簽出和簽入 SharePoint 文件

 作為文檔管理平台，SharePoint 提供了不可或缺的功能，例如版本控制、簽出和簽入，可幫助用戶轉變工作方式。在此博客中，我們將了解 SharePoint 文件中籤出和簽入功能的工作原理。

簽入和簽出是與文檔管理系統（包括 SharePoint）相關的常用術語。當多人想要同時編輯相同的項目或文件時，它們有助於防止衝突。 

SharePoint 文檔庫中的任何人都可以打開文件並同時進行編輯。如果我們不希望任何人打開或編輯我們當前正在編輯的特定文件，SharePoint 中的簽入和簽出功能會很有幫助。  

目錄

• 如何簽出 SharePoint 文件
• 如何簽入 SharePoint 文件
• 查看版本歷史變化
• 結論

如何簽出 SharePoint 文件

簽出文件可以充分利用版本控制。簽出一詞描述了在列表或庫中獲取文檔或列表項版本的過程。通過簽出項目或文件，用戶可以防止其他人編輯該內容。為此，只需單擊文件旁邊的省略號。單擊更多，然後單擊簽出。 

這會告訴 SharePoint 不要讓任何其他人打開或編輯此文件，因為我們當前正在編輯它。正如我們所看到的，它還為文件添加了一個紅色箭頭標記。 

如果我們將鼠標懸停在紅色箭頭標記上，我們會看到一個提示，表明我們已簽出此文件，因此其他成員無法編輯、簽入或簽出。

由於我們是檢出此文件的人，我們仍然可以編輯它。讓我們打開這個文件。

然後，讓我們進行一些編輯。例如，讓我們輸入“我最喜歡的汽車是本田思域”。

之後，讓我們關閉它。

讓我們再次打開它，我們會看到我們的編輯已保存。同樣，只有簽出此文件的人才能編輯它。其他成員現在無法對此文件執行任何操作。

如果我們完成了這個文件的編輯並且我們希望其他成員能夠編輯它，我們只需要簽入該文件。 

如何簽入 SharePoint 文件

術語簽入描述了將新的或修改的項目或文件添加到文檔庫以替換以前版本的過程。通過簽入 SharePoint 文件，用戶可以允許其他人編輯內容，而不必擔心覆蓋其他人所做的更改。為此，只需再次單擊省略號，單擊更多，然後單擊簽入。

我們還可以通過將鼠標懸停在紅色標記上並單擊“簽入”來簽入文件。

然後我們可以添加一些關於我們對該文件所做的更改的評論。對於這個例子，讓我們輸入“添加一個新行告訴大家我最喜歡的車是什麼”。 

然後單擊簽入按鈕。

現在，一切都恢復正常了，再也沒有紅色印記了。這意味著任何人都可以同時再次打開和編輯該文件。

查看版本歷史變化

我們所做的更改也可以在版本歷史中看到。讓我們通過單擊省略號打開它，然後選擇Version history。

我們可以在這裡看到最新版本有註釋。這是我們之前在簽入文件時添加的註釋。

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結論

總而言之，如果我們想要在 SharePoint 文件中進行編輯並確保沒有其他人可以同時進行編輯，我們可以簽出一個文件，進行更改，然後將其重新簽入。

當項目或文件被簽出時，其他用戶只能看到最後簽入的版本。他們將無法看到當前用戶在文件被簽出時所做的更改。

此功能用於與審計相關的業務工作，如合同。此功能的兩個主要好處是，在簽出時，其他人無法編輯文件，而我們正在編輯文件；在簽入文件時，我們可以提供註釋，詳細說明我們在該文件中所做的更改。 

一切順利，

亨利