文檔庫的 SharePoint 模板

模板是我們可以用來標準化特定佈局的預建設計。在本教程中，我們將討論如何在文檔庫中添加和使用自定義 SharePoint 模板。 

文檔模板可以存儲和重複使用，以標準化流程並在組織內實現一致性。它們通常以某種方式預先格式化，以告知文檔的使用。

目錄

• 在 SharePoint 中使用文檔模板的重要性
• 在 SharePoint 上載文檔模板
• 將 SharePoint 模板用於文檔
• 結論

在 SharePoint 中使用文檔模板的重要性

在 SharePoint 中使用文檔模板的主要原因是它可以為用戶節省時間。不必每次使用都花時間格式化一種文檔，我們可以只保存一個文檔模板，然後再使用它。此外，使用模板可以確保統一性，因為它可以使所有內容保持正確的格式。 

例如，如果我們是一家汽車公司，我們通常會為銷售人員準備一份報價單 Excel 文件。在此示例中，我們有一個Quotes文件夾。

在此文件夾中，我們有一些本田和福特的示例 Excel 報價文件。 

當我們打開這些報價文件時，我們可以看到它們具有不同的格式，這可能會讓想要檢查它們或為另一家汽車公司創建新報價文件的人感到困惑。 

此外，如果另一個用戶需要創建報價文件，他們可能有另一種製作方式。 

我們可以提供一個模板，銷售用戶每次需要創建報價時都可以使用該模板。然後，我們可以將其上傳到我們的 SharePoint。 

在 SharePoint 上載文檔模板

對於本教程，我創建了一個樣本報價模板，我希望用戶在每次創建報價時都使用該模板。在這個模板上，我添加了公司名稱、口號、報價單、日期等。 

要在 SharePoint 上上傳模板，只需單擊“新建”按鈕，然後單擊“添加模板”。

之後，選擇您創建的模板。對於此示例，我創建了一個名為Price Quote Template 的模板。

我們會看到一條通知，告知我們的模板已上傳。

用戶現在可以使用此模板。他們只需要單擊“新建”按鈕。

然後，我們會看到我們上傳的報價模板已添加到列表中。同樣，這很有用，因為如果用戶要添加引號，我們可以告訴他們不要以自己的方式創建引號 Excel 文件，而是使用我們提供的這個模板。 

對於此示例，我將刪除這兩個格式不同的示例報價文件。 

將 SharePoint 模板用於文檔

要使用我們添加的模板，只需單擊“新建”按鈕，然後單擊該模板。 

正如我們所見，我們現在有一個只需要填寫的報價模板，而不是一個空白的 excel 文件並從頭開始創建報價。

輸入此報價所需的詳細信息後，我們現在可以重命名它。這是福特的示例報價，所以我將其命名為Ford。

每次用戶需要創建報價時，他們都可以使用我們的報價模板。有了這個，我們還可以擁有報價單、電話單、會議記錄和許多其他模板。請注意，我們也可以對 Word 或 PowerPoint 文件執行此操作。

但是，如果我們不想讓用戶再創建自己的 Excel 工作簿或 Word 文檔怎麼辦？我們也可以這樣做。首先，單擊新建按鈕，然後單擊編輯新建菜單。 

取消選中用戶在添加新文件時可以使用的選項。例如，如果我們有一個Excel工作簿的模板，那麼我們可以在這裡取消勾選Excel工作簿。 

我們也可以安排我們的選擇。例如，如果我們願意，我們可以拖動我們的報價模板並將其放在頂部。

要保存更改，只需單擊“保存”。

然後，如果我們再次單擊新建按鈕，我們將看到 Excel 工作簿不在列表中，我們的報價模板現在位於頂部。 

如果需要，我們可以輕鬆恢復 Excel 工作簿。只需再次轉到編輯菜單並勾選 Excel 工作簿複選框。確保每次進行一些更改時都進行保存。

如果我們要刪除某個模板，只需單擊省略號，然後單擊刪除。

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結論

總而言之，SharePoint 模板為簡化我們的工作提供了一個很好的機會，尤其是文檔創建過程。在本教程中，您能夠學習如何在 SharePoint 上上傳和使用自定義文檔模板。

在 SharePoint 上擁有此功能非常強大，因為它迫使我們的用戶組織和創建有凝聚力的文檔格式。希望您能夠掌握它的用法和重要性。

一切順利，

亨利