MS SharePoint 視圖 | 創建和保存

在本教程中，我們將討論在 SharePoint 上創建和保存視圖。篩选和排序使視圖非常有用，尤其是在 SharePoint 列表或庫上顯示我們的數據時。創建 SharePoint 視圖時，我們只是更改數據或文件的表示方式，而不更改實際文件或數據本身。有兩種創建視圖的方法，本教程也將對此進行討論。

SharePoint 視圖是我們數據的簡單表示。 

在我們的文檔庫中，默認情況下會顯示所有文件。但是，組織內的一些人希望立即看到某些視圖或數據表示，而不必每次都對文件進行過濾或分組。 

例如，每次 CEO 訪問這個文檔庫時，他都希望有一個已經顯示按部門分組的文件的視圖。

目錄

• 創建 SharePoint 視圖的第一種方法
• 保存 SharePoint 視圖
• 創建 SharePoint 視圖的第二種方法
• 修改視圖
• 結論

創建 SharePoint 視圖的第一種方法

例如，假設 HR 想要一個視圖，他們還可以在其中查看與會計部門相關的文件。為此，我們只需要點擊Department列，然後點擊Filter by。

然後，只需選擇會計選項並單擊應用按鈕。

然後它會給我們一個視圖，我們只能看到會計部門下的文件。每次我們想要這個視圖時，我們都可以執行該步驟。但是，我們想要的是保存此視圖，以便我們可以在需要時訪問它。 

保存 SharePoint 視圖

要保存我們當前的視圖，只需單擊所有文檔，然後單擊將視圖另存為。

我們現在可以命名這個視圖。對於此示例，我們將其命名為Accounting。

我們可以在這裡根據觀眾創建兩種類型的視圖。我們可以根據需要將此視圖公開或私有。通過將此公開，組織中的每個人都可以使用此視圖，而將其設為私有僅使此視圖可供創建它的人使用。

不要忘記單擊“保存”按鈕。

每當我們想要一個只顯示會計文件的視圖時，我們只需單擊“所有文檔”，然後單擊“會計”視圖。

此外，我們可以很容易地看到我們只能看到會計費用相關文件的視圖。這就是我們創建和保存視圖的方式。 

創建 SharePoint 視圖的第二種方法

另一種創建視圖的方法是單擊“所有文檔”，然後選擇“創建新視圖”選項。 

對於此示例，我們將其命名為TestView。我們可以將此視圖顯示為列表、日曆或圖庫。現在，讓我們使用List。如果需要，我們還可以將此視圖的可見性更改為私有或公共。然後，單擊“創建”以創建此視圖。

由於我們沒有設置任何過濾、排序或分組，因此該視圖仍會顯示所有文件。

要編輯此視圖，只需再次單擊“所有文檔”，然後單擊“編輯當前視圖”。

然後它將帶我們到此頁面。這是我們製作的視圖的更高級版本。

修改視圖

我們視圖的這一部分允許我們進行更高級的更改。對於此示例，讓我們將此視圖的名稱更改為CEO。

在此列部分中，我們可以選擇要顯示的列並隱藏其他列。對於此示例，我們只想顯示CEO 的Type、Name、Department、Expense Type和Expense Amount列。

下一部分用於對我們的列進行排序。對於此示例，我們希望按費用金額對列進行排序並按降序顯示它們。

我們還有過濾器部分，我們可以在其中選擇顯示所有項目或創建簡單的條件過濾。對於這個例子，我們將創建一個過濾器，如果部門列不等於 HR，它只會顯示項目。 

我們可以在這裡進行一些其他更改。對於這個例子，我們也可以對Group By選項進行一些更改。只需單擊它即可顯示我們可以製作的選項。

對於此示例，我們只想按部門對文件進行分組。 

我們還要添加Totals。我們希望在Expense Amount列下有總計。所以，讓我們選擇Sum。

這些就是我們在使用這種創建和保存視圖的方法時可以做的事情。如果我們完成了此視圖的編輯，只需單擊“確定”按鈕即可保存它。

結果，我們現在有一個看起來像這樣的 CEO 視圖。正如我們所見，它是按部門分組的，並且在“費用金額”列下有一個總計。我們在此視圖中擁有的列也只是我們之前添加的那些列。 

在 SharePoint 中查看格式
Microsoft SharePoint | 使用列在 SharePoint 中添加元數據的概述

結論

總而言之，我們已經了解瞭如何創建和保存 SharePoint 視圖。我們討論過，我們可以根據組織的需要創建視圖。我們還討論了創建視圖的兩種方式，以及我們是想將視圖設為公開還是私有。同樣，創建視圖僅用於表示我們的數據。

在本教程中，我們能夠在示例SharePoint 文檔庫中創建 3 個不同的視圖。默認情況下顯示我們所有文件的所有文檔視圖，HR可以使用的會計視圖，其中文件僅與會計部門相關，以及文件按部門分組的CEO視圖，並進行了其他一些更改. 

一切順利，

亨利