使用 Power Automate 將電子郵件附件保存到 SharePoint

在今天的博客中，您將了解如何使用 Power Automate 將電子郵件附件自動保存到 SharePoint。通過使用 Power Automate 流程，我在日常活動中節省了大量時間，我希望它也能為您做同樣的事情。您可以在本博客底部觀看本教程的完整視頻。

目錄

• 概述
• 將電子郵件附件保存到 SharePoint 並刪除電子郵件
• Power Automate Flow 示例：LawtonAR
• 使用 Power Automate 模板創建流
  • 第 1 步：收到帶附件的電子郵件時
  • 第 2 步：將電子郵件附件保存到 Sharepoint
  • 第 3 步：刪除電子郵件
• 將電子郵件附件保存到 SharePoint 後使用桌面流
• 結論

概述

每天，我都會收到幾封帶有附件的電子郵件，而我經常做的就是將這些附件保存到SharePoint文件夾中。 

但是，我沒有單獨查看每封電子郵件、將附件保存到 SharePoint 並每天更新文件，而是在 Power Automate 中  創建了一個一次性流程來自動執行這項繁瑣的任務。

因此，對於來自特定發件人的每一封電子郵件，流程都會獲取附件，將其移動到 SharePoint，並覆蓋該文件夾中的現有文件。然後我使用存儲在該文件中的數據來更新我的LuckyTemplates文件。讓我們進入有關如何設置此 Power Automate 流程的步驟。

將電子郵件附件保存到 SharePoint 並刪除電子郵件

首先打開Power Automate Online。正如您在我的流程中看到的，我每天都使用幾個流程。例如，我列表中的前三個流程使用我們一直在討論的相同 Power Automate 模板。 

我使用 Power Automate 模板創建了它們，該模板採用電子郵件附件，將它們保存到 SharePoint，甚至隨後刪除了電子郵件，因此我不必擔心刪除它們。 

要訪問此模板，請單擊模板，然後在搜索欄中 鍵入保存電子郵件附件。

幾個相關的 Power Automate 模板將顯示在結果中，但我們將專注於將電子郵件附件保存到 SharePoint 並刪除電子郵件。 

而不是從頭開始創建它，我們將採用現有的，看看它是如何設置的，以及這個流程如何隨著時間的推移執行。

Power Automate Flow 示例：LawtonAR

讓我們以我的一個流程為例。LawtonAR是我創建的流程之一，現在已經運行了一段時間。 

打開它會向我們顯示描述，這是我們之前選擇的模板。我們還可以看到它的創建日期是 8 月 20 日，我們知道它從那時起就一直在運行。 

如果向下滾動，我們將看到流程的日常運行歷史記錄、流程的持續時間以及成功或失敗的狀態。

關注“持續時間”列，並註意完成該過程所需的時間。電子郵件到達收件箱後，流程需要 2 到 3 秒的時間來獲取附件，將其保存到 SharePoint，然後刪除電子郵件。

我需要這個流程，因為我有使用 QuickBooks Online 的客戶，而且我有一些自定義報告，每天都會給我發送電子郵件。但是，QuickBooks Online 目前不支持電子郵件計劃。

通常，電子郵件在我的時間凌晨 4:30 到 5:00 之間到達，這為在每日 LuckyTemplates 刷新之前將文件保存在 SharePoint 中提供了足夠的時間。

這就是我們的示例 LawtonAR 的概述。現在讓我們繼續設置類似的 Power Automate 流程。

使用 Power Automate 模板創建流

首先單擊編輯以打開流程以及您必須為此特定流程設置的步驟。我們必須為此流程採取三個主要步驟。

第 1 步：收到帶附件的電子郵件時

第一個是新電子郵件到達時。單擊此步驟以打開高級選項。 

對於此示例，讓我們為文件夾選擇收件箱。在“收件人”字段中，選擇正確的電子郵件地址，尤其是當您保存了多個電子郵件地址時。 

在“包含附件”上選擇“是”，因為這是我們要移動到 SharePoint 的內容。主題過濾器包含與到達的電子郵件相同的主題行。將重要性設置為正常，然後選擇是僅與附件。 

這就是我們第一步需要填寫的所有內容。 

第 2 步：將電子郵件附件保存到 Sharepoint

電子郵件到達後，第二步會告訴我們將附件移至何處或將附件取出。如果您有一封帶有五個不同附件的電子郵件，它可以將這些文件中的每一個從一個點移動到指定的位置。

打開第二步，應用到郵件上的每個附件。打開後，您可以看到附件已經放在選擇前面步驟的輸出下。

在Attachments旁邊左鍵單擊以打開Dynamic content和Expression列表。打開創建文件子步驟。在站點地址中，添加要使用的SharePoint 地址。還要填寫您希望將附件移動到的位置的首選文件夾路徑。

對於文件名，轉到動態內容 列表並選擇附件名。對於文件內容，選擇附件內容。

總結第二步，我們從原始電子郵件中獲取附件，然後將其指定到我們希望將其添加到 SharePoint 中的位置和文件夾。然後，我們用附件名稱和內容保存它。 

第 3 步：刪除電子郵件

最後，我們將在第三步中刪除電子郵件。像前兩步一樣打開這一步。

然後對於Message Id ，從Dynamic content列表中選擇 它。此消息 ID具有消息的唯一標識符，這將有助於稍後刪除電子郵件。然後在原始郵箱地址字段中添加適當的電子郵件地址。

此流程的優點在於一旦您設置並運行此流程，您就無需擔心日程安排。這是因為只有在將帶有指定主題過濾器和附件的電子郵件發送到預期的電子郵件地址後，流程才會發生。只有這樣，它才會將電子郵件附件保存到 SharePoint。

將電子郵件附件保存到 SharePoint 後使用桌面流

保存文件後，我有其他桌面流程，然後將文件從我們的臨時文件夾 (FilesToMove) 帶到應保存文件以進行處理的適當文件夾中。 

如果我在我的計算機中打開我的文件，我將轉到我的SharePoint 文件夾 > Power Reports – Documents > .FilesToMove。 我目前保存了一個名為ReconAR 的文件。

一旦我們的第一個流程保存在這個文件夾中，我的桌面流程就會從這裡獲取這個文件，然後將它移動到適當的文件夾中。因此，如果我返回Power Reports – Documents，我可以打開另一個名為RECON的文件夾。

在此文件夾中，我們可以看到桌面流程正常運行並且ReconAR已被移動。 

Microsoft Power Automate：工作流自動化
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結論

總之，Power Automate 可以成為自動將電子郵件附件保存到 SharePoint 的強大工具。通過使用“收到新電子郵件時”觸發器和“創建文件”操作創建簡單流程，您可以輕鬆設置系統以自動將附件保存到所需的 SharePoint 文件夾。 

此 Power Automate 模板無需手動下載和上傳附件，可為您節省時間和精力，還有助於確保正確存儲和組織重要文檔。借助 Power Automate，可以輕鬆實現此過程的自動化並簡化您的工作流程。

一切順利，

賈勒特摩爾