SharePoint 自動化功能 | 一個介紹

在本教程中，我們將討論如何使用Microsoft SharePoint 自動化功能來創建工作流。

SharePoint 中的“自動化”功能 可以幫助您對 SharePoint 用戶、庫、列表和工作流進行微觀管理。

在我們直接進入我們的主題之前，讓我們首先討論工作流。通過這種方式，您將能夠清楚地了解“自動化”功能在創建工作流程時的工作原理。

目錄

• SharePoint 中的工作流
• 使用 SharePoint 自動化功能創建工作流
• 在 SharePoint 中檢查和測試工作流
• 使用 SharePoint Automate 創建帶條件的工作流
• 測試工作流程條件
• 結論

SharePoint 中的工作流

工作流只是任何任務的直觀表示。工作流通常具有觸發器和操作組件。觸發器是負責執行工作流的觸發器。另一方面，動作是工作流中發生的事件或條件。

SharePoint使用處理工作流。在 Power Automate 的幫助下，您將能夠創建簡潔且可用的工作流。想像一下有一個工作流程，其中觸發器是當有人對列表中的項目進行更改時，操作將是接收電子郵件通知。

這個工作流程類似於我們在 SharePoint 中所說的“警報”。稍後我們將嘗試使用Power Automate重新創建一些警報。請注意，Power Automate 可用於不同的應用程序。但是，在本教程中，我們將只關注在 SharePoint 中使用它。

使用 SharePoint 自動化功能創建工作流

要創建工作流並利用 SharePoint 中的“自動化”功能，請導航至您的“列表”並單擊“客戶”列表中的“開始”按鈕。

打開列表後，您應該會在客戶列表的頂部看到“自動化”功能。

請注意，此功能適用於具有用戶類型 列的任何類型的列表。在本例中，我們有Sales Associate列。現在讓我們開始創建一個工作流，如果一個項目被添加到客戶列表中，電子郵件通知將發送給我們。

為此，請單擊“自動化”下拉菜單，然後選擇“創建規則”選項。

選擇“創建規則”選項後，將彈出創建規則 窗口。此窗口包含可供您選擇的不同條件。這些條件或規則中的每一個都充當觸發器。對於這個例子，讓我們選擇“ A new item is created ”條件。

之後，您需要自定義條件。但是，對於此規則，我們不必更改，因為沒有條件需要更改。在這種情況下，我們唯一要修改的是在創建新項目時通知誰。

讓我們通過單擊為電子郵件地址分配一個值。然後從下拉列表中選擇“我”選項。這意味著每當在客戶列表中創建新項目時，我們都會通過電子郵件收到通知。

接下來，單擊“創建”按鈕以完成自定義規則。

然後通過將開​​關切換到“開”來確保此規則處於活動狀態。然後關閉窗口。

在 SharePoint 中檢查和測試工作流

如果要檢查工作流是否正確創建，可以單擊“自動化”功能並選擇“管理規則”選項。

這樣做會將您帶回到您在創建工作流程後看到的同一窗口。在這裡您可以通過打開和關閉它們來控制您將要創建的工作流程。

檢查完最近創建的工作流程後，只需關閉此窗口。讓我們通過單擊“新建”按鈕開始測試工作流。

然後填寫新項目的字段。

填寫字段後，單擊“保存”完成項目創建。

要找到新項目，讓我們向下滾動到列表的最底部。

最後，轉到您的收件箱，檢查您是否收到了有關在此列表中創建的新項目的電子郵件。

檢查我的Outlook後，我確實收到了一封來自 SharePoint Online 的自動電子郵件，上面寫著“Henry Legge 添加了 [email protected]”到客戶列表中。這意味著我們創建的工作流運行正常。

只要工作流處於活動狀態，只要有人在客戶列表中創建新項目，您就會收到一封電子郵件。澄清一下，在這個例子中，我們選擇的工作流觸發器是“創建新項目”時的動作，我們將收到一封電子郵件。

使用 SharePoint Automate 創建帶條件的工作流

在前面的示例中，我們創建了一個沒有自定義條件的工作流。這次我們將創建另一個有條件的工作流。讓我們首先單擊“自動化”並選擇“創建規則”選項。

C

然後從規則列表中，選擇“ A 列更改”選項。

使用此選項，您現在可以自定義條件的觸發器。例如，我將觸發器設置 為銷售助理列更改時。發送電子郵件將是操作，我會將其設置為銷售助理。只需單擊“創建” 按鈕即可創建工作流。

對於此示例，Customers 列表中的每個項目都連接到一個 Sales Associate。但是，如果銷售助理被終止，經理有義務將客戶分配給新的銷售助理。然後，新分配的銷售助理應該會收到一封關於此事的電子郵件。

創建工作流後，將彈出“管理規則”窗口，您會看到有 2 個可用規則，包括 我們之前創建的工作流和最近創建的一個。

檢查完規則狀態後，只需關閉窗口即可。 

測試工作流程條件

為了測試我們的條件，我將從列表中選擇Jason Zelenia並通過單擊“編輯”按鈕開始編輯他的記錄。

單擊“編輯”按鈕後，從記錄列表向下滾動，直到找到“銷售助理”字段。

在這種情況下，我會將銷售助理從Jamie Crust更改為Brad Pitt。

然後單擊“保存”按鈕以保存更改。

最後，我們將通過查看布拉德皮特的電子郵件來檢查工作流程是否正常工作。

由於 Brad Pitt 是分配給 [email protected] 的新銷售助理，因此電子郵件已發送給他。在電子郵件中，您可以單擊“轉到項目” 按鈕直接轉到已修改的項目，並通過單擊“為什麼我收到此通知？”禁用通知。“ 關聯。

這是您可以使用自動化功能在 SharePoint 中創建的複雜工作流之一。

Microsoft Power Automate：工作流自動化
SharePoint 與 Power Platform
SharePoint 列表警報設置的集成

結論

總而言之，您已經了解了什麼是工作流及其組件，即觸發器和操作。您還能夠了解自動功能如何在 SharePoint 上工作。SharePoint 中的“自動化”功能在提醒組織中的人員方面非常出色。有了這個，當列表或庫中的某些內容髮生變化時，您無需手動向某人發送電子郵件。

您可以使用自動化功能做更多的事情，因此請花點時間探索更多相關信息。如果您想了解有關此主題和其他相關內容的更多信息，您當然可以查看下面的相關鏈接列表。

一切順利，

亨利