該字段進行計算，請將字段存儲為Short Text。

驗證您的訪問數據

驗證可以幫助防止不良數據接近您的表。驗證很容易進行，設置很快，而且時刻保持警惕（即使你很累，看不清）。如果您不使用驗證來保護數據庫的完整性，那麼您真的應該開始。

在 Access 中使用易於理解的名稱使事情變得簡單

在建表或創建數據庫時，考慮一下你使用的數據庫文件、字段和表名：

• 三個月後你會記得這些名字的含義嗎？六個月後？
• 這些名稱是否足夠直觀，以至於其他人可以在您轉向更大更好的事物很久之後，看看表格並弄清楚它的作用？

當您開始使用這些工具將您的 Access 表和數據庫聯機並通過 SharePoint 共享它們時，這變得更加重要——您可能會將數百萬用戶帶到“桌面”。此外，借助應用程序部件功能，您的數據庫組件可以循環使用，以幫助加快新數據庫的創建。您不希望數據庫部分的神秘名稱傳播到新數據庫——在那裡也創造出噩夢般的謎團——對吧？

非常謹慎地刪除訪問字段值

每當您從表中刪除字段值時，請確保刪除正確記錄中的值 - 再次檢查，然後只有在您確定時才刪除原始記錄。即便如此，如果您在發現錯誤後立即撤消，您仍然可以快速按 Ctrl+Z 並恢復有問題的項目。

為什麼所有的檢查和雙重檢查？因為在刪除字段值並在表中執行任何其他操作後，Access 會完全忘記您的舊​​值。它消失了，就好像它從未存在過一樣。如果您從表中刪除一條記錄，該記錄就真的消失了——因為沒有可用於整個記錄的撤消。如果該記錄碰巧很重要，並且當記錄消失時您沒有當前的備份文件，那麼您就不走運了。對不起！

備份、備份、備份您的 Access 數據庫

我說的夠清楚了嗎？始終備份您的工作！沒有什麼可以替代您的數據的當前備份 - 特別是如果數據對您的個人或職業生活至關重要。有效的策略通常包括在另一個位置維護備份副本，以防災難摧毀您的辦公室，無論是在不同的辦公室還是在雲中。

如果您認為您以前從不需要備份，那麼何必費心，想想洪水吧。想想新聞廣播員說目前水下的區域以前從未被洪水淹沒過。想像人們的生活漂浮在街上。無論您是面臨颶風般的真正災難、火災，還是您的計算機硬盤決定死機（而且確實發生了——即使它以前從未發生在您身上），如果您有過，您會更快樂您的數據庫的備份。

在 Access 中採取行動之前，三思而後行

你知道木匠的口號“測量兩次，切割一次”嗎？對於數據庫的思考也是如此。不要只考慮某事，快速得出結論，然後深入研究。等等，再考慮一下，然後再考慮第三次。然後得出結論並開始採取行動。憑藉 Access 為您提供的所有功能，再加上能夠在您的數據庫中存儲成千上萬條記錄，一個相對簡單的錯誤可能會因數據丟失或“不可撤銷”操作的潛在後果而付出巨大代價錯誤。

在 Access 中工作時井然有序並保持井井有條

儘管組織起來並保持簡單的建議似乎不一致，但這兩條建議確實很友好。保持事情簡單通常可以避免事後進行大量組織的需要。雖然您可能已經厭倦了聽到父母提醒您“所有東西都有一個地方，所有東西都在它的位置”（或者如果他們不那麼富有詩意，“打掃你的房間！！！ ”），他們是對的。

如果您保持數據庫井井有條，您將節省自己的時間和痛苦。一個計劃良好、組織良好的表將更容易查詢、報告和包含在表單中。它還會像閃電一樣進行排序和過濾。

是的，您可能會變得井井有條。事實上，過度組織太容易了。通過培養另一種激情來緩和你的組織慾望：盡可能少地工作。限制您使用的文件夾和子文件夾的數量 - 最多五個級別的文件夾對於幾乎任何人來說都綽綽有餘。如果你超過五個級別，你的組織就會開始提高你的生產力（沒有人喜歡生產力下降，尤其是那些為公司感覺良好的海報提出那些愚蠢的小口號的人）。

尋求 Access 幫助並不可恥

如果您在某事上遇到麻煩，請放下自我並尋求幫助。說“我不知道”——然後試圖找出你還不知道的東西——並不丟人。當您在數據庫中處理數千條記錄時，這條規則尤其重要。小小的失誤很快就會放大，把一個小問題放大成巨大的危機。在情況變得可怕之前尋求幫助。