如何在 Outlook 郵件和會議中共享來自 Microsoft Teams 的文件？

這是斯蒂芬的一個問題：

我最近的任務是從一位離開公司的同事那裡接管幾個 Microsoft Teams 的維護工作。我最近遇到的一個挑戰是如何使用 Outlook 365 與內部和外部用戶共享存儲在 Microsoft Teams 中的 Word、PDF 和 Excel 文件。您可以推薦任何指針/最佳實踐嗎？

謝謝你的問題。在我們的回答中，我們希望提供一個簡單的分步過程，您可以使用它來促進通過 Outlook 共享文件。如果您有興趣共享多個文件，您可能需要查看我們的共享團隊文件夾教程。

在 Outlook 中共享來自 Teams 的文件

複製 Teams 文件鏈接

與內部和外部方共享對存儲在 Teams 中的文件的訪問權限的最簡單方法是將指向該文件的鏈接嵌入到 Outlook 電子郵件中。

• 在您的 Windows 或 MacOS 計算機中，打開Microsoft Teams並導航到您的頻道。
• 轉到“文件”選項卡並導航到您有興趣允許訪問的文件。
• 點擊文件名左側的複選標記（步驟 1）。
• 現在點擊文件名右側的“顯示操作”菜單 (...)。（第2步）
• 選擇複製鏈接菜單（步驟 3）。

• 您現在將看到一個顯示文件路徑的對話框。該文件位於託管團隊頻道文件的SharePoint 庫中。
• 現在，繼續設置 Teams 文件的訪問權限。在對話框底部，您將看到文件的默認訪問權限（標記如下）。

設置 Teams 文件權限

• 如果有興趣，您可以使用“鏈接設置”對話框根據需要修改訪問權限。
• Teams 允許在不同的共享權限選項之間進行選擇。請注意，共享設置受您的 Teams 管理策略管理，因此您可能無法使用。
  1. 允許知道鏈接的任何人訪問/編輯文件。
  2. 您組織中的人員
  3. 有權訪問您的頻道的人（可以是您組織的內部人員或外部人員）。
  4. 具體的人。您需要提供這些人的電子郵件地址。

• 根據需要檢查允許編輯選項。
• 完成後 - 點擊Apply。
• Teams 現在將根據您剛剛設置的訪問權限生成指向您的 Teams 文件的鏈接。
• 現在點擊Copy。

重要提示：默認共享權限通常由您的 IT 團隊設置。如果這些不符合您的業務需求，您可能想與他們討論。

將鏈接添加到 Outlook 電子郵件或會議

• 最後一步是打開 Microsoft Outlook 桌面或 Office 365 Outlook。
• 創建新的電子郵件或會議請求。
• 定義您的電子郵件收件人和電子郵件/會議文本。
• 將鏈接粘貼到您在上一步中生成的 Teams 文件。
• 發送您的電子郵件或會議。

注意：您可以對任何第 3 方電子郵件客戶端（例如 GMail）應用相同的流程。

與頻道成員共享 Teams 文件的鏈接

與您的頻道成員（內部或外部方）共享來自 Teams 的文件的另一種方法是通過“帖子”選項卡。

• 打開 Teams 並導航到您的頻道。
• 打開帖子選項卡以發起新對話。
• 點擊附件並選擇Browse from Teams and Channels。
• 瀏覽您的頻道文件並選擇您有興趣分享的頻道文件。
• 點擊分享鏈接。
• 該鏈接將發佈在您的“頻道帖子”選項卡中。
• 將鼠標懸停在帖子的右上角，然後點擊“顯示操作”按鈕 (...)。
• 點擊共享到 Outlook。這會將對話共享為來自 Outlook 365 的電子郵件。

文件共享到 Outlook 不起作用

Teams 中的文件共享非常簡單。如上所述，文件權限共享選項由您的 IT 部門或 Teams 管理員管理。如果外部方無法打開或編輯您的文件，您可能需要了解您的 Teams 組織/頻道設置是否允許外部方與您共享的文件進行交互。