如何在 Microsoft Word 2016 for Mac 中使用郵件合併

如果您需要將批處理文檔發送給一組個人，例如，邀請參加活動或會議，Microsoft 郵件合併功能是一種快速簡便的方法。我們之前向您展示瞭如何使用Word 2016 for Windows 中的郵件合併功能準備文檔，但對於 Word 2016 for Mac 的用戶而言，該過程略有不同。在本文中，我們將向您展示它是如何工作的。

在 Microsoft Word 2016 for Mac 中使用郵件合併功能

郵件合併不僅適用於文檔；您可以將其用於小冊子、新聞通訊或大量郵寄材料。為郵件合併設置文檔是一個由兩部分組成的過程，其中包括主文檔和由每個文檔的個人姓名和地址組成的數據源。Word 使用存儲在數據源中的信息進行組合，然後為每個信息生成文檔。

讓我們首先為每個收件人收集名為“字段名稱”的信息。字段名稱包含姓名、地址和稱呼等信息。創建郵件合併文檔的另一個重要部分是表單，其中包括傳遞給收件人的信息。下面的樣本信包含我將在每個文檔中包含的字段列表。

創建收件人列表

啟動 Microsoft Word，然後選擇郵件選項卡 > 選擇收件人 > 創建新列表。

數據源窗口將出現在屏幕上。如您所見，列表字段已經填充了您可以使用的名稱。為了安全起見，我會刪除所有這些並使用您自己的以避免任何混淆。選擇每個字段，然後單擊減號按鈕將其刪除。清除每個字段後，繼續輸入您自己的字段。您可以使用向上和向下箭頭組織每個字段。完成後，單擊創建。

為數據源命名，然後單擊保存。

使用每個收件人的姓名和地址填充字段；完成後，單擊確定。請注意，要添加或刪除記錄，請單擊窗口左下角的加號或減號。

插入合併字段並完成合併文檔

現在是簡單的部分，插入合併字段。選擇郵件選項卡，然後單擊插入合併域，然後選擇您的合併域。重複這些步驟以使用適當的合併字段填充您的文檔。

保存套用信函，選擇 Mailings 選項卡，然後單擊 Finish & Merge 按鈕，然後單擊 Edit Individual Documents。

然後，您可以查看您的文檔或打印它們。

Word 2016 for Windows 的用戶會注意到兩個版本之間存在細微差別。具有諷刺意味的是，Mac 版 Word 2016 讓人聯想到 Windows 版 Word 97。無論如何，兩者都會產生相同的結果。

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