Word 2016 完整指南（第 28 部分）：如何合併文字與郵件合併

如何在Word 2016中合併郵件並不難。本文將指導您如何在Word 2016中合併文本。

• 如何恢復損壞或遺失的 Word 2016 文檔
• Word 2016 完整指南（第 1 部分）：熟悉功能區介面
• Word 2016 完整指南（第 2 部分）：熟悉 OneDrive、建立、儲存和共用文檔

如果您今天想找到一份好工作，繪圖和辦公室資訊技能是基本條件。目前，您可以透過多種不同的方式來學習這項技能，從參加線下或線上課程到在網路上自學。

要找到有關如何使用辦公室軟體的線上課程並不難。當今最受歡迎的軟體選項之一是 Microsoft Word。儘管目前有許多免費的 Word 替代品，但該軟體仍然穩居最受歡迎選項的榜首。這不僅是因為Word早已出名，微軟也非常積極地改進和升級產品，以滿足用戶日益增長的需求。

使用Word，您幾乎擁有編輯專業文件所需的所有功能，從選擇字體樣式、左/右對齊、縮排到插入圖像、添加連結......一切都很容易使用。

然而，Microsoft Word 還有另一個您可能不知道的實用功能。這就是文字混合。以下是有關如何在 Word 2016 中合併文字的詳細說明。

郵件合併-文字合併或郵件合併是Microsoft Word中的一個實用功能，它允許您建立多個邀請函、感謝信、公告、資料夾、姓名標籤以及儲存在清單、資料庫或電子表格中的許多其他資訊. 執行郵件合併時，您將需要一個 Word 文件（您可以從現有文本文檔開始或建立一個新文件）和一個收件人列表，通常是一個文件. Excel 中的工作簿- Excel 電子表格。

觀看下面的視頻，以了解有關如何使用 Word 2016 中的郵件合併功能的更多資訊：

如何使用郵件合併 - 郵件合併：

1. 開啟現有的 Word 文件或建立新文件。

2. 在「郵件」標籤中，按一下「開始郵件合併」指令，然後從下拉式選單中選擇「逐步郵件合併精靈」 。

• 將出現「郵件合併」框，並引導您完成六個關鍵步驟來完成合併。以下範例說明如何建立訊息範本並將訊息與收件者清單合併。

步驟1

• 從Word 視窗右側的「郵件合併」任務窗格中，選擇要建立的文件類型。在範例中，我們將選擇Letters。然後按一下「下一步：啟動文件」以移至步驟 2。

第2步

• 選擇「使用目前文件」，然後按一下「下一步：選擇收件者」以繼續執行步驟 3。

步驟3

現在您需要一個位址列表，以便 Word 可以自動將每個位址放入文件中。此清單可以位於現有文件中，例如Excel 電子表格，或者您可以從郵件合併精靈中鍵入新的位址清單。

1. 選擇使用現有列表，然後按一下瀏覽選擇檔案。

2. 找到您的文件，然後按一下「開啟」。

3. 果位址清單位於 Excel 電子表格中，請選取包含該清單的電子表格，然後按一下「確定」。

4. 在「郵件合併收件者」對話方塊中，您可以選擇或取消選取每個方塊來控制合併中包含的收件者。預設情況下，必須選擇所有收件者。完成後，按一下“確定”。

5. 按一下「下一步：寫信」以前往步驟 4。

• 如果您沒有現有地址列表，可以按一下「鍵入新列表」按鈕，然後按一下「建立」，然後手動輸入地址列表。

步驟4

現在你可以寫信了。當它被印出來時，這封信的每一份基本上都是相同的；只有收件人資料（例如姓名和地址）會有所不同。您需要為收件者資料新增佔位符，以便郵件合併準確地知道在哪裡新增資料。

若要插入收件人資料：

1. 將插入點放置在文件中想要顯示資訊的位置。

2. 選擇佔位符選項之一。在範例中，我們將選擇Address block（地址區塊）。

3. 根據您的選擇，可能會出現一個包含不同自訂選項的對話方塊。選擇所需的選項，然後按OK。

4. 佔位符將出現在您的文件中（例如“AddressBlock”）。

5. 新增您想要的任何其他佔位符。在範例中，我們將在信件正文上方的問候語行中新增一個佔位符。

6. 完成後，按一下「下一步：預覽信件」以移至步驟 5。

• 對於某些信件，您只需要新增地址區塊和問候語。但您也可以在信件正文中添加更多佔位符（例如收件人的姓名或地址），以實現更多個人化。

步驟5

1. 預覽信件以確保收件者清單中的資訊正確顯示在信件中。您可以使用左右捲動箭頭查看文件的每個版本。

2. 如果一切正確，請按一下「下一步：完成合併」以移至步驟 6。

步驟6

1. 按一下「列印」列印訊息。

2. 將出現一個對話框。決定是否要列印所有訊息、目前文件（文件）或僅列印選定的群組，然後按一下「確定」。在範例中，我們將全部列印它們。

3.將出現列印對話框。如有必要，調整列印設置，然後按“確定”。文件將被列印。

為了避免一系列電子郵件或電子郵件中出現任何不一致，您需要如下調整 Excel 文件：

• 第一行應該只包含從儲存格 A1 開始的列標題。當您在 Microsoft Word 中使用「郵件合併」時，Word 將使用「合併欄位」等欄位標題。
• 您應該編輯列標題以符合您將在範本文件或電子郵件中使用的佔位符名稱。
• 您需要確保包含資料的電子表格檔案每行樣本一筆記錄。
• 任何聯絡人的數位資料（例如郵遞區號、折扣百分比、里程、貨幣等）應採用適當的數位格式。
• 若要進行任何更改，請選擇包含該數字的儲存格或儲存格範圍。
• 在「首頁」>「功能區」標籤中，按一下「一般」旁的下拉箭頭。
• 在使用郵件合併將 Word 文件連結到 Excel 資料庫檔案之前，請先進行所有必要的新增。完成所有變更後，按一下儲存 Excel 檔案。
• Excel 資料庫檔案應位於電腦的本機儲存磁碟機上。
• 確保所有資料都位於 Excel 工作簿的第一張工作表中。

還可以參考一些文章：

• Word 2016 完整指南（第 25 部分）：如何檢查和保護 Word 文件
• Word 2016 完整指南（第 26 部分）：建立 SmartArt 圖形
• Word 2016 完整指南（第 27 部分）：如何使用樣式

正玩得開心！