Excel 備忘單:帶有省時技巧的初學者指南

Excel 備忘單:帶有省時技巧的初學者指南

Excel 是一種功能強大的工具,可幫助您存儲數據、執行計算和組織信息。為了充分利用該工具,您需要一個快速參考來指導您完成各種功能、命令和快捷方式。

本文是專門為初學者設計的綜合性 Excel 備忘單。它從基礎知識開始,然後轉向函數、公式和數據分析工具。

確保將此頁面添加為書籤,以便您可以在緊要關頭輕鬆找到它,或者如果您想下載並打印備忘單,您可以在下面進行。

Excel-cheat-sheet-beginners-1下載

讓我們開始吧!

目錄

用於導航 Excel 界面的備忘單

我們從一個用於導航 Excel界面的備忘單開始,乍一看似乎有點嚇人,但別擔心!

本節將向您介紹基本功能、快捷方式和技巧,包括功能工作簿和工作表,以及行、列和單元格

1.絲帶

功能區位於屏幕頂部。每個選項卡都包含一組命令,可幫助您快速執行任務

Excel 備忘單:帶有省時技巧的初學者指南

要顯示或隱藏功能區命令,請按 Ctrl-F1。

如果您不記得某個命令的位置,您始終可以使用功能區上的搜索欄來查找它。

2.工作簿和工作表

工作簿是包含一個或多個工作表的 Excel 文件。工作表是您組織和處理數據的地方。

您可以使用鍵盤快捷鍵瀏覽工作表:

  • 按 Ctrl + Page Up 移動到下一張紙。

  • 按 Ctrl + Page Down 移動到上一張工作表。

3. 行、列和單元格

工作表由行、列和單元格組成。

行標有數字,列標有字母。單元格是行和列的交集,由它們的列和行標籤引用,如 A1 或 B2。

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要在工作表中導航,請使用箭頭鍵向上、向下、向左或向右移動。

您還可以使用以下快捷方式:

  • Ctrl + 向上箭頭

  • Ctrl + 向下箭頭

  • Ctrl + 向左箭頭

  • Ctrl + 右箭頭

要選擇一系列單元格,請使用鼠標單擊並拖動,或者在使用箭頭鍵的同時按住 Shift 鍵。

要快速選擇整行或整列,請單擊行號或列字母。

現在您已經知道如何在 Excel 界面中導航,讓我們在備忘單的下一部分中回顧一下該程序的一些基礎知識。

Excel 基礎備忘單

備忘單的這一部分介紹了在電子表格中處理數據所需的基礎知識,例如如何輸入編輯移動查找數據。

1. 輸入數據

要在 Excel 中輸入數據,只需單擊一個單元格並開始輸入。按“Enter”或“Tab”分別移動到行或列中的下一個單元格。

您還可以使用箭頭鍵在單元格之間導航。

2. 編輯數據

要編輯單元格中的數據,雙擊單元格或按“F2”直接編輯單元格內容。

您還可以單擊單元格並在位於 Excel 窗口頂部的編輯欄中編輯內容。

  • 按“Enter”鍵應用您的更改。

  • 要撤消,請按“Ctrl”+“Z”,或使用快速訪問工具欄中的“撤消”按鈕。

  • 要重做,請按“Ctrl”+“Y”,或使用快速訪問工具欄中的“重做”按鈕。

3.移動和選擇數據

要移動單個單元格或一系列單元格,請按照下列步驟操作:

  1. 單擊要移動的一個或多個單元格。

  2. 將光標懸停在單元格的邊緣上,直到它變成一個四邊形箭頭。

  3. 單擊並將單元格拖動到新位置。

要選擇一系列單元格,請單擊該範圍的左上角並將光標拖動到右下角。

或者,您可以使用“Shift”+ 箭頭鍵來選擇單元格。

要選擇不相鄰的單元格,請在單擊所需單元格的同時按住“Ctrl”。

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4.查找和替換

要在工作表中查找特定值或文本:

  1. 按“Ctrl”+“F”打開“查找”對話框。

  2. 輸入您的搜索查詢。

  3. 單擊“查找下一個”或“查找全部”以找到搜索詞的實例。

要替換值或文本:

  1. 按“Ctrl”+“H”打開“替換”對話框。

  2. 在“查找內容”字段中輸入要查找的值。

  3. 在“替換為”字段中輸入要替換的值。

您現在可以單擊“替換”來替換單個實例,或單擊“全部替換”來替換選定範圍或整個工作表中的所有實例。

完成基礎知識後,讓我們看看在下一節中設置單元格格式時需要記住的內容。

格式化單元格的備忘單

輸入日期或時間時,在輸入數據之前相應地格式化單元格。

要格式化單元格:

  1. 右鍵單擊單元格。

  2. 選擇“設置單元格格式”。

  3. 選擇所需的格式。

1. 數字格式

您可以選擇合適的數字格式來簡化數據呈現。以下是應用不同數字格式的方法:

  1. 選擇要設置格式的單元格。

  2. 右鍵單擊並選擇“設置單元格格式”或使用快捷鍵 Ctrl+1。

  3. 單擊“數字”選項卡,然後從列表中選擇所需的格式。

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常見的數字格式包括:

  • General:沒有特定樣式的默認格式。

  • Number:顯示帶小數點和逗號的數字。

  • 貨幣:將貨幣符號添加到數字中。

  • Percentage:以百分比表示值。

  • 日期:將單元格值格式化為日期。

2. 文本格式

通過應用各種格式設置選項來增強文本的可讀性。

選擇包含要設置格式的文本的單元格時,可以使用鍵盤快捷鍵快速設置格式:

  • Ctrl+B 加粗。

  • Ctrl+I 為斜體。

  • Ctrl+U 下劃線。

或者,使用“主頁”選項卡中的工具欄選項,例如“字體”和“對齊方式”。

3. 邊框和陰影

應用邊框和陰影來強調或區分單元格數據。按著這些次序:

  1. 選擇要設置格式的單元格。

  2. 右鍵單擊並選擇“設置單元格格式”,或使用快捷鍵 Ctrl+1。

  3. 單擊“邊框”選項卡自定義單元格邊框或單擊“填充”選項卡設置陰影。

4.條件格式

條件格式允許您根據特定條件應用格式。下面是如何實現它:

  1. 選擇要應用條件格式的單元格。

  2. 單擊“主頁”選項卡,然後從功能區中選擇“條件格式”。

  3. 從可用條件列表中選擇或創建新規則。

  4. 為所選條件分配適當的格式。

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這個強大的工具可以幫助您輕鬆識別電子表格中的趨勢、不一致或特定值。

在我們參考指南的下一部分中,我們提供了流行的 Excel公式的備忘單。我們走吧!

Excel 公式備忘單

在我們為您提供最常用的 Excel 公式和函數之前,這裡有一個關於如何使用它們的快速入門。

Excel 中的公式用於通過內置函數執行計算和操作數據。

要創建公式,請以等號 (=) 開頭,後跟數字、單元格引用和數學運算符的組合。

這是一個將 A1 到 A5 範圍內的值相加的示例

=總和(A1:A5)

考慮到這一點,讓我們看看一些基本的 Excel 公式和函數。

1. Excel文本函數

有時您需要將單元格中的字符串切碎。例如,提取地址的各個部分是一項常見任務。這些文本函數非常有用:

  • LEFT:此函數返回字符串中的第一個或多個字符。

  • RIGHT:從字符串中獲取最後一個或多個字符。

  • MID:獲取字符串中間的字符。

  • CONCAT:將字符串放在一起。

此示例顯示使用 LEFT 函數提取前四個字符:

Excel 備忘單:帶有省時技巧的初學者指南

查找函數提供了處理文本的強大功能:

  • FIND:在另一個文本字符串中定位特定字符串

  • SEARCH:類似於 FIND,但使用通配符

在下一節中,我們將了解一些常用的 Excel 數學函數。

2. Excel 數學函數

有一長串 Excel 函數,其中包括一些高度複雜的計算。以下是您最常使用的那些:

  • SUM:將一系列數字相加。

  • AVERAGE:計算一系列數字的平均值(算術平均值)。

  • MIN:返回數據集中的最小值。

  • MAX:返回數據集中的最大值。

  • COUNT:計算包含範圍內數字的單元格的數量。

  • PRODUCT:將一系列數字相乘。

以下是 SUM 函數的示例:

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3. Excel時間函數

時間函數可幫助您管理、轉換和操作時間數據。

  • NOW:返回當前日期和時間。

  • :返回不帶時間的當前日期。

  • HOUR:從給定時間中提取小時。

  • MINUTE:從給定時間提取分鐘數。

  • SECOND:從給定時間中提取秒數。

  • TIME:根據單獨的小時、分鐘和秒值構造時間值。

4. Excel 查找函數

查找函數在範圍或表中搜索特定值,並從另一列或行返回相應的數據。這些是 Excel 用戶最常見的:

  • VLOOKUP:在表的第一列中搜索一個值,並返回指定列中同一行中的值。

  • HLOOKUP:在表的第一行中搜索一個值,並從同一列中的指定行返回一個值。

  • INDEX:從給定範圍或表中的指定行和列返回值。

  • MATCH:在範圍或數組中搜索指定項目並返回該項目在該範圍內的相對位置。

如果您有最新版本的 MS Excel,則有一些新功能,例如 XLOOKUP,它比舊功能更快。

下面是使用 VLOOKUP 函數的示例:

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使用 Excel 公式引用單元格

單元格引用是一種指向公式中特定單元格或單元格區域的方法。有兩種類型的單元格引用:絕對和相對。

絕對引用特定的單元格或區域,即使復制公式也保持相同的引用。它使用美元符號 ($) 來表示絕對引用,例如 $A$1。

當公式複製到另一個單元格或區域時,相對引用會發生變化,並根據新位置調整引用。

公式錯誤故障排除

由於語法不正確、引用無效或其他計算問題,公式有時會導致錯誤。一些常見的錯誤消息是:

  • #DIV/0!: 除以

  • #NAME?:當 Excel 無法識別公式中的文本時發生

  • #REF!: 無效的單元格引用

  • #VALUE!:在公式中使用了錯誤的數據類型時發生

要修復錯誤,請檢查公式的語法、單元格引用和數據類型以確保它們正確且兼容。

完成公式後,我們參考的下一節是 Excel 數據分析工具。

Excel 數據分析工具備忘單

Excel 提供了範圍廣泛的工具來幫助您有效地分析和組織數據。讓我們討論各種工具及其重要性。

1.排序和過濾

Microsoft Excel 中的排序和篩選使您能夠以更有條理的方式排列數據。要訪問該功能:

  1. 轉到主頁選項卡。

  2. 單擊“編輯”部分中的“排序和篩選”。

  3. 在下拉列表中選擇一個選項。

這些是您的選擇:

  • 從 A 到 Z 排序:按字母順序將文本數據或數字數據從最低值到最高值排序。

  • 從 Z 到 A 排序:按逆字母順序對文本數據或數字數據從最高值到最低值進行排序。

  • 自定義排序:對您的數據應用多種排序條件。

  • 過濾器:僅顯示滿足特定條件的行。

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2. 數據透視表

數據透視表用於有效地匯總和合併您的數據。它們使您能夠通過將不同的字段拖放到行或列中並應用總和、平均值和標準差等計算來執行快速數據分析。

要創建數據透視表:

  1. 選擇您的數據范圍。

  2. 單擊 Excel 工具欄中的“插入”選項卡。

  3. 從下拉菜單中選擇“數據透視表”並配置數據透視表設置。

  4. 將字段拖放到行、列和值區域以分析您的數據。

3. 圖表

使用圖表直觀表示數據

和圖表可以幫助您獲得更好的洞察力並做出明智的決策。Excel 附帶多種方便的圖表和圖形供您選擇,包括:

  • 柱形圖:比較不同類別的不同數據集。

  • 條形圖:水平顯示離散類別之間的比較。

  • 折線圖:顯示隨時間變化的趨勢和模式。

  • 餅圖:說明比例數據和百分比。

要在 Excel 中創建圖表:

  1. 選擇您的數據范圍。

  2. 單擊 Excel 工具欄中的“插入”選項卡,然後選擇所需的圖表類型。

  3. 自定義圖表的設計、佈局和格式以滿足您的要求。

圖表和圖形是強大的工具。如果您想看到一些實際操作,請觀看此視頻:

到目前為止,我們已經涵蓋了很多內容!接下來是流行的 Excel 鍵盤快捷鍵的參考。

Excel 鍵盤快捷鍵備忘單

Excel 中有四類鍵盤快捷鍵

  1. 通用快捷方式

  2. 導航快捷方式

  3. 格式化快捷方式

  4. 數據分析快捷鍵

1. 通用快捷方式

以下是日常任務和 Excel 命令的一些常用快捷方式:

  • Ctrl + N:創建一個新工作簿

  • Ctrl + O:打開現有工作簿

  • Ctrl + S : 保存當前工作簿

  • Ctrl + Z:撤消上一個操作

  • Ctrl + Y:重做上一個動作

  • Ctrl + C:複製選定的單元格

  • Ctrl + X:剪切選定的單元格

  • Ctrl + V:粘貼複製或剪切的單元格

2.導航快捷方式

要在工作簿中導航,請嘗試以下快捷方式:

  • Ctrl + 方向鍵:移動到當前數據區域的邊緣

  • Ctrl + G:打開“轉到”對話框

  • Ctrl + Page Up:移至工作簿中的上一張工作表

  • Ctrl + Page Down:移至工作簿中的下一張紙

  • Home:移動到一行的開頭

  • Ctrl + Home:移至工作表中的第一個單元格 (A1)

3.格式化快捷方式

使用這些快捷方式在 Excel 中進行格式化:

  • Ctrl + 1:打開單元格格式對話框

  • Ctrl + B:應用或刪除粗體格式

  • Ctrl + I:應用或刪除斜體格式

  • Ctrl + U:應用或刪除下劃線格式

  • Ctrl + 5:應用或刪除刪除線格式

  • Alt + H + H:訪問填充顏色選項

  • Alt + H + B:訪問邊框選項

4. 數據分析捷徑

處理數據時,這些快捷方式很有用:

  • Alt + A + S + S:按字母順序對所選數據進行排序

  • Alt + A + T:向選定範圍添加或刪除過濾器

  • Ctrl + Shift + L:啟用或禁用自動篩選

  • Alt + = : 插入自動求和公式

  • F2:編輯活動單元格

  • Ctrl + Shift + Enter : 輸入一個公式作為數組公式

通過掌握這些鍵盤快捷鍵,您可以更有效地導航、格式化和分析數據。

最後的想法

我們終於得到它了。我們在此備忘單中涵蓋了很多內容,深入探討了 Excel 界面導航的要點。

本指南旨在簡化您的 Excel 之旅,為您提供觸手可及的關鍵工具、快捷方式和技術,因此請務必保存以供將來參考!

雖然 Excel 的功能還很多,但掌握這些基礎知識將使您走上成為 Excel 專家的快車道。因此,繼續練習,繼續探索,您將繼續發現 Excel 必須提供的巨大功能。快樂的電子表格!


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