如何在 Microsoft Project 2019 中管理資源

在 Microsoft Project 2019 中隨意創建資源之前，您必須了解它們如何影響您的項目。首先，資源是有助於完成項目的資產，無論該資產是一個人、一件設備、一種材料還是一種供應。有效地使用資源的一個方面是管理任何資源的工作流程，這些資源在您的項目中的可用性時間有限。創建資源時，您可以按一天中的小時數或一周中的天數來指示它們的可用性。

例如，一個人可能有 50% 的時間有空，或者在標準的 40 小時工作周中工作 20 小時，而另一個人可能全職（40 小時）有空。當您將這些類型的資源分配給您的項目時，您可以使用各種視圖、報告和工具來查看在項目期間的任何時候是否有任何資源超額預訂。您還可以看到人們什麼時候圍坐在一起，擺弄拇指，或者他們什麼時候可以幫助完成其他任務。您甚至可以考慮在整個組織中用於多個項目的資源，並確保它們得到有效使用。

有效使用資源的另一個方面是了解您分配給任務的資源數量如何影響該任務的持續時間。換句話說，如果你有一定數量的工作要做，但很少有人去做，那麼完成一項典型的任務比有成群結隊的人需要更長的時間。

任務類型根據分配給它的資源數量確定任務的工期是否發生變化。請記住：任務類型可以是固定單位、固定工期或固定工時。

最後，資源會增加項目的成本。要計算項目中的成本——例如一個人在一項任務上工作了很多時間、你必須購買的計算機或需要收費的服務——你必須創建資源並將它們分配給一個或多個任務。

資源類型：工作、材料和成本

出於資源規劃的目的，Project 僅識別以下三種類型的資源：

• 工作：這個人，例如程序員或水管工，可以重新分配但不會枯竭。工作資源被分配給完成工作的任務。
• 材料：材料有單位成本，不消耗工時，但可以消耗。材料成本的例子是鋼鐵、木材和書籍。
• 成本：使用成本資源可以讓您在每次使用資源時靈活地指定適用的成本，例如旅行或運輸。

在向項目添加外部供應商或設備資源時決定使用哪種資源類型可能很棘手。如果您想避免在使用該資源時為項目增加工時，請不要將該資源設置為工時資源。改用成本資源或固定成本方法。

資源如何影響任務時間

在 Project 2019 的默認設置下，手動和自動計劃任務的工作量驅動計劃都關閉。因此，無論您分配多少工時資源，任務工期都保持不變，並且 Project 會為該任務堆積更多工時，以反映更多工作量。

但是，在某些固定單元或固定工作任務類型的情況下，分配給任務的資源的添加或刪除應該會影響完成任務所需的時間。從本質上講，舊的格言“兩個頭比一個好”可以修改為“兩個頭比一個快”。

為任務分配更多人員並不總是按比例縮短工作時間，即使 Project 是這樣計算的。例如，當你有更多的人時，你也會有更多的會議、備忘錄、重複工作和衝突。如果向任務添加更多資源，還應考慮增加完成該任務所需的工作量，以解決不可避免的工作組低效率問題。

如何估計資源需求

您通常知道完成一項任務需要多少物質資源：在大多數情況下，您可以使用標準公式來計算磅數、噸數、碼數或其他數量。但是，您如何知道您的工作資源必須投入多少精力才能完成項目中的任務？

如果您認為返工或報廢需要一定數量的額外材料資源。

與您放入項目進度表的信息的許多方面一樣，確定工作水平在很大程度上取決於您自己在類似任務和資源方面的經驗。不過，請記住這些警告：

• 技能很重要。技能較低或經驗不足的資源可能需要更多時間來完成任務。實驗——例如，將技能較低的資源的持續時間增加 20%，或者將技能較高的資源的持續時間減少 20%。
• 歷史總是重演。查看以前完成的項目和任務。如果您跟踪了人們的時間，您可能會看到完成其他項目的各種類型的任務需要多少努力，並與您的項目進行比較。這種估算工作持續時間的技術類似於類比估算。查看Microsoft Project 2019 項目的持續學習。
• 問你應接受。詢問資源本身來估計他們認為一項任務需要多長時間。畢竟，從事這項工作的人應該最清楚這需要多長時間。

允許在項目中預留時間以應對不可預見的情況，例如資源的技能低於您的計劃。為確保滿足里程碑日期，許多人在里程碑交付或階段結束之前立即將稱為應急儲備或緩衝的任務添加到他們的日程安排中。

如何創建 Microsoft Project 資源

就像有人在嬰兒出生時填寫出生證明一樣，每當 Project 中的資源誕生（即，創建）時都會填寫表格。在“資源信息”表單上，輸入資源名稱、可用性和每小時費率或每次使用成本等信息。您還可以輸入可選信息，例如資源所屬的組（公司工作組）或資源的電子郵件地址。

您可以將資源創建為單個人員或實體、通用資源（例如未分配人員的技能集，例如助理或工程師），甚至是一組協同工作的多個資源。很多時候，在項目規劃的早期階段，你只知道你需要的資源技能，後來被一個有時間和資格完成任務的指定人員取代。

在最簡單的層面上，資源是作為單個實體創建的——一個特定的人、一個會議室或一件設備。您可以通過在“資源信息”對話框中輸入信息來創建資源。

創建資源時，您必須至少鍵入資源名稱，但您也可以根據需要添加盡可能多的信息。有些人更喜歡先創建所有資源，然後再添加聯繫人和成本信息。

要使用“資源信息”對話框創建資源，請執行以下步驟：

單擊功能區視圖組中任務選項卡上甘特圖按鈕的底部，然後單擊資源表。
此時，視圖更改為資源表視圖。

雙擊“資源名稱”列中的空白單元格。
出現資源信息對話框，如圖所示。

在資源名稱文本框中鍵入名稱。

單擊類型框（右側）中的向下箭頭以選擇工時、材料或成本。
可供您使用的設置略有不同，具體取決於您選擇的選項。例如，材料資源既沒有電子郵件也沒有登錄帳戶選項，而工時資源或成本資源沒有材料標籤選項。

對於材料資源，在材料標籤字段中輸入單位說明。
例如，您可以為麵粉資源輸入磅或為鋼資源輸入噸。

在縮寫字段中，輸入資源的縮寫或縮寫。
如果不輸入任何內容，則在保存資源時會插入資源名稱的第一個字母。

繼續輸入要包含的有關資源的任何信息。
此信息可能包括電子郵件地址、組類型（例如部門、部門或工作組）、預訂類型（提議或承諾）或代碼（例如成本中心代碼）。
如果您在“分組”字段中輸入信息，則可以使用“篩選”、“排序”和“分組依據”功能查看資源集。

單擊“確定”按鈕保存新資源。

這四個選項卡可以包含有關任何資源的大量信息。

要一次輸入有關多個資源的信息，請顯示資源表視圖並在列中輸入信息。您甚至可以將從其他來源（例如 Excel 電子表格）複製的資源粘貼到此視圖中。

如何識別 Microsoft Project 資源

在項目的規劃階段，您經常會發現並非所有資源都已組裝好。即使深入到項目中，有時您也不知道將使用什麼資源；您只知道您需要具有特定技能的資源來完成即將到來的任務。在這種情況下，請考慮將某些資源創建為通用資源。

要創建通用資源，請為其指定一個描述其技能的名稱，例如工程師、安全人員或什至會議空間（而不是名為會議室 B 的特定資源）。然後，在 Resource Information 對話框中，確保選中 Generic 複選框，如下所示。不存在使用通用設置根據資源可用性重新計算日程的公式。但是，許多人在使用滾動波計劃或不負責特定資源分配（例如，當臨時招聘機構將選擇特定工人時分配臨時工人執行任務）時發現此設置很有用。

整合資源。

You can replace a generic resource name with the name of the resource that’s added to your project. For example, if you enter Security Personnel as a resource, you can replace it with Jim Taylor, the name of the security professional who will do the work. To make the switch, go to Resource Sheet view and, in the Resource Name column, click the cell for the resource, type the new name, and press Enter. Don’t worry if you’ve already assigned the generic resource to tasks in the project. Project updates all assignments with the new name.

How to manage Microsoft Project resource availability

Lots of Project 2019 features handle resources — in particular by helping you spot resource overallocation. Overallocation is a calculation, based on the resource’s calendar and availability, indicating that too much work has been assigned based on availability.

Consider Monica Mendez, an engineer who works a standard eight-hour day based on her calendar. Monica is assigned to the Write Final Report task at 50 percent of her availability and to the Create Design Specs task — which occurs at the same time as the report task — at 100 percent of her availability. Monica is now working at 150 percent of her availability, or 12 hours per day. Poor Monica is overbooked. Be careful — she might even quit the project.

默認情況下，資源以 100% 的可用性（或單位）分配給任務，但如果您知道資源將分配給多個任務並且每個任務只能花費有限的時間，則可以修改該設置。

估計和設置可用性

某些資源的可用性比其他資源更容易估計。經理不太可能將一整天的時間用於任何一項任務，因為他必須與所有向他報告的員工打交道，還要簽署授權書，參加有關各種項目的會議，以及製定預算等。生產工人的空閒時間可能更簡單地確定為一項任務：如果一項製造工作在生產線上花費了三天，而一個人一直在生產線上工作，那麼說她正在全力以赴地完成這項任務會更準確時間。

項目初學者犯的一個錯誤是過度考慮可用性。當然，沒有人每天在項目中的一項任務上花費八小時。員工在工作日的一部分時間裡閱讀電子郵件、與同事聊天，以及接聽與項目無關的問題的電話。資源可能在一天內花費 7 個小時在一項任務上，而在下一天只花費 3 個小時。在估計可用性時，不要糾結於每天的資源計劃。如果在任務的整個生命週期中，員工都專注於它，那麼 100% 的可用性是合適的設置。但是，如果該人在 10 天的任務中只工作 5 天，那麼無論她在任何時候每天工作 4 小時持續 10 天還是 5 天，這就是 50% 的可用性。

單位（可用性）設置可幫助您發現可能在項目計劃中同時處理多個任務的資源的超額預訂。

要設置默認資源單位以指定可用性，請按照下列步驟操作：

顯示資源表視圖。

單擊資源的最大列。

鍵入一個數字，表示資源可用於處理項目的時間百分比。
例如，為三分之一時間可用的資源鍵入 33，或為可提供四名全職員工的資源鍵入 400。（大於 100% 的條目表示提供組或團隊來處理分配的資源。）最常見的條目（默認值）是 100，表示全職處理項目中的分配的單個資源。

按 Enter 或 Tab。
輸入完成。

請注意，這僅適用於類型設置為工作的資源。

當 Microsoft Project 資源來來去去時

除了僅在特定時間百分比（例如，項目整個持續時間的 50%）可用於項目之外，資源可能僅在特定時間段（可能是 4 月至 6 月）在整個生命週期中可用。項目 - 通常，當您使用從另一個部門借來的資源時，或者當您與自由職業者一起工作時，該自由職業者與其他人一起擠壓您的項目。另一種可能的資源是在項目的前幾天有一半時間可用的人，然後是剩餘時間的全職人員。在這種情況下，您在“資源信息”對話框的“資源可用性”區域的“可用自”和“可用至”列中輸入日期範圍，如圖所示，以指定不同的可用性。

時間段和可用性單位。

要指定資源可用於處理您的項目的有限時間段，請執行以下步驟：

顯示資源表視圖。

雙擊資源。
出現資源信息對話框的常規選項卡。

使用可用自和可用到列（在資源可用性區域中）指定可用時間段。

在同一行的“單位”列中，單擊箭頭以 50% 的增量提高或降低可用性，或鍵入一個數字。
按 Enter 完成輸入。

重複步驟 3 和 4 以在“資源可用性”區域中的後續行上指定額外的可用時間段。

單擊“確定”按鈕保存更改。