SharePoint 文件中的元數據過濾

元數據有助於使文檔庫井井有條。我們可以通過添加新列來將元數據添加到我們的文件中。將其添加到我們的文件後，我們可以利用它們對我們的文件進行排序、過濾或分組。在此博客中，我們將討論如何在 SharePoint 文件中進行元數據篩選及其優勢。

元數據過濾使 SharePoint 列表和文檔庫中的過濾文件/文檔更具邏輯性和可定制性。

對於此示例，我們添加了兩個元數據列，即Department和Expense Type。有了這些，我們可以按部門排序、過濾或分組。

目錄

• 使用元數據篩選 SharePoint 文件
• 使用元數據對我們的 SharePoint 文件進行分組
• 結論

使用元數據篩選 SharePoint 文件

要按此列過濾我們的文件，只需單擊Filter by。

然後，選擇我們要查看的部門。例如，我們想按會計和銷售過濾我們的文件。因此，讓我們選擇它們並單擊“應用”按鈕。

如我們所見，現在只顯示 會計和銷售文件。

與使用文件夾層次結構相比，這是對文件進行分組或組織的更好方法。通過使用具有過濾器或分組功能的元數據，我們可以同時查看會計和銷售文件。通過使用文件夾，我們需要單獨打開它們的文件夾，以便我們查看或找到我們需要的文件。  

要刪除過濾器，只需再次單擊“過濾依據”，取消選中此處的選擇或單擊“全部清除”按鈕並單擊“應用”按鈕。 

使用元數據對我們的 SharePoint 文件進行分組

我們的元數據的另一個很酷的事情是使用分組依據功能。有了這個，我們可以按部門或費用類型對文件進行分組。只需單擊按部門分組即可查看它的外觀。

如我們所見，我們的文件現在按部門類型分組。Accounting部門下的文件被分組在一起，與Sales相同，依此類推。

這使得對我們的文件進行分類變得非常容易。如果我們有數百個文件，我們還可以使用下拉菜單輕鬆查看我們的文件。我們可以按組折疊它們，只顯示我們想看的組。

從技術上講，我們可以對文件夾結構做類似的事情。然而，這是元數據真正有用的地方，因為我們也可以通過其他元數據列（如我們的費用類型列）來完成。 

如果我們不關心文件部門，而是需要按費用類型對它們進行分組或過濾，我們可以在此費用類型列中執行相同的操作。例如，讓我們按旅行費用類型過濾我們的文件。

然後，我們將看到與旅行費用相關的文件，而不管他們的部門。

我們也可以同時進行過濾和分組。例如，如果我們想查看除市場營銷以外的所有部門，那麼我們就可以忽略市場營銷。 

然後，我們可以對這些文件進行分組，同時只需單擊按部門分組即可對它們進行過濾。 

我們還可以同時為部門和費用類型列創建過濾器。例如，我們只能在會計部門下顯示差旅和用品費用。

添加 SharePoint 文件到您的計算機
使用列在 SharePoint 中添加元
數據 SharePoint 文檔庫 | 初學者教程

結論

總而言之，一旦我們將元數據添加到我們的文件中，我們就可以輕鬆地按照我們想要的方式組織我們的文件，從而提高組織的效率。

這種過濾和分組機制允許用戶動態過濾和查找文檔庫中的內容。如果您使用自定義元數據/列配置您的庫，這是有意義的。如果您沒有設置自定義元數據，您將擁有的唯一過濾器是任何庫中默認存在的過濾器。

一切順利，

亨利