如何使用 Gmail 的郵件合併創建個性化的群發電子郵件

您是否必須向許多人發送同一封電子郵件，每個人都有個性化的內容？也許你想用他們的名字問候每個收件人，使用他們的郵寄地址，或者包括他們的會員號碼。

郵件合併是一項功能，可讓您創建多個信件和電子郵件副本以發送給您的聯繫人。每封信函或電子郵件都可以包含標準和自定義的個性化內容。您用於自定義每封信件或電子郵件的信息來自您的數據源，例如聯繫人列表。

如果您使用 Gmail 作為您的主要電子郵件客戶端，則沒有內置的郵件合併功能。但是，有一個可用於與您的 Gmail 帳戶鏈接的 Google 表格的郵件合併插件。我們將向您展示如何使用帶有附件的 Gmail 郵件合併插件來個性化一批相同的電子郵件並發送它們。

為帶有附件的 Gmail 安裝郵件合併插件

在安裝和使用 Mail Merge 插件之前，請登錄您要使用的 Gmail 帳戶。

然後，為 Google 表格安裝郵件合併插件。

單擊Let's get started對話框上的Continue以授予 Mail Merge 插件運行權限。

列出了加載項所需的各種權限。單擊允許以授予郵件合併插件訪問您的 Gmail 帳戶的權限。

郵件合併- 入門指南顯示。單擊X關閉對話框。

創建合併模板

郵件合併插件會在新標籤頁上的 Google 表格中打開一個新的無標題電子表格。

轉到附加組件 > 帶有附件的郵件合併 > 創建合併模板。

在Untitled 電子表格中創建了一個空白郵件合併模板，其中包含必填列，例如First Name、Last Name和Email Address。

導入或輸入您的聯繫人

現在，您需要將要使用的聯繫人添加到此電子表格中。為此，請轉到附加組件 > 帶有附件的郵件合併 > 導入 Google 聯繫人。

導入聯繫人是添加聯繫人的最快方式。但您也可以手動將收件人信息輸入到電子表格中。

如果您有某些收件人組，您可以向其發送批量電子郵件；您可能想在 Google 通訊錄中創建群組。

從下拉列表中選擇包含您要使用的電子郵件地址的組，然後單擊導入聯繫人。對話框不會自動關閉，因此請單擊對話框右上角的X。

為聯繫人添加附件

您可以在每封電子郵件中自定義的項目之一是附件。您可以使用指向 Google Drive 帳戶中文件的鏈接將不同的文件附加到每封電子郵件。

為此，請打開一個新選項卡並登錄 Google Drive。然後，上傳要附加到電子郵件的文件。您可以將文件拖到瀏覽器窗口上進行上傳。

接下來，右鍵單擊上傳的文件，然後單擊Get shareable link。

在彈出對話框中，確保滑塊上的鏈接共享處於打開狀態（綠色）。

如果鏈接共享已開啟，則在您選擇獲取共享鏈接時會自動複製 URL 。如果您沒有看到說明鏈接已復製到剪貼板的消息，請在對話框中選擇 URL 並將其複制。

返回郵件合併電子表格並將 URL 粘貼到您要將此文件發送給的人的文件附件列中。您可以向列表中的每個聯繫人發送不同的文件。

您還可以包含多個文件附件 URL，以逗號分隔。

安排發送電子郵件的日期和時間

計劃數據列允許您指定發送電子郵件的日期和時間，每個人可能不同。

要安排電子郵件，請使用 dd/mm/yyy hh:mm 格式在所需聯繫人的計劃日期列中輸入所需的日期和時間。

將“計劃日期”列中的單元格留空，以便在設置電子郵件後立即發送電子郵件。

添加自定義內容

除了郵件合併模板中包含的標準字段外，您還可以添加其他自定義字段。也許您想添加每個收件人的電子郵件地址和會員編號等信息。您可以在電子表格中添加列以存儲該信息。

對於我們的示例，我們將添加一些簡單的東西。我們希望在每封電子郵件中使用收件人的姓氏，前面加上他們的頭銜（先生、女士或夫人）。所以，我們要添加一個標題列。

要將列添加到郵件合併電子表格，請將鼠標移到最後填充的列的列標題上。單擊出現的向下箭頭按鈕，然後單擊Insert 1 right。

單擊藍色標題單元格並將列的名稱更改為適當的名稱。您將在 Gmail 的電子郵件草稿中使用此名稱，以便稍後將值插入每封電子郵件。

然後，在列名稱下方的單元格中為每個聯繫人輸入適當的值。

在 Gmail 中創建電子郵件草稿

現在，是時候創建要發送給郵件合併電子表格聯繫人的電子郵件草稿了，並使用可變字段來自定義每封電子郵件。

打開一個新標籤並登錄到您用於郵件合併電子表格的同一 Gmail 地址。創建一封新電子郵件並鍵入電子郵件的主題和正文。您還可以在電子郵件草稿中添加富文本格式和內嵌圖像。

要在電子郵件中包含可變字段，例如Title和Last Name ，請使用{{field name}}表示法插入字段名稱。例如，我們在電子郵件中添加了{{Title}} {{Last Name}} 。您還可以將變量字段添加到主題行。如果您已將文件附件 URL 添加到郵件合併電子表格，則無需將該變量字段添加到電子郵件中。它們將自動包含在電子郵件中。

不要點擊發送。

配置郵件合併

返回郵件合併電子表格，然後轉到Add-ons > Mail Merge with Attachments > Configure Mail Merge。

輸入電子郵件信息，例如發件人的全名、抄送地址和密件抄送地址。如果發件人的電子郵件地址與您登錄時使用的 Gmail 地址不同，請從下拉列表中選擇電子郵件地址。登錄的電子郵件地址也用作回复地址，但您可以更改它。

單擊繼續。

發送測試電子郵件

從第一個下拉列表中選擇使用現有的 Gmail 草稿郵件作為模板。然後，從“選擇 Gmail 草稿”下拉列表中選擇您要使用的草稿。

測試您的郵件合併是個好主意，因此請單擊發送測試電子郵件。

您將在您在郵件合併電子表格中登錄的帳戶中收到測試電子郵件。使用導入列表中第一個聯繫人的變量字段值。您添加的任何文件附件 URL 都會添加到郵件底部。您可以從鏈接下載文件，也可以將文件保存到您的 Google Drive 帳戶。

運行郵件合併

返回郵件合併電子表格並單擊運行郵件合併以開始發送電子郵件。如果您將日期和時間添加到任何或所有聯繫人的“預定日期”列，則將發送電子郵件。沒有預定日期和時間的聯繫人的電子郵件將立即發送。

郵件合併完成後，單擊完成。

重命名郵件合併電子表格

郵件合併電子表格會自動保存為默認名稱Untitled spreadsheet。如果您想再次使用此電子表格，您可能需要給它一個更好的名稱。

要更改郵件合併電子表格的名稱，請單擊電子表格左上角的名稱。

鍵入新名稱。這個新名稱顯示在電子表格上。

您輸入的新名稱也用作您 Google Drive 帳戶中的文件名。現在，您可以再次使用此郵件合併並根據需要進行更改。

郵件合併也是Word for Windows、Word for Mac和Outlook 2013 或 Windows 2016中的內置功能。

你使用郵件合併嗎？您是否找到了其他在 Gmail 中進行郵件合併的方法或在其他電子郵件服務中進行郵件合併的方法？在評論中讓我們知道您的經歷。