使用這些技巧提高您的 Outlook 生產力工作流程

對於新手或專業人士，Microsoft Outlook 包含許多可用於提高工作效率的功能。以下是使用 Outlook for Mac、Office 365 或 Web 版本改進工作流程和工作效率的一些重要提示。

設置規則

規則可以幫助您自動管理郵件，無論是阻止垃圾郵件還是將特定郵件移動到文件夾。例如，您可以將來自老闆的所有消息都移至特定文件夾，這樣您就不會錯過它們。使用完整版的 Outlook，您可以創建一些非常複雜的規則。

這是我從收件人文件夾中移動郵件的簡單規則。從收件人中選擇一條消息，單擊主頁選項卡，然後單擊規則 > 創建規則。

選中來自收件人的框，然後選中將項目移動到文件夾。” 選擇現有文件夾或創建一個新文件夾。選擇它並單擊確定。您可以立即運行規則，也可以稍後運行。您可以設置規則以在收到來自特定收件人的電子郵件 或包含特定字詞的消息時接收警報。查看如何將新郵件移動到特定文件夾。

此外，高級規則在幾年前被添加到 Outlook.com。

使用顏色類別和標誌

使用顏色和類別功能來幫助確定優先級並專注於重要的事情。選擇一條消息並單擊分類菜單，然後選擇適當的顏色。您可以將這些顏色自定義為特定含義。單擊類別 > 所有類別> 選擇一種顏色，然後重命名。還可以分配鍵盤命令，以便您快速標記消息。

後續標誌還可以幫助您記住需要在有時間時查看的消息。當您標記一封電子郵件時，它會出現在您的待辦事項列表和任務列表中，以便您記住要注意它。

使用延遲交付計劃

Outlook 允許您將電子郵件的傳遞延遲到一天中的特定時間。如果您知道收件人在給定時間之前不會收到您的郵件，則此功能非常方便。如果您知道用戶在凌晨 3 點左右檢查電子郵件，請創建一條新消息，然後單擊Options下的Delay Delivery按鈕。對交付選項進行適當的修改，例如不要在日期和時間之前交付。

創建搜索文件夾

搜索文件夾是一種強大的方式來分類您的郵件並為您的收件箱帶來一些理智。例如，您可以為要跟進的郵件創建搜索文件夾，或標記來自特定人員、組或列表的郵件。

單擊文件夾選項卡，單擊新建搜索文件夾，然後從其中一個組中選擇要創建的搜索文件夾類型。選擇郵件文件夾，然後單擊確定。在導航窗格中創建一個搜索文件夾。我選擇跟進的任何消息都將在我需要時提供。

設置垃圾郵件過濾級別

垃圾郵件會減慢您全天收到的高效電子郵件的數量。使用 Outlook 垃圾郵件過濾器，您可以將其影響降至最低。單擊主頁選項卡，單擊刪除組中的垃圾郵件菜單，然後單擊垃圾郵件選項。

我建議先從“低”設置開始，看看它是如何為您工作的。如果垃圾郵件過於激進，那麼您可以轉向更高的選項。萬一過濾器錯誤地標記了重要消息，我將取消選中永久刪除選項。

創建 PST 文件的備份

Outlook 是一個系統，它也可能失敗。維護個人文件夾的健康備份可以確保在發生損壞、系統故障或任何其他不可預見的問題時順利恢復。

使用 Outlook 2013 或 Outlook 2016（或更高版本）創建的 Outlook 數據文件 (.pst) 保存在您計算機上的Documents\Outlook Files 文件夾中。如果您在 PC 或 Mac 上升級到 Outlook，並且已經在 Outlook 2007 或更早版本中創建了數據文件，這些文件將保存在C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook的隱藏文件夾中的不同位置。

脫機 Outlook 數據文件 (.ost) 也保存在C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook中。大多數數據保留在服務器上；但是，應備份本地保存的任何項目。例如，日曆、聯繫人、任務和任何標記為僅限本地的文件夾。有關創建和備份 PST 文件夾的更多信息，請查看以下文章：

• 如何在 Outlook 中創建 PST 文件夾
• 在 Outlook 2013 中創建 PST 文件夾
• 什麼是 Outlook PST 文件夾以及如何使用它們
• 修復 Outlook 中損壞的 PST 文件夾

您可能還對如何查找 Outlook 臨時 OLK 文件夾感興趣。

設置外出回复

無論您是一天中的大部分時間不在辦公室還是一個月休假，設置“不在辦公室”回复都可以讓您的聯繫人知道您不在。 當他們試圖在沒有立即響應的情況下聯繫您時，使用“外出助理”將減少收件箱中的大量噪音。它還將減少您返回時清理收件箱的工作。單擊文件 > 信息 > 自動回复。

選擇發送自動回复單選框，然後定義您希望發送此特定消息的時間段。您還可以將此消息發送給組織內部或外部的同事。

如果您使用的是 Outlook for iOS，請點擊設置，點擊您的 Exchange Server，然後點擊自動回复。打開自動回复並輸入個性化消息。

管理通知

Outlook 桌面通知可能會讓人不知所措並分散您的注意力。您擁有的一種選擇是禁用它們。要將它們靜音，請右鍵單擊任務欄通知區域中的 Outlook 圖標，然後單擊顯示新郵件桌面警報。對於舊版本的 Outlook，請查看我們關於如何禁用 Outlook 桌面警報的文章。

Outlook 移動提示

如果您使用 Outlook 的移動版本，以下是一些可用於在旅途中保持高效的提示。

在個人日曆和工作日曆之間切換。

點擊日曆選項卡，然後點擊漢堡菜單，然後點擊您的工作或個人日曆。

使用 Outlook for iOS 安排 Skype 通話

輕點“日曆”，創建一個新事件，然後輸入該事件的名稱。點擊人員，然後添加您要邀請的人員。向下滑動並打開Skype 通話，然後點擊 Skype 通話鏈接，輸入描述，然後點擊完成。點擊保存完成。

發送可用性

創建新消息並點擊日曆事件。

點擊發送可用性，選擇合適的時間，然後點擊完成。

發送您的信息。

Outlook for Windows 或 Mac 的最新更新添加了一些新功能。查看我們的文章，了解有關如何利用這些新功能的更多信息。此外，請查看我們的文章，其中包含 適用於 Mac 用戶的 Outlook 鍵盤命令列表。