如何在 Power Automate 中解析電子郵件和填充 SharePoint 列表

Power Automate 的一個常見用途是自動化從收到電子郵件開始的工作流程。例如，[接收電子郵件] à [執行操作]。為此，我們需要知道如何解析電子郵件中的數據，以及如何添加/保存任何電子郵件附件。在本教程中，我將通過一個非常熟悉的示例來解釋這個概念。我將向您展示如何解析電子郵件並將它們保存到 SharePoint 列表中。您可以在本博客底部觀看本教程的完整視頻。

在這裡，我畫了一個非常簡單的例子，我看到我的客戶一直在使用它。假設我們在一家諮詢公司工作，他們有部署給自己客戶的應用程序，他們需要一個高效的票務系統。

目前發生的情況是，如果有人發現他們的應用程序有問題，他們會發送一封電子郵件，然後有人必須進去查看電子郵件，然後他們需要手動將其添加到名為票證的 SharePoint 列表中。在它被添加到 SharePoint 列表後，它會被工程師分類並最終得到解決。

這就是整個工作流程；我們將自動執行某人實際閱讀電子郵件然後手動將其上傳到 SharePoint 的部分。我們將使用 Power Automate 將其自動化。

另一個問題是這個電子郵件收件箱是一個普通收件箱。它用於所有類型的電子郵件。我們只希望與票證相關的電子郵件進入 SharePoint 列表。另一個問題是電子郵件有時包含附件，例如問題的照片或其他幫助工程師確定問題所在的東西。我們希望確保我們也將其保存到 SharePoint 列表中。

現在我們已經設置了場景，讓我們開始吧。

目錄

• 如何使用 Power Automate 解析電子郵件
• 結論

如何使用 Power Automate 解析電子郵件

讓我們打開 Power Automate 並創建我們的流程。讓我們點擊這裡的創建按鈕。我們將創建的流類型稱為自動雲流，它是由指定事件觸發的流。我們指定的事件顯然是電子郵件進入我們的收件箱。

所以，讓我們點擊自動雲流程。我們暫時不會給它命名或觸發，所以我們只需單擊“跳過”。

現在顯然它需要一個觸發器，而我們的觸發器將在一封新電子郵件到達時出現。所以，我要尋找Office 365 Outlook。我正在使用展望。這可以與 Gmail、Yahoo Mail 或 Power Automate 擁有的任何連接器一起使用，這些連接器數以千計。

所以，我要選擇 Office 365 Outlook，我要選擇的操作是新電子郵件到達時。現在我有一堆可供選擇的選項。我想確保當新電子郵件到達收件箱文件夾時，流程會被觸發。但是，我不希望所有電子郵件都觸發此工作流，而只希望可能具有名為 Ticket 的主題過濾器的電子郵件。

所以，我將去顯示高級選項，然後我將輸入一個名為Ticket的主題過濾器。這意味著只有當 Ticket 字符串在電子郵件的主題中時才會觸發此流程。我還要說包括附件，這樣我們就可以實際將附件添加到 SharePoint 列表中。

通常你還可以做的是，如果你知道你只會從幾個收件箱中收到工單請求，你也可以修改 From here，但我們只是要查看工單主題過濾器。

接下來要知道的是在我們解析之前，票證電子郵件是什麼樣子的。現在，我們為用戶提供了一個標準化的電子郵件表單，供他們通過電子郵件向我們發送票證時使用。這就是它的樣子。

他們有一張表，其中第一行是Title，他們在其中輸入投訴的標題，然後是Complaint，他們在其中描述了他們不喜歡的正在發生的事情。申請是投訴所涉及的內容。我們可能為我們的用戶部署了幾個不同的應用程序。最後，緊迫性滿分10 分。

這可能是我們提供給他們的電子郵件模板。這很重要，因為如果您希望能夠解析您的電子郵件，您需要確保您的電子郵件採用非常標準化的模板形式。

流程的下一部分是傳輸 HTML 電子郵件的能力，這是我們現在通常收到的電子郵件，並將其轉換為我們可以解析的文本電子郵件。所以我們的下一步稱為HTML 到文本操作。

我們點擊它，它所需要的只是實際內容。我們需要這樣做的原因是我們收到的表格是 HTML 格式的。很難通過 HTML 表格進行解析。所以，我會選擇Body。此步驟會將此電子郵件的正文轉換為文本。

下一步是能夠創建 SharePoint 列表。我們現在擁有創建它所需的一切。

因此，我們將轉到 SharePoint 並創建一個項目，這基本上意味著在列表中創建另一行。我們需要指定我們的站點地址，並且我們正在使用測試站點。我們的清單將是門票。之後，它應該彈出一個值列表，該列表對應於我們列表中的列。

我們要確保我們得到相同的結果。因此，我們將擁有標題、投訴、申請和緊迫性。然後，我們還有另一個名為email 的字段，我們會將電子郵件的全部內容轉儲到該字段中，因為我們想保留整個電子郵件，以防萬一我們的解析方法已損壞或不正確或類似情況。

因此，我們將採用此輸出。此輸出基本上是表格，但沒有實際的行。

我們希望能夠將這個長文本拆分為一個數組，其中數組的第一個元素是title。數組的第二個元素是Hoola App not working。第三個要素是投訴，依此類推。

這樣做之後，我們可以在這些列的每一列中準確指定我們想要的內容。在名為標題的第一列中，我們想要第一個元素，Hoola App not working。在第二列中，那個抱怨，然後我們想要第三個元素，等等。

我們為此使用的函數稱為Split。它返回一個數組，其中包含根據指定的分隔符以逗號分隔的子字符串。我們的定界符，即分隔文本的字符，是桌子上的豎線。

所以現在讓我們回顧一下我們的標題並轉到表達式，我們將調用 split 函數。我們可以看到 split 函數有兩個參數，一個文本和一個定界符或分隔符。文本將是純文本內容。此操作的輸出，逗號，然後是第二個參數，即分隔符，或者分隔符將是豎線。

現在，在拆分之後，我們需要指定元素。title 元素將駐留在第一個元素中。我們將復制它，然後單擊“確定”。我們將對投訴、申請和緊急情況做同樣的處理。最後，我們有完整的電子郵件。我們想要保存整封電子郵件，因此我們不需要執行任何拆分數組類型的邏輯。所以我們只選擇純文本上下文。

最後，我們還需要對附件做一些處理。因此，我們單擊“新建步驟”，在 SharePoint 連接器中，有一個名為“添加附件”的操作。我們將單擊它，它會為我們指定地址和列表。地址是網站。該列表是門票。

ID 是您要附加附件的位置。現在這將是創建項目操作的輸出，因此我們將單擊它。我們將查看創建項目，我們需要 ID。我們還想添加文件名，所以我們將其稱為 Attached。然後文件的內容將是電子郵件中的附件本身。如果我們向下滾動到我們看到電子郵件的位置，附件內容就是我們想要添加的內容。

從技術上講，您可以在一封電子郵件中包含多個附件，因此將為每個附件執行此過程。例如，如果他們有不止一張圖片，您將獲得他們的所有圖片。

然後，我們點擊保存。

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結論

在此博客中，我向您展示了一個非常簡單的示例，說明如何在 Power Automated 工作流中解析電子郵件，該工作流獲取電子郵件的內容並填充 SharePoint 列表。

我們創建了一個非常簡單的工作流程，但您可以想像它會變得更複雜。

這裡的第二件事是我們只自動化了門票的加載方面。門票的生命週期很長。發出的票證，這是我們已經自動化的，它也被評論為已解決。然後將解決方案傳回給客戶。這是您可以實際自動化的整個 Power Automated 工作流程。

我們還讓我們的客戶使用電子郵件來觸發工作流程。但是，您可能還需要 Power App。

您可以在下面觀看有關如何解析電子郵件的完整視頻教程。如果您想了解有關 Power Automate 的更多信息，請查看以下鏈接。

一切順利！

亨利