Word 2016 完整指南（第 27 部分）：如何使用樣式
想要對文件套用黑白格式嗎？您想嘗試Word中設定的線條（簡單）樣式。以下說明可以幫助您。
Word 2016 完整指南（第 2 部分）：熟悉 OneDrive、建立、儲存和共用文檔
讀者可以在這裡參考文章：Word 2016完全指南（第1部分）：熟悉Ribbon介面。
第 1 部分：熟悉 OneDrive
Office 中的許多新功能旨在在線上儲存和共享文件。OneDrive 是 Microsoft 的線上儲存空間，可用於儲存、編輯和共用文件和其他文件。
此外，您可以在電腦、手機或您使用的其他裝置等裝置上存取 OneDrive。
要開始使用 OneDrive，您所需要做的就是設定免費的 Microsoft 帳戶（如果您還沒有帳戶）。
如果您沒有 Microsoft 帳戶，可以參考此處建立 Microsoft 帳戶的步驟。
擁有 Microsoft 帳戶後，下一步需要登入 Office。只需點擊Windows 視窗右上角的「登入」即可。
1.使用OneDrive的好處
登入 Microsoft 帳戶後，您可以使用 OneDrive 執行下列一些操作：
- 隨處存取檔案：當您將檔案儲存在 OneDrive 上時，您可以在任何連接的電腦、平板電腦或智慧型手機上存取它們。您也可以在 OneDrive 上建立新的文字文件。
- 備份檔案：在 OneDrive 上儲存檔案時，它還為您的資料和檔案提供額外的保護。如果您的電腦出現任何問題，OneDrive 將安全地儲存您的檔案並且您可以存取它們。
- 分享文件：您可以輕鬆地與朋友、親戚和同事分享 OneDrive 上的文件。您也可以選擇是否編輯或僅讀取文件。
2. 儲存並開啟文件
登入 Microsoft 帳戶後，每當您開啟或存檔檔案時，OneDrive 都會顯示為選項。
此外，您仍然可以選擇將檔案儲存在電腦上。但是，將文件儲存在 OneDrive 上允許您在電腦以外的任何裝置上存取它們，並允許您與朋友、親戚和同事共享這些文件。
例如，當您按一下「另存為」時，您可以選擇「OneDrive」或「此電腦」等儲存位置。
第 2 部分：建立和開啟文檔
一、簡介
Word 文件也稱為文件。每當您在 Word 中開啟新專案時，您都必須建立一個新的空白文件或從範本建立。
讀者可以參考以下影片中在Word上建立和開啟文件的步驟：
2.建立一個空白文檔
在 Word 中啟動新專案時，第一步是開啟一個空白文件。
A。選擇“檔案”標籤以存取Backstage 視圖。
b. 選擇「新建」，然後按一下「空白文件」。
C。現在螢幕上將出現一個空白文檔。
3. 從範本建立新文檔
範本是在文件之前設計和存在的，使用者可以使用範本快速建立新文件。範本通常包含自訂格式和設計，這可以在您開啟新專案時節省一些時間和精力。
A。按一下「檔案」標籤存取Backstage 視圖，然後選擇「新建」。
b. 現在，在「空白文件」選項下方將出現一系列範本。您可以使用搜尋欄來尋找特定範本。在下面的範例中，我們正在尋找名為Flyer的範本。
C。您可以選擇一個模板進行預覽。
d. 螢幕上將出現模板的預覽。按一下「建立」以使用選定的範本。
e. 將出現一個新文檔，其中包含您選擇的範本。
4. 開啟現有文檔
除了建立新文件之外，您通常還需要開啟先前儲存的現有文件。
A。導航至Backstage 視圖，然後按一下「開啟」。
b. 選擇「這台電腦」，然後按一下「瀏覽」。或者，您可以選擇OneDrive開啟儲存在 OneDrive 上的檔案。
C。現在螢幕上出現「開啟」對話框，導航並選擇您的文檔，然後按一下「開啟」。
d. 您選擇的文檔出現在螢幕上。
5. 如何固定文件？
如果您經常工作和使用某個文檔，您可以將該文檔固定到Backstage 視圖以便更快存取。
A。導覽至Backstage 視圖，然後按一下「開啟」，然後按一下「最近」。
b. 將出現最近編輯的文檔清單。將滑鼠懸停在要固定的文件上，然後按一下固定圖示。
C。該文檔將被固定到最近的文檔清單中，直到您取消固定為止。若要取消固定文檔，請再次按一下固定圖示。
第三部分：相容模式
在某些情況下，您需要使用在早期版本的 Microsoft Word（例如 Word 2010 或 Word 2007）上建立的文件。開啟這些文件時，它們將以相容模式顯示。
相容模式會停用某些特定功能，因此您只能存取命令以尋找用於建立文件的程式。例如，如果您開啟在 Word 2007 中建立的文檔，則只能使用 Word 2007 中的標籤和命令。
在下圖中，您可以看到相容模式如何影響可用指令。由於左側窗格中的文件是在相容模式下開啟的，因此它僅顯示 Word 2007 中可用的命令。
若要退出相容模式，您必須將文件轉換為目前版本。但是，如果您與只能存取早期版本的 Word 的人員進行協作，最好將文件保留在相容模式下，這樣格式就不會改變。
1. 轉換文檔
如果您想存取Word 2016中的所有功能，可以將文件轉換為2016文件格式。
A。按一下「檔案」標籤存取 Backstage 視圖，然後導覽並選擇「轉換」命令。
b. 這時，螢幕上會出現一個對話框。此處按一下「確定」以確認檔案升級。
C。該文件將轉換為最新的文件格式。
筆記：
轉換文件可能會導致文件的原始佈局發生一些更改。
第四部分：保存和共享文檔
一、簡介
在 Word 中建立新文件時，您需要知道如何儲存文件以供存取和編輯。在先前版本的 Microsoft Word 中，您可以輕鬆地將文件儲存在電腦上。此外，如果需要，您也可以使用 OneDrive 將檔案儲存到雲端服務。
您甚至可以直接從 Word 匯出和共用文件。
請觀看以下有關如何儲存和共用 Word 文件的更多影片說明：
2. 儲存並另存為
Word 為使用者提供了 2 個選項來儲存任何檔案：「儲存」和「另存為」。一般來說，這兩個選項的工作原理類似，只是有一些重要的設定。
-儲存：當您建立或編輯任何文件時，您將使用「儲存」命令來儲存變更。大多數情況下您將使用此命令。儲存檔案時，第一步是為檔案命名並找到儲存檔案的位置。完成編輯過程後，按一下「儲存」命令將檔案儲存在相同位置並使用相同名稱。
-另存為：使用此指令建立文件的副本，同時保留原始文件。當使用“另存為”命令時，您必須為其指定不同的名稱並找到另一個位置來保存該副本。
3. 儲存文檔
每當您開啟新專案或對 Word 文件進行一些變更時，儲存文件是最重要的。儘早並經常保存文件可以幫助您不再擔心丟失文件。此外，您還需要注意文件的儲存位置，以便您更輕鬆地尋找和開啟文件。
A。導航並選擇快速存取工具列上的“儲存”命令。
b. 如果第一次儲存文件，「另存為」視窗將顯示在 Backstage 視圖中。
C。您需要做的下一步是選擇儲存檔案的位置並命名檔案。按一下「瀏覽」選擇電腦上檔案的儲存位置。或者，您也可以按一下OneDrive將檔案儲存在 OneDrive 上。
d. 現在將出現「另存為」對話框。選擇您要儲存文件的位置。
e. 為檔案命名，然後按一下「儲存」。
F。該文件將會被儲存。您可以再次按一下「儲存」命令來儲存對文件的編輯。
您也可以按組合鍵Ctrl + S來存取「儲存」命令。
4. 使用「另存為」建立副本
如果您想將文件儲存為另一個副本，同時保留原件，您可以建立副本。例如，如果您的文件名稱為Sales Report，您可以將副本儲存為Sales Report 2，並且您可以在新版本上自由編輯文檔，而原始文檔保持不變。
為此，請按一下Backstage 視圖中的「另存為」命令。並執行與儲存檔案時相同的操作，選擇儲存檔案的位置並命名新檔案。
5.更改預設檔案儲存位置
如果您不想使用 OneDrive，因為 OneDrive 被選為預設儲存位置，您可以將預設儲存位置變更為「這台電腦」。
A。按一下「檔案」標籤存取 Backstage 視圖。
b. 按一下“選項”。
C。螢幕上將顯示「Word 選項」對話方塊。在左側窗格中選擇「儲存」 ，然後勾選「預設儲存到電腦」選項旁邊的方塊，然後按一下「確定」。並且預設儲存位置將會變更。
第五部分：自動恢復
當您使用 Word 文件時，Word 會自動將文件儲存到臨時資料夾。如果您不小心忘記儲存對文件的變更或 Word 崩潰，您可以使用「自動復原」來復原檔案。
使用自動恢復：
A。開啟Word。如果偵測到檔案的自動儲存版本，「文件復原」面板將會出現在左窗格中。
b. 按一下以開啟可用檔案。您的文件將被恢復。
預設情況下，Word會每10分鐘自動儲存一次。如果編輯文件的時間少於 10 分鐘，Word 可能不會建立自動儲存的版本。
如果您沒有看到所需的文件，您可以從後台視圖瀏覽所有自動儲存的文件。選擇「檔案」選項卡，按一下「管理版本」，然後按一下「還原未儲存的文件」。
第六部分：出口文件
預設情況下，Word 文件將以 .docx 檔案格式儲存。但是，在某些情況下，您可能需要使用其他文件格式，例如 PDF 或 Word 97-2003 文件。最簡單的方法是將文件從 Word 匯出為其他可用的文件格式。
1. 將文件匯出為PDF文件
如果您與任何不使用 Word 的使用者共用文件，則將文件匯出為 Adobe Acrobat 文件（也稱為 PDF 文件）尤其有用。
A。按一下「檔案」標籤以存取Backstage 視圖，然後選擇「匯出」，然後選擇「建立 PDF/XPS」。
b. 此時，螢幕上會出現「另存為」對話方塊。選擇要儲存匯出文件的位置，為其指定任意名稱，然後按一下「發佈」。
如果您想編輯 PDF 文件，Word 允許您將 PDF 文件轉換為可編輯文件。
2. 將文件匯出為其他文件格式
此外，您還可以將文件匯出為其他文件格式，例如 Word 97-2003 文件（如果您想與使用舊版 Word 的其他使用者共用），或匯出為.txt純文字） 。
A。按一下「檔案」標籤存取 Backstage 視圖，選擇「匯出」，然後選擇「變更檔案類型」。
b. 選擇一種檔案格式，然後按一下「另存為」。
C。螢幕上將出現「另存為」對話框。選擇要儲存匯出文件的任意位置，為其命名，然後按一下「儲存」。
您也可以使用「另存為」對話方塊中的「儲存類型」下拉式功能表將文件儲存為不同的文件格式。
第七部分：文檔共享
Word 允許使用者使用 OneDrive 輕鬆共用和協作處理文件。以前，如果您想與其他使用者共用文件，則必須在電子郵件中附加該文件檔案。
要共用文檔，您需要做的第一步是將其儲存在 OneDrive 上。
分享文檔：
A。按一下「檔案」標籤存取Backstage 視圖，然後按一下「共用」。
b. 螢幕上將出現共用視窗。
按一下任何共用選項即可共用您的文件。
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