Access 2019 的工作原理以及您如何使用它

當您查看 Microsoft Office 2019 中的所有應用程序（Word、Excel、PowerPoint、Outlook，當然還有 Access）時，您會看到一些在整個套件中保持一致的功能。Access 與 Microsoft Office 套件中的其他應用程序有幾個共同的功能。您會在幾個選項卡上找到相同的按鈕，並且所有應用程序中都會出現快速訪問工具欄。

如果您已經知道如何在 Word 中打開、保存和打印，那麼您可能已經準備好在 Access 中執行相同的操作而沒有任何困難。

為確保您完全準備好訪問，下面是一些基本過程，它們可以為您的構建奠定堅實的基礎。

如何打開訪問

Access 以多種方式中的任何一種打開。所以，就像一家菜單非常全面的餐廳，有些人會喜歡所有的選擇，而另一些人會說，“我無法決定！可供選擇的選擇實在是太多了！”

現在，您會遇到這樣一種情況，其中一種方法是顯而易見的最佳選擇 - 放手，那一種方法將是可行的方法。但是，如果您從未聽說過呢？你會試圖找到我的電話號碼（我不公開 - 哈！）所以你可以給我一點意見。因此，為了讓您了解您的所有選擇（以便您為任何情況做好準備），以下是您打開 Access 的所有方式：

• Windows 8.1 用戶可以使用多種方法中的任何一種來啟動應用程序 — 單擊屏幕左下角以顯示“開始”圖標，按鍵盤上的 Windows 鍵，或者如果您有觸摸屏，請點擊“開始”按鈕。出現開始屏幕後，點擊 Access 應用程序磁貼。

如果您最近使用過 Access，您將在“開始”菜單左側的列表中看到它。只需選擇開始→ Microsoft Access 2019，Access 就會打開。

• 雙擊桌面或文件夾中的任何現有 Access 數據庫文件（如圖所示）。Access 會自動打開。

雙擊 Access 數據庫文件，Access 會立即打開。

好消息：Access 2019 將打開您使用以前版本的 Access 創建的數據庫文件，並且應該支持這些數據庫文件中使用的任何功能。您的所有表都應該正確打開，並且報表、表單和查詢也應該都可以正常工作。

• 如果某個樂於助人的人已將 Access 添加到快速啟動工具欄（在任務欄上），您可以單擊 Access 2019 圖標（它看起來像書封面上的 A），然後就可以了。Access 會立即為您打開。

如何在 Access 中選擇起點

因此，Access 已打開，並且（假設您是從“開始”菜單或任務欄的“快速啟動”部分打開它）您正盯著 Access 界面。您可能會看到一些功能無法實現或您還不知道如何使用。

看看 Access 為您提供的開始使用數據庫的方式，無論是需要工作的現有數據庫還是您都已計劃好並準備就緒的新數據庫。

打開現有數據庫

嗯，這是最簡單的。如果數據庫已經存在，您可以通過單擊文件選項卡（在工作區的左上角）並從出現的命令列表中選擇打開來打開它。如此處所示，將打開一個面板，顯示您可以打開的文件類型（就在長長的紅色文件面板的右側）以及您最近使用的數據庫。單擊靠近左側的列表中的單詞“最近”，然後單擊“最近”列表中的數據庫，它會打開，並在窗口的最左側列出其當前的表、查詢、報告和表單。

從右側的“最近”列表中選擇您最近使用的數據庫。

當數據庫打開時，您只需在最左邊的面板中雙擊它們就可以打開和查看它的各個部分；無論您打開什麼，都會出現在窗口的主要中央部分。下圖顯示了一個示例：一個表，準備好進行編輯。

一個現有的表，準備更多的記錄。

打開表格後，您可以開始輸入或編輯記錄。如果您想修改任何現有查詢，也可以打開這些查詢，只需在工作區左側的列表中單擊它們即可。

從頭開始一個新的數據庫

所以，你沒有要打開的數據庫，是嗎？好吧，不要讓它阻止你。要開始一個新的，您所要做的就是打開 Access。

數據庫文件包含所有數據庫組件。與數據相關的所有內容都是數據庫的一部分，包括：

• 存放數據的所有表
• 幫助您搜索和使用數據的查詢
• 顯示您的數據是什麼及其含義的報告
• 允許人們查看、輸入和編輯數據的表單

打開 Access 後，單擊“文件”選項卡中的“新建”命令（如果這不是活動命令）。從結果顯示中，您可以單擊空白桌面數據庫按鈕（如圖所示）開始。

單擊新建組中的空白桌面數據庫按鈕。

接下來，為您的數據庫命名（參見下圖中出現的對話框），然後單擊“創建”按鈕。

將您的數據庫命名為替換通用 DatabaseX.accdb 的名稱。

標題中的 X 代表一個數字；Access 將連續編號分配給默認名稱。該圖顯示了添加到文件名的 1。

如果這是您在全新安裝的 Access 中絕對第一個數據庫，則此面板中提供的文件名將是 Database1。請注意，您無需在此處鍵入文件擴展名；Access 將為您添加正確的一個。

對話框中命名新數據庫的黃色小文件夾是什麼？它允許您選擇一個文件夾（Windows 8/8.1 中的默認 Documents 文件夾除外），您可以在其中保存數據庫。為您的數據庫鍵入名稱後單擊文件夾圖標，然後使用生成的文件新建數據庫對話框選擇一個位置 - 文檔中的現有子​​文件夾、桌面、網絡驅動器（如果您在網絡上，請說在您的辦公室）或您的 Office 365 OneDrive。對於使用過任何 Windows 應用程序的任何人來說，該對話框看起來都非常熟悉，因此這對您來說並不陌生。

此時，隨著新數據庫的打開，您可以開始在第一個表中輸入記錄或開始命名字段並設置它們。字段名稱位於最頂行（默認情況下，在新表中已創建 ID 字段），並且標籤“單擊以添加”位於具有活動單元格的列的頂部。如果您選擇現在保存您的表（右鍵單擊 Table1 選項卡並選擇 Save），您可以將您的表命名為比 Table1 更有用的名稱。

從模板開始

Access為您的新數據庫需求提供模板（工作方式類似於數據庫千篇一律的準備文件）。您將在我們剛剛選擇空白桌面數據庫的同一新建面板中找到一組模板圖標。如圖所示，您可以通過單擊“搜索在線模板”搜索框下的任意詞來選擇模板類別，然後在線搜索該類別中的模板。

查看所選類別的數據庫模板。

在線搜索完成後（假設您當時在線），會出現一系列大按鈕，每個找到的與您的搜索匹配的模板都有一個按鈕。請注意，右側會顯示更大的類別列表（如果您想再次搜索其他類別的模板時使用）。