如何在具有多列的 Excel 中按字母順序排序

有沒有發現自己盯著 Excel 中的一大堆信息，絞盡腦汁思考如何使它們整潔有序？你來對地方了！今天，我們要解決 Excel 的超能力之一：跨多列按字母順序對數據進行排序。

要在具有多列的 Excel 中按字母順序排序，首先選擇整個數據集，確保包括所有相關列。轉到Excel功能區上的“數據”選項卡，然後單擊“排序”。在打開的對話框中，在“排序依據”下拉列表中選擇您要作為排序依據的主列，然後選擇您是否希望按字母順序、升序或降序對其進行排序。

在本文中，我們將親身體驗Excel，並教您如何跨多列按字母順序對數據進行排序。我們將分解 Excel 排序功能工作原理的基礎知識，並使用清晰易懂的說明逐步指導您完成整個過程。

那麼，讓我們深入研究，讓您成為 Excel 高手！

目錄

• 了解 Excel 排序功能
• 如何在 Excel 中對單個列進行排序
  • 1.升序排序單個Excel列
  • 2.降序排序
• 如何在 Excel 中對多列進行排序
• Excel 中列的高級排序選項
  • 1. 在過濾器中使用自定義排序
  • 2.按多個標準排序
  • 3. 使用 SORT 函數
  • 4.使用合併單元格對數據進行排序
• 對 Excel 列排序時的常見問題進行故障排除
  • 1.數據排序不正確
  • 2. 如何管理空格
  • 3.如何刪除重複的列
  • 4. 排序時 Excel 崩潰或掛起
• Excel 中列排序的其他提示和技巧
  • 1.使用鍵盤快捷鍵
  • 2. 保存和重用排序選項
• 最後的想法

了解 Excel 排序功能

好吧，在我們深入了解多列排序的本質之前，讓我們先花點時間了解一下 Excel 的排序功能是怎麼回事。

將排序功能視為您自己的個人數據管理器。這是一項允許您按特定順序排列數據的功能——在處理大量信息時這非常方便。Excel 的排序功能就像擁有一位私人圖書管理員，他確切地知道每本書應該放在哪裡。

在排序時，Excel 為您提供了兩個選項：升序或降序。

• 升序意味著將數據從最小到最大排列，或者在文本的情況下，從 A 到 Z。

• 降序是指將數據從大到小排列，或者文本從 Z 到 A。

但這裡是事情變得更有趣的地方。Excel 不會限制您只能對一列進行排序。它允許您對多列進行排序，這意味著您可以根據多個標準排列數據。

假設您正在處理一個姓名列表，名字和姓氏分別列在不同的列中。Excel 允許您按姓氏對列表進行排序，然後按名字對具有相同姓氏的列表進行排序。很酷，對吧？

因此，簡而言之，Excel 的排序功能是一個強大的工具，可幫助您理解數據。它以合乎邏輯、易於閱讀的方式組織您的信息，從而節省您的時間和精力。

現在我們已經掌握了基礎知識，讓我們繼續進行有趣的部分 - 學習如何按列中的字母順序對數據進行排序！

如何在 Excel 中對單個列進行排序

在我們跳入多列排序的深端之前，讓我們通過按升序和降序對單個列進行排序來快速了解一下淺端。

1.升序排序單個Excel列

要按升序對單個列進行排序，請按照以下步驟操作：

第 1 步：打開 Excel 工作表

通過打開包含要排序的原始數據的工作表來開始。

第二步：選擇需要排序的數據

單擊要排序的列的標題。這將突出顯示整個列。如果您不想對整列進行排序，只需單擊並拖動以選擇要排序的特定單元格。

第 3 步：轉到“數據”選項卡並找到“排序和篩選”組

第四步：點擊AZ按鈕，對選中的列進行升序排序

第 5 步：或者，您可以從“主頁”選項卡中找到相同的排序選項。轉到編輯組，然後單擊排序和過濾選項

2.降序排序

如果要按降序對單個列進行排序，則必須遵循相同的過程。以下是步驟：

第 1 步：打開 Excel 工作表

通過打開包含要排序的數據的工作表來開始。

第二步：選擇需要排序的數據

單擊要排序的列的標題。這將突出顯示整個列。如果您不想對整列進行排序，只需單擊並拖動以選擇要排序的特定單元格。

第 3 步：轉到“數據”選項卡並找到“排序和篩選”組。

第四步：點擊ZA按鈕，對選中的列進行降序排列。

第 5 步：就像升序篩選選項一樣，您也可以從“主頁”選項卡中獲取降序排序選項。轉到編輯組並單擊排序和篩選

你有它！您剛剛在 Excel 中按升序和降序對單個列進行了排序。現在，讓我們更進一步，對多列進行排序。

如何在 Excel 中對多列進行排序

好了，現在您已經掌握了單列排序，是時候開始處理多列排序了。不過，別著急 — 如果您已經放下單列，這只是一跳、一跳、一跳。

第 1 步：打開 Excel 工作表

首先打開包含所有要排序的數據的工作表。

第 2 步：選擇您的數據

在排序之前，您需要選擇數據。單擊數據區域左上角的單元格，按住鼠標按鈕，將其拖動到數據區域右下角的單元格，然後鬆開鼠標按鈕。您的所有數據都應突出顯示。

第 3 步：導航到“數據”選項卡，然後單擊“排序和篩選”組中的“排序”

第 4 步：在排序對話框中，在排序方式下拉菜單中選擇要排序的第一列，並指定排序順序

第 5 步：單擊“添加級別”對另一列進行排序並重複該過程，直到您將所有行設置為所需的排序順序優先級

第 6 步：單擊確定以應用您的排序

你有它！這就是您在 Excel 電子表格中按字母順序對多個列進行排序的方式。你正式成為分類巨星了！

在下一節中，我們將了解一些在 Excel 中對列進行排序的高級技術。

Excel 中列的高級排序選項

Excel 具有高級排序選項，可幫助您進一步自定義排序過程。以下是其中一些選項：

1. 在過濾器中使用自定義排序

Excel 允許您以更多方式對數據進行排序，而不僅僅是按字母順序排序。您還可以按顏色、單元格圖標甚至您創建的自定義列表進行排序。

例如，如果您有一列使用單元格顏色來指示優先級，您可以根據這些顏色對數據進行排序。

只需轉到“排序”對話框，選擇列，然後從“排序依據”下拉列表中選擇“按顏色排序”。

2.按多個標準排序

我們已經介紹瞭如何按多個列進行排序，但您也可以在一列中按多個條件進行排序。

例如，您可能希望先按單元格顏色對一列文本進行排序，然後再按字母順序排序。

這可以通過為同一列添加兩個排序級別來完成，每個級別具有不同的“排序依據”標準。

3. 使用 SORT 函數

Excel 中的SORT函數可以幫助您根據多列對數據進行排序。這是一個例子：

=SORT(range, [sort_index1], [sort_order1], [sort_index2], [sort_order2], ...)

在此公式中，您必須指定以下內容：

• 數據范圍

• 排序依據的列（索引）

• 排序順序（1 為升序，-1 為降序）

您可以通過向 SORT 函數添加更多 sort_index 和 sort_order 對來添加更多列進行排序。

4.使用合併單元格對數據進行排序

包含合併單元格的數據可能很難排序。當您嘗試對包含合併單元格的區域進行排序時，Excel 會給出一條錯誤消息。

但不要驚慌，有一個解決方法。

您需要取消合併所有單元格，對數據進行排序，然後重新應用合併。只需確保在排序之前將合併單元格的值複製到所有未合併的單元格。

這些高級技術可以讓您更好地控制數據。所以繼續吧，深入這些更深的水域，看看 Excel 排序到底能做什麼！

接下來，我們將解決您在對 Excel 列進行排序時可能遇到的一些常見問題。

對 Excel 列排序時的常見問題進行故障排除

儘管 Excel 是一個強大的工具，但它並非沒有怪癖。在分揀時，您可能會在路上遇到一些顛簸，但不要擔心。我們在這裡幫助您解決一些最常見的問題。

1.數據排序不正確

有時您的數據無法正確排序，因為它沒有以正確的格式存儲。例如，如果數字存儲為文本，則它們可能不會按數字排序。

要將通用單元格格式應用於您的數據，請按Ctrl+1，轉到“數字”選項卡，然後在“類別”下選擇合適的格式。

2. 如何管理空格

如果您的數據未按預期排序，請檢查單元格開頭或結尾的額外空格。Excel 在其排序中包含這些空格，這可能會影響您的結果。

您可以使用 Excel 的TRIM函數刪除多餘的空格，方法是在新單元格中鍵入“=TRIM(A1)”（如果 A1 是包含前導空格的單元格），然後將結果復製到原始單元格。

此外，請確保數據集中沒有意外的空白行或單元格。空白單元格會影響您的排序過程。如果您發現任何空白單元格，您可以刪除整行或用正確的數據填充它。

3.如何刪除重複的列

在對數據進行排序之前，最好刪除重複的行。這可確保您排序的數據準確且具有代表性。請按照以下步驟刪除重複項：

第 1 步：通過單擊並拖動單元格來選擇整個數據范圍，包括標題。

第 3 步：轉到 Excel 工具欄中的“數據”選項卡，然後單擊“刪除重複項”。

第四步：Excel會彈出“刪除重複項”對話框。選擇所有列複選框或只需單擊“全選”按鈕

第五步：點擊“確定”

Excel 將刪除所有重複行並顯示一條消息，說明刪除了多少重複行。

4. 排序時 Excel 崩潰或掛起

如果 Excel 在排序過程中崩潰或掛起，您的工作表可能太大，或者您的計算機可能沒有足夠的資源。嘗試關閉其他應用程序以釋放內存。

如果您的工作表很大，請考慮將其分解成更小、更易於管理的塊。

請記住，排序可能是一個複雜的過程，尤其是對於大型數據集。如果遇到麻煩，請退後一步，嘗試一次解決一個問題。你有這個！

Excel 中列排序的其他提示和技巧

既然您已經掌握了 Excel 中的排序，那麼我們要不要再施展一點魔法呢？

為了幫助您成為更高效的數據大師，我們將分享一些額外的提示和技巧，使您的排序任務更快、更順暢，並且通常更出色。

1.使用鍵盤快捷鍵

使用 Excel 數據時，鍵盤快捷方式可以節省您的時間並提高您的工作效率。以下是按字母順序排序的一些快捷方式：

• Alt + A + S + A：將所選數據按字母順序從 A 到 Z 排序。

• Alt + A + S + D：將所選數據按字母順序從 Z 到 A 排序。

• Alt + D + S：打開排序對話框以應用自定義排序。

在使用這些鍵盤快捷鍵之前，請記住在同一行或列中選擇所需的數據范圍或單元格。否則，您將得到錯誤的結果。

2. 保存和重用排序選項

Excel 允許您保存您的自定義排序設置以供日後重用。請按照以下步驟保存您的排序選項：

第 1 步：選擇您的數據范圍或要排序的列中的單元格

第 2 步：單擊功能區上的“數據”選項卡，然後單擊“排序”按鈕

第 3 步：在“排序”對話框中，從排序依據下拉列表中選擇列名稱。請注意，如果沒有列標題，Excel 將顯示列字母。

第 4 步：展開“訂單”下拉菜單並單擊“自定義列表...”

第 5 步：從“自定義列表”中選擇“新列表”，然後在“列表條目”框中按您想要的順序鍵入項目，然後單擊“添加”

第六步：在彈出的對話框中點擊“確定”

現在您的自定義排序設置已保存，您可以在“排序”對話框的“排序”下拉菜單的“自定義列表”部分中看到它們以供將來使用。

所以，你去吧 - 一些額外的提示和技巧來增強你的 Excel 排序能力。在像專業人士一樣瀏覽數據時，這些小塊可以發揮重要作用，為您節省時間和大量點擊！

最後的想法

通過我們對 Excel 排序世界的深入研究，您已經做到了。從單列排序的基礎知識到更高級的多列技術，甚至是故障排除，您已經涉獵廣泛。

但請記住，這僅僅是個開始。Excel 是一個非常強大的工具，還有無數的特性和功能有待發現。

本指南應該讓您掌握了像專業人士一樣處理 Excel 數據排序的技能和知識。但不要停在這裡。當您學習這些課程並將其應用到您自己的工作中時，真正的魔法就會發生。

練習這些技能，試驗您的數據，並且不要害怕在此過程中犯一些錯誤。Excel 是一個學習之旅，您邁出的每一步，單擊的每個按鈕，都使您離掌握這一基本工具又近了一步。

要了解更多 Excel 技巧，請觀看以下視頻：