Access 2019 數據庫中的字段類型和用途

您還記得，Access 2019 中的一個字段是您的數據所在的位置。每個字段包含一項數據，例如姓氏或擊球平均值。由於世界上的信息種類繁多，Access 提供了多種字段類型來存儲這些信息。實際上，Access 提供了以下字段類型供您使用：

• 短文
• 長文本
• 數字
• 貨幣
• 自動編號（默認情況下，此數據類型應用於任何新表中的起始 ID 字段）
• 約會時間
• 是/否
• 查找和關係
• 富文本
• 附件
• 超鏈接
• OLE 對象
• 計算
• 查找嚮導

剛剛列出的類型是除第一個字段之外您創建的字段可用的類型 - 將包含您的數據的字段。

現在，只需說上述自動編號字段是一個包含自動生成的編號的字段，因此每條記錄都是唯一的，因為它具有唯一的自動編號或ID。

現在，不要擔心根據名稱確定每種字段類型是什麼或它的作用是什麼——我很快會逐一介紹。但是，正如您所看到的，該列表幾乎涵蓋了您可以想像的任何類型的數據。請記住，每一個都可以廣泛定制，從而產生完全滿足您需求的領域。

即將推出的項目符號列表介紹了可用的字段類型及其使用方式。您還將了解如何調整它們以滿足您的特定需求：

• 短文本：最多可存儲 255 個字符的文本 — 字母、數字、標點符號及其任意組合。
• 長文本：這將替換 2010 及更早版本中的備註字段類型。長文本字段最多可容納 64,000 個字符的信息 — 幾乎是 18 頁的文本。這是一個非常大的文本字段。它非常適合用於一般註釋、詳細描述以及任何其他需要大量空間的內容。

文本字段中的數字不是用來計算的數字；它們只是在一個領域中掛在一起的一堆數字。在設計數據庫中的表時請注意這一事實 - 例如，您不想輸入打算在計算字段中使用的值或從報表中提取其他類型的信息並具有該值存儲為文本，使其無法作為數字進行操作。如果數據是數字，則以這種方式存儲。

文本字段有一個您需要了解的設置：大小。創建文本字段時，Access 想知道該字段包含多少個字符。這就是字段大小。如果您創建一個名為 First Name 的字段並將其大小設為6，則Joseph適合該字段，但Jennifer不適合。這種限制可能是一個問題。一個好的一般規則是使字段比您認為需要的大一點。如果您需要，在以後的某個時間點可以很容易地將場變大，但將其變小則具有潛在的危險。

• 數字：保存真實的、確定的數字。您可以使用數字字段加、減和計算您的名利之路。但是，如果您使用美元和美分（或英鎊和便士），請改用貨幣字段。
• 貨幣：跟踪貨幣、價格、發票金額等。在 Access 數據庫中，成本就到此為止。就此而言，里拉、馬克和日元也是如此。如果您想使用其他類型的數字，請查看數字字段。
• 日期/時間：根據您使用的格式存儲時間、日期或兩者的組合。使用日期/時間字段來跟踪生活的時間。相當多才多藝，嗯？
• 是/否：根據您選擇的格式，保留是/否、真/假和開/關。當您需要簡單的是或否時，這就是要使用的字段。
• 查找和關係：如果您希望一個表中的某個字段實際顯示另一個表中某個字段的內容，請選擇此作為字段類型。選擇此字段類型後，會立即打開一個簡單的查找嚮導，您可以通過該嚮導選擇表和字段以在表中的新字段中進行查找。
• 富文本：需要對特定字段的內容進行格式化嗎？選擇此字段類型，應用於字段中數據的格式（使用“主頁”選項卡上的“文本格式”工具）將是它在屏幕和報告中的顯示方式。
• OLE 對象：您可以使用 OLE 對像數據類型將對象（例如 Excel 工作表或 Word 文檔）鏈接或嵌入到 Access 表。
• 附件：使用此字段類型將文件 - Word 文檔、Excel 工作表、PowerPoint 演示文稿或任何其他類型的文件，包括圖形（可能是志願者、產品或位置的照片？） - 附加到記錄。
• 超鏈接：由於這種字段類型，Access 理解並存儲了使 Internet 成為如此強大的地方的特殊鏈接語言。如果您在公司網絡上使用 Access 或廣泛使用 Internet，則此字段類型適合您。
• 已計算：當您想用使用同一表格中一個或多個其他字段的公式的結果填充相關字段時，請使用此字段類型。例如，在包含產品列表的表中，其他字段可能包括價格和折扣。如果您還想擁有一個計算新價格（價格減去折扣）的字段，您可以將其設為計算字段。當您選擇它作為字段類型時，您可以使用子菜單來選擇將容納結果的數據類型，然後會出現一個表達式生成器對話框，您可以通過該對話框設置公式。

為了幫助您開始考慮您的數據庫和數據並開始想像您可以用於某些常見數據類型的字段，此表提供了字段類型的細分以及您可能使用它們的方式。

日常表的常見字段

此表中作為示例列出的所有字段類型實際上都是文本字段，即使是電話號碼字段也是如此。這是因為 Access 將其內容視為文本，而不是可用於計算的數字。（查看下表了解字段命名禁忌。）

禁止的符號

當然，另一種字段類型（在類型列中列出）既不是短文本字段也不是長文本字段——您還會看到超鏈接字段。這種數據類型也被認為是文本，但超鏈接數據類型將 URL 作為 URL 存儲——而不僅僅是作為文本和標點符號的字符串。

如果所有這些文本與數字的內容讓您感到困惑，請記住，計算機認為數字（您將在計算中使用）和一串數字（例如構成電話號碼的數字）之間存在差異。當涉及到不同類型的文本字段時，問題在於字段中將存儲多少文本，以及是否需要任何特殊格式才能在數據庫中正常工作。