使用 LuckyTemplates 和 Power Automate 平台發送電子郵件

今天，我們將向您展示如何連接LuckyTemplates和 Power Automate 平台。一個簡單的用例是，如果您有一份 LuckyTemplates 報告，在列表中列出客戶、客戶和您自己團隊的成員，並且您希望能夠循環瀏覽每個報告並為每個客戶、客戶或隊員。

例如，您想給他們發一封電子郵件。您可以將 LuckyTemplates 連接到 Power Automate 並突出顯示您希望對其執行該操作的記錄。當您單擊一個按鈕時，基本上會觸發一個 Power Automate 腳本，該腳本要么發送電子郵件，要么為每個客戶、客戶或團隊成員創建一個文件。

當蒂姆和我第一次處理這個問題時，這很容易做到。但是我們遇到的錯誤是當您有用戶在實際過濾兩個 特定記錄之前單擊按鈕。

假設您是一家擁有 10,000 名員工的公司的一員，並且您有一份組織中所有團隊成員的名單。您不想向 10,000 人發送電子郵件。您需要在 Power Automate 腳本中有一個閾值或過濾器；否則，您最終會發送數千封不必要的電子郵件，這會阻塞您的 Outlook 系統。

這是一個非常簡單的表格的一個很好的例子。在我的示例中，我只顯示了六個名字，但在您的報告中，此表中可能有成百上千條記錄。

Power Automate 的優點在於使用自動發送電子郵件的功能，而不是手動發送。

但是，您可能會遇到一些潛在的問題。假設我們必須向東部的銷售代表發送電子郵件：Melissa 和 Sam。我們有一個Power Automate按鈕連接到我們的報告中。

我們將觸發它發送電子郵件。在這種情況下，我收到了發送給我的電子郵件，以便我可以展示它。在我的收件箱中，這是從 Power Automate 和 LuckyTemplates 報告觸發的兩封電子郵件。顯然，這些也會給用戶。

目錄

• Power Automate 平台中的一些潛在問題
• 使用 Power Automate 平台發送電子郵件
• 初始化變量
• 添加條件語句
• 測試 Power Automate 平台中的流程
• 使用切片器添加記錄限制
• 結論

Power Automate 平台中的一些潛在問題

在我引導您完成電子郵件流程的設置和實施有條件的權宜之計之前，我想強調幾個我遇到的問題。

第一個是當您有一個包含成百上千條記錄的表時，這會阻塞您的電子郵件系統。

人們可能沒有意識到的第二件事是，如果您的表有一個隱藏的篩選器，該篩選器與 Power Automate 平台按鈕中的篩選器不同，您可能會遇到一些無法預料的結果。

使用 Power Automate 平台發送電子郵件

首先，我將介紹如何設置和發送電子郵件，然後介紹我用來防止大量電子郵件通過的技術。

這是我在 Power Automate 中的表，它應該是顯示在可視化窗格中的標準視覺對象。

每次將 Power Automate 拉過來時，它首先會詢問字段。現在，它不必是視覺對像中的所有字段，而只是流所需的數據。在我的例子中，我需要email address、name和title。

我會將我的名字和頭銜添加到我的視覺對像中。我將單擊省略號，然後單擊Edit。此操作會將我發送到 Power Automate。

還需要注意的一件事是，為了訪問此處的字段，您必須在我將其保存在 Power Automate 應用程序本身中後訪問該流。實際訪問 LuckyTemplates 中的動態字段更加困難，這就是我傾向於在這裡進行大量開發的原因。但正如你所知，你可以兩者兼顧。

這是 LuckyTemplates 中的 Power Automate shell，在這裡開發流程比打開 Power Automate Web 瀏覽器並在那裡開發要容易得多。

我已經設置了幾個流程，但讓我們繼續創建一個新流程。單擊新建，然後從模板開始，然後單擊即時雲流。

它會自動添加LuckyTemplates button clicked。然後我將進入我的連接器並選擇一個操作員。當我輸入send an email時，它會顯示 V2 和 V3。

我對 V3 的理解和經驗是，這將從 Power Automate 服務本身發送，而 V2 實際上將來自構建流程的用戶。它將來自他們的電子郵件收件箱。

需要注意的一件事是，當您通過 Power Automate發送電子郵件通知時，您每天只能發送 100 封電子郵件。但是，如果您希望電子郵件來自您，那麼顯然您必須使用發送電子郵件方法 (V2)。

它要求我提供名稱，該名稱將來自我的動態內容。我只需要兩個電子郵件地址：用戶電子郵件地址（我稍後實際訪問的默認地址）和我添加的數據字段。

所以澄清一下，第一個動態數據是用戶的電子郵件地址，或者實際單擊按鈕的人，而第二個是 LuckyTemplates 數據電子郵件，即表中的電子郵件，我們將使用的.

而且由於來自 LuckyTemplates 報表的數據有多個記錄，它會自動將其轉換為Apply to each control。

我添加了主題This is an email for並且在正文中輸入了Dear。然後我點擊Save and apply。

這就是基本原則，以及設置電子郵件所需的全部知識。因此，如果我們保存並應用它，當我們返回並運行這些測試時，它將發送電子郵件。但是如果你有一千行，它會循環應用到每個函數一千次。

我希望能夠告訴流程，如果它超過三的閾值，它不會停止流程並向用戶發送電子郵件。為此，我們將創建一個變量。

初始化變量

第一步是初始化變量。讓我稱之為RecordCount，選擇類型Integer，並從 0 開始。

現在我已經初始化了我的變量，下一步是增加變量。這將幫助我確定在單擊 LuckyTemplates 按鈕時選擇了多少條記錄。最簡單的方法是添加一個動作。

因為我想循環遍歷每個控件，所以我將對每個控件使用“應用”。

然後添加一個動作並增加我的變量。

對於我的變量，我將選擇我之前初始化的RecordCount ，並且我想將它的值遞增 1。

這將循環遍歷我的數據集中的每條記錄並將其遞增 1。到最後，我將得到有多少條記錄的總數，這是我可以在我的條件語句中使用的。

添加條件語句

下一步是添加條件。我將拉入RecordCount變量，選擇小於或等於3 的值，因為我只有 6 條記錄。

如果它小於或等於 3，那麼流程將沿著yes path進行。它會發送電子郵件，一切都會好的。

如果沒有，那麼它會沿著我取消流程的no 路徑走下去。如果這個變量大於三，它會做兩件事。首先，流程將通過電子郵件提醒用戶。我會再次選擇V2。

現在，這是派上用場的領域，因為這是觸發流程的人。

我會在這裡寫下流程被取消並調出我的變量。然後我會點擊Save and apply。

測試 Power Automate 平台中的流程

讓我們確保此流程運行，因此我們將返回報表，在此處選擇兩條記錄並運行流程。

因為它說流程已被觸發，讓我們跳到我的收件箱。我們可以看到流發送的兩封郵件。

現在，當我們全選時，這將觸發取消我的流程的條件。如您所見，有一封電子郵件通知我流程已取消。

使用切片器添加記錄限制

假設您的用戶無權訪問流程，但您想讓他們能夠選擇記錄限制。在這個例子中，我們有一個切片器。

我將向您展示我如何將其嵌入流程並創建另一個變量來製作此切片器。我已經創建了這個簡單的表格並將其命名為最大選擇計數，這是我用於我的切片器的。

然後我創建了一個度量，將其命名為Selected Max Records，並使用了。您只需確保將其轉換為單選按鈕，以便用戶可以選擇一個。下一步是將該度量添加到流中。

這是我初始化的第一個變量，第二個變量我變成了一個整數。

現在我做了另一個循環，但不是遞增，我只是在做set variable。我所做的就是設置該變量，它每次都循環執行相同的操作。現在我的Max Records 變量設置為我剛剛創建的度量。

至於條件，我沒有對其進行硬編碼，而是插入我的Max Records 變量使其動態化，然後將其添加到我的電子郵件中。

結論

今天，我們學習瞭如何使用 Power Automate 平台將 LuckyTemplates 報告提升到一個新的水平。具體來說，您可以有一個表並單擊一個基本上執行流程的按鈕，在此示例中，該流程向每條記錄發送電子郵件。這是我們可以開始做的一項新技術，希望人們在創建自己的報告時會發現它很有用。

亨利