如何減小 Excel 文件的大小——6 種有效方法

處理大型 Excel 文件可能具有挑戰性，尤其是當您必須快速共享或加載它們時。在本文中，您將學習六種有效的方法來減小 Excel 文件的大小而不丟失重要數據。

您無需具備專業的 Excel 技能即可理解和應用這些技術。所介紹的方法簡單易行，適合不同經驗水平的用戶。

減小Excel文件大小將幫助您：

• 節省空間

• 使共享工作更容易

• 修復緩慢且俗氣的 Excel 文件

讓我們開始吧。

目錄

• 了解 Excel 文件大小
• 減少 Excel 文件大小的 6 種方法
• #1 – 優化 Excel 公式
  • 簡化公式
  • 使用高效函數
  • 刪除不必要的公式並將其轉換為值
• #2 – 管理數據和格式化
  • 刪除未使用的行和列
  • 降低格式化的複雜性
  • 將數據轉換為表格
• #3 – 壓縮圖像和對象
• #4 – 拆分大型 Excel 文件
• #5 – 以不同格式保存文件
  • 二進制 Excel 工作簿
  • CSV 格式
• #6 – 刪除數據透視表緩存
• 讓我們總結一下

了解 Excel 文件大小

各種因素都會導致您的 Excel 文件變大。了解 Excel 電子表格的組成部分將幫助您確定有效減小大小的策略。

以下是一些可能影響 Excel 工作表文件大小的關鍵因素：

• 數據和內容：工作簿中的數據、對象、數據緩存和嵌入圖像越多，文件就越大。

• 公式：使用複雜而冗長的公式會增加文件大小，尤其是當您將它們應用於大量單元格時。此外，不必要的公式也會導致文件變大。

• 格式設置：所有格式設置（例如單元格樣式、條件格式設置和合併單元格）都會增加文件大小。

• 隱藏或未使用的數據：包含過多數據的隱藏或不必要的工作表、行或列也可能是一個決定性因素。

• 數據透視緩存：數據透視錶鍊接到數據緩存，這會顯著增加文件的大小。刪除數據透視表緩存可以幫助解決這個問題。

• 文件格式：您的 Excel 文件格式也會影響您的文件大小。二進制格式 (.xlsb) 的文件通常小於默認的 XML 格式 (.xlsx)。

通過了解這些因素，您可以有效地應用不同的策略來減小 Excel 文件的大小，使其更易於管理和高效。

現在讓我們開始減少！

減少 Excel 文件大小的 6 種方法

減少Excel文件的6種方法是：

• 優化 Excel 公式

• 管理數據和格式

• 壓縮圖像和對象

• 拆分大型 Excel 文件

• 以不同格式保存文件

• 刪除數據透視表緩存

讓我們運行這些方法，以便您可以選擇最佳方法來減小 excel 文件的文件大小。

#1 – 優化 Excel 公式

優化 Excel 公式是減小工作簿文件大小和提高其性能的好方法。

本節將介紹三種方法：簡化公式、使用高效函數和刪除不需要的公式並將它們轉換為值。

簡化公式

複雜的公式會增加 Excel 文件的大小並降低工作簿的速度。

按照以下步驟簡化您的公式：

1. 將長公式分解為更小且更易於管理的部分。

2. 避免使用不必要的嵌套函數。相反，使用輔助列或輔助行來執行中間計算。

3. 使用單元格引用可以避免多次重複相同的計算。

使用高效函數

選擇適當的功能可以顯著影響工作簿的性能並節省空間。以下是一些有效的函數及其用法：

• 使用 INDEX 和 MATCH 而不是 VLOOKUP 或 HLOOKUP 來執行更通用和更高效的查找。

• 使用 SUMIFS 和 COUNTIFS 而不是使用多個 SUMIF 或 COUNTIF 函數。此外，使用 SUMIFS 和 COUNTIFS 來簡化您的條件計算。

• 使用 IFERROR 而不是嵌套多個 IF 函數來處理錯誤。此外，選擇 IFERROR 以在發生錯誤時提供默認值。

使用 Excel 公式時請記住使用這些提示和策略，以最大限度地提高效率並保持可讀性。

刪除不必要的公式並將其轉換為值

Excel 工作表中的公式太多會大大增加其大小。

刪除公式並將它們轉換為值可以為您節省大量空間。這是一個分步指南：

1.打開您的 Excel 文件並選擇整個工作表。按F5並等待轉到 窗口出現。然後，選擇特殊。

2.選擇公式單選框 並點擊確定。

3.將選擇帶有公式的行/列。選擇“主頁”選項卡上的“複製”按鈕。

4.選擇一個空單元格並選擇粘貼下拉菜單。

5.在粘貼值下，選擇粘貼值徽標。

#2 – 管理數據和格式化

管理 Excel 文件數據和格式會對整體大小產生巨大影響。

以下是通過管理數據和格式來減小 Excel 文件大小的三種方法：

刪除未使用的行和列

刪除未使用的行和列對於減小 Excel 文件的大小很重要。以下是您如何實現這一目標：

1.單擊標題選擇未使用的行或列。

2.單擊鼠標右鍵。然後，選擇刪除。

降低格式化的複雜性

另一種減小 Excel 文檔文件大小的方法是簡化其格式。請記住這些指示：

• 減少工作簿中使用的字體、字體大小和顏色的數量。

• 刪除視覺組織不需要的單元格背景顏色和邊框。

• 消除不必要的條件格式規則。

將數據轉換為表格

通過將數據轉換為表格，您可以利用高效的 Excel 功能，例如排序、篩选和結構化引用，這有助於最小化文件大小並改進導航。

以下是將數據轉換為表格的方法：

1.選擇要轉換為表格的數據范圍。

2.轉到“插入”選項卡並單擊“表格”按鈕。

3.如果您的數據范圍包含標題行，請選中我的表格有標題複選框，然後單擊確定。

4. 您的數據將轉換為表格。

#3 – 壓縮圖像和對象

壓縮電子表格中的圖像可以減小 Excel 工作簿的文件大小。要壓縮圖像，請按照以下簡單步驟操作：

1.選擇要壓縮的圖像。

2.轉到格式/圖片格式選項卡，您選擇圖像後就會出現該選項卡。

3.在調整組中，單擊壓縮圖片對話框。

4.選擇適合您需要的壓縮選項，例如僅對所選圖片應用壓縮或對所有圖片應用壓縮。不要忘記選擇電子郵件（96 ppi）。然後，點擊確定。

除圖像外，還可以優化圖表和形狀等嵌入對像以最小化文件大小。按照以下步驟壓縮對象：

1.選擇您要壓縮的一個或多個對象並右鍵單擊它們。

2.單擊格式化對象。

3.轉到尺寸選項卡。

4.考慮文件大小和視覺呈現之間的權衡，為您的對象選擇合適的大小選項。然後，點擊確定。

#4 – 拆分大型 Excel 文件

處理大型 Excel 文件時，將其拆分為更小、更易於管理的文件有助於減小整體大小。就是這樣：

1.首先，分析您的數據並確定分解文件的邏輯點。這些點可能基於區域、時間段或與您的數據相關的其他因素。

2.確定這些點後，為每個較小的部分創建一個新的 Excel 文件。您可以通過選擇與每個部分對應的數據然後按Ctrl+C複製它來完成此操作。

3.打開一個新的 Excel 工作簿，然後按Ctrl+V將數據粘貼到新文件中。使用有意義的名稱保存每個新文件以標識其內容。

提示：切記在將初始 Excel 文件拆分為較小的文件後刪除原始數據。

完成這些步驟後，您的原始大文件將被分成更小且更易於管理的文件，從而獲得更好的性能和更輕鬆的共享。

#5 – 以不同格式保存文件

減小 Excel 文件大小的一種方法是將其保存為不同的格式。一些格式可以幫助您在不丟失文件中存儲的數據的情況下保持文件大小更小。

二進制 Excel 工作簿

不要將 Excel 文件保存為默認的 XLSX 格式，而是考慮將其保存為二進制 Excel 工作簿（XLSB 文件格式）。XLSB 格式可以更好地壓縮數據並且往往可以更快地打開和保存，尤其是對於大文件。

要以 XLSB 格式保存文件，請執行以下步驟：

1.單擊文件選項卡。

2.選擇另存為。

3.選擇更多選項。

4. 選擇文件目的地並選擇保存類型塊。

5.在保存類型下拉菜單中，選擇Excel 二進制工作簿。

6.單擊保存完成該過程。

CSV 格式

另一種減小文件大小的方法是將數據保存為逗號分隔值 (CSV) 文件。這種格式對於刪除任何不必要的格式特別有用，因為它只保留以逗號分隔的原始數據。

要以 CSV 格式保存文件，請執行以下步驟：

1.轉到文件>另存為>更多選項> 選擇文件目標並單擊保存類型塊。

2.選擇CSV（逗號分隔）。

3.單擊保存完成該過程。

注意： CSV 格式不適合包含複雜公式、宏或格式的文件。

#6 – 刪除數據透視表緩存

數據透視表是幫助您計算、分析和匯總數據的強大工具。但是當你創建一個時，它會自動創建數據透視緩存——一個保存原始源數據副本的對象。

您在數據透視表上所做的更改不會直接鏈接到原始源數據。相反，它們是數據透視緩存。

因此，以下是在使用數據透視表時如何刪除重複數據並節省一些空間：

1.選擇數據透視表並選擇數據透視表分析選項卡。單擊數據透視表下的選項。

2. 選擇數據選項卡。

3.取消選中保存源數據並選擇打開文件時刷新數據。

4.單擊確定保存。

讓我們總結一下

在本文中，您了解了有關如何減小 Excel 文件大小的六種方法。應用這些技術可以幫助提高 Excel 的運行速度，並使與他人共享文件更易於管理。

記得：

• 刪除或清除不必要的數據，包括空白和隱藏的單元格

• 壓縮圖像

• 以 Excel 二進制格式保存文件

• 檢查和優化公式

• 刪除條件格式

• 保持數據透視緩存乾淨

通過執行這些步驟，您可以有效地減小 Excel 文件的大小，並確保更高效、更有條理地使用電子表格。

希望進一步學習，如何計算 Excel 中的不同值？看看我們下面關於它的視頻。