SharePoint 元數據 | 一個介紹

在此博客中，我們將向您展示如何通過文件夾結構組織文件。我們還將討論與使用文件夾層次結構相比，SharePoint 元數據在組織和定位文件方面的優勢。 

SharePoint 元數據是關於文件的附加信息，而不是文件的內容。它可以幫助用戶輕鬆定位、檢索和組織您的內容。

正確組織文件有助於我們正確定位它們，這對我們的工作效率至關重要。在我們的計算機上，我們通常通過文件夾結構或層次結構對文件進行分組。

目錄

• 在 SharePoint 上使用傳統文件夾結構
• 使用文件夾層次結構而不是 SharePoint 元數據
• SharePoint 元數據對組織文件的好處
• 結論

在 SharePoint 上使用傳統文件夾結構

有些人仍然喜歡使用文件夾來組織文件。對於此示例，我們有一個名為Expenses – TRADITIONAL 的文件夾。

此文件夾內是我們公司不同部門的示例費用報告。我們對這些文件所做的初始組織是通過重命名它們。

E代表費用，後面是部門名稱，費用是做什麼的，最後是一個隨機數字代碼。在一家大公司，每天可能有一百份這樣的報告。因此，通過名稱組織它們不會有幫助。 

我們可以做的第一件事是通過創建文件夾並按部門將它們分開來組織它們。

因此，我們將所有會計費用報告移至會計文件夾，將人力資源費用報告移至人力資源文件夾，依此類推。

所以，這是在我們的文檔庫中組織文件的傳統方式。 

使用文件夾層次結構而不是 SharePoint 元數據

但是，使用文件夾或目錄系統限制了我們，因為只有一種方法可以對我們的文件進行分組。對於這個實例，它只允許我們基於一個類別進行組織，即部門。因此，如果我們想要查看所有與差旅或用品相關的報告，我們需要在每個部門文件夾中查找它們。這不是很有效，並且使定位文件仍然很困難。 

僅使用文件夾層次結構來組織文件的另一個問題是文件重複。我們可能希望按部門和費用類型對文件進行分組。有了這些，我們可能打算在每個文件夾中保存同一文件的副本。

我們還可以通過搜索字段在 SharePoint 上搜索我們的文件。但是，某些用戶可能會錯誤地拼寫他們的文件報告。 

SharePoint 元數據對組織文件的好處

SharePoint 元數據提供有關文件的其他信息，例如文件名、創建日期、創建者、文件大小、文件類型等等。這有助於我們輕鬆地組織、檢索和定位我們的文件。

在下面的示例圖像中，我們可以通過Name、Modified、Modified by、Department和Expense Type列查看元數據。有很多方法可以利用這些元數據列，例如創建視圖、分組 依據和過濾。 

我們可以創建更多元數據列並根據我們的需要自定義它們。某些元數據列（例如修改者和修改者）會自動填充，這意味著我們無法更改它們。 

對於我們的示例文件，我們創建了Department和Expense Type列以及過濾器和分組依據功能。 

因此，我們可以輕鬆地按部門或費用類型對文件進行分組或查找。

我們還可以將 SharePoint 元數據用於信息安全，例如阻止用戶查看或編輯某些文件。有了這個，我們可以安全地存儲我們組織內的私有或敏感文件。 

將 SharePoint 文件添加到您的計算機
SharePoint 文檔庫模板
SharePoint 文檔庫 | 初學者教程

結論

總而言之，我們能夠理解通過文件夾層次結構組織文件與使用 SharePoint 元數據之間的區別。請記住，SharePoint 元數據是關於文件的信息，而不是文件的內容。

它完全可以根據您的角色和行業進行定制。元數據為我們提供的最強大的功能是能夠輕鬆地對文件進行分組、排序或查找。了解如何添加元數據列後，您將了解更多相關信息。 

一切順利，

亨利