如何使重要的電子郵件在 Outlook 中脫穎而出

幾乎每個辦公室員工有時都必須處理笨重的電子郵件收件箱。值得慶幸的是，Microsoft Outlook 用戶可以利用旨在使重要電子郵件脫穎而出的各種功能。

這些包括條件格式和顏色類別，以便為您的電子郵件添加不同的字體和顏色。下面介紹如何在 Outlook 中使用這些功能。

在 Outlook 中使用條件格式

條件格式允許您為 Outlook 電子郵件設置格式規則。您可以為收件箱中顯示的電子郵件設置不同的顏色、字體和样式。首先，您需要創建一個新的條件格式規則。

在 Outlook 中，單擊 “當前視圖”類別中的“視圖”>“視圖設置” 。在 高級視圖設置窗口中，單擊條件格式。

創建新的條件格式規則

Outlook 已經為特定方案使用條件格式規則，您將從“條件格式設置”窗口中看到。例如，未讀電子郵件將使用 Segoe UI 字體顯示為藍色文本。

要添加您自己的條件格式規則，請單擊添加按鈕。

為您的規則指定一個適當的名稱，然後單擊“ 字體”以設置格式選項，例如字體、顏色和大小。

單擊 確定 以確認您的字體設置。

設置規則的格式樣式後，單擊 條件按鈕。

從這裡，您可以將規則設置為自動應用於包含某些關鍵字的電子郵件或發送到或來自某些電子郵件地址的電子郵件。

按電子郵件地址格式化

要添加適用於來自特定發件人的電子郵件的規則，請在“發件人”框中鍵入電子郵件地址，並用分號分隔多個電子郵件地址。您可以通過鍵入@domain.com將其應用於從單個站點發送的所有電子郵件，並將 domain.com 替換為正確的域名。

您也可以通過在“發送至”框中鍵入電子郵件地址來對您發送而不是接收的電子郵件執行此操作。

通過關鍵字搜索格式化

要將條件格式規則應用於包含單詞的電子郵件，請在“搜索單詞”框中鍵入關鍵字（或多個關鍵字）。

在下面的下拉菜單中選擇僅主題字段選項以僅搜索您選擇的關鍵字的主題字段，或選擇主題字段和郵件正文選項以搜索整個電子郵件。

高級條件格式規則

您可以在更多選項和高級選項卡中創建更複雜的格式規則。從這裡，您可以通過電子郵件的閱讀狀態、重要性、後續標誌、大小等將新規則應用於電子郵件。

例如，要將您的規則設置為僅適用於未讀電子郵件，請單擊“更多選項”選項卡中的“僅限項目”複選框，然後從下拉菜單中選擇“未讀”選項。

在“ 高級”選項卡中，您可以使用幾乎所有可用的 Outlook 數據為您的規則創建特定搜索。單擊“字段”選項可為您提供數百個選項供您選擇。最常用的字段列在“常用字段”類別下。

單擊 添加到列表以將此高級搜索條件添加到您的格式規則。下面的示例顯示了對主題字段中包含“Ben”的所有電子郵件的高級搜索 。

對規則感到滿意後，單擊“ 確定”進行確認，然後 單擊“確定”關閉“ 條件格式設置”窗口。

使用電子郵件類別

雖然可以使用搜索文件夾對 Outlook 電子郵件進行分類，但強調重要電子郵件的另一種方法是應用類別。類別有單獨的名稱和顏色標籤，允許您單獨查看它們。

例如，綠色-黃色-紅色系統可以幫助您優先處理最重要的電子郵件。默認情況下，Outlook 提供藍色、綠色、橙色、紫色、紅色和黃色的類別。您可以使用其他顏色和名稱編輯這些或創建自己的。

創建或編輯類別

要創建新類別或編輯現有類別，請單擊主頁> 分類 > 所有類別。

單擊 新建以創建新類別。從下拉菜單中選擇您的類別顏色，並在上面的名稱框中為其命名。

單擊 確定以保存您的類別。

手動將類別應用於 Outlook 電子郵件

要手動將類別應用到 Outlook 電子郵件，請在 Outlook 文件夾視圖中選擇它。單擊Home > Categorize，然後單擊您的類別。

您的類別將在默認 Outlook 文件夾視圖中顯示為收據時間和日期上方的彩色方塊。您的類別名稱將顯示在電子郵件視圖中的電子郵件主題下方。

要按類別查看電子郵件，請單擊 查看 > 類別並滾動到您的類別的相應部分。

自動應用 Outlook 類別

您還可以使用 Outlook 規則自動將類別應用於某些電子郵件。為此，請單擊文件 > 信息 > 管理規則和警報。

在 規則和警報 菜單的電子郵件規則選項卡中，單擊新建規則按鈕。

選擇 對我收到的消息應用規則，然後單擊 下一步。

為您的顏色類別規則選擇搜索條件。例如，要將規則應用於來自特定電子郵件地址或域名的電子郵件，請單擊來自人員或公共組複選框。

在下面的 第 2 步區域中，再次單擊條件（藍色下劃線）。在底部的“發件人”選項旁邊 ，輸入您的電子郵件地址或域名。

如果 Outlook 可以在您現有的郵箱中找到該電子郵件地址，請從出現的列表中選擇它，然後單擊“ 確定” 。如果不能，請單擊 Cancel。無論如何都會創建規則。單擊 下一步繼續。

您可以在下一階段為您的規則設置操作。單擊以啟用步驟 1部分中的“分配給類別類別”選項。

通過單擊下面步驟 2部分中的類別，選擇要分配給此規則的類別，然後單擊OK  ，然後單擊Next  。

下一階段允許您選擇此規則的任何例外。如上所述選擇這些，或單擊 下一步繼續。

在最後階段，為您的顏色類別規則命名，然後選中 “立即在“收件箱”中的郵件上運行此規則復選框，以追溯將其應用於所有現有電子郵件。

單擊 完成以創建並運行規則。根據您選擇的標準，顏色類別將應用於您的電子郵件。

不要錯過重要的 Outlook 電子郵件

使用顏色類別和條件格式規則是使您發送和接收的重要電子郵件在 Outlook 中脫穎而出的好方法。不要忘記通過使用額外的 Outlook 規則和後續標誌來跟踪電子郵件鍊和重要任務來進一步提高 Outlook 工作效率。

您還可以使用 Outlook中的 Quick Parts 快速將常用語句添加到您的電子郵件回復中。