如何在 Microsoft Excel 中使用數據驗證創建下拉列表

數據驗證允許您執行涉及復雜自定義設置的操作，例如提示用戶從列表中選擇一個選項或將單元格限制為某些數據類型。當您需要保持 Microsoft Excel 數據的一致性和標準化時，它非常有用。

今天我將向您展示如何使用數據驗證在單元格中創建下拉列表。雖然我使用 Excel 2016 截取屏幕截圖，但如果您使用的是舊版本，步驟是相同的。在Microsoft 365（以前稱為 O365）套件中的現代版 Excel 中，這些步驟也是相同的。

創建數據表和選項列表

首先，建立基礎數據表。您可以手動輸入數據​​，也可以從其他來源複製並粘貼數據。

接下來，我們將為下拉列表輸入一個選項列表。當您定義數據驗證或在同一工作表或另一個工作表的另一個位置定義列表時，您可以這樣做。

對於此示例，我們將在另一個工作表上列出下拉列表的選項，因此單擊 Excel 窗口��部的一個工作表選項卡。

在列（或行）中輸入每個選項，在單元格中輸入一個選項。然後，使用您的數據返回工作表。

打開選定單元格的數據驗證

對於此示例，我們希望將下拉列表添加到Rating列或B列。選擇要添加下拉列表的單元格。在我們的例子中，我們選擇了B2到B10。

然後，單擊數據選項卡。

在數據工具部分，單擊數據驗證按鈕。

向選定單元格添加下拉列表

顯示數據驗證對話框。在“設置”選項卡上，您可以讓 Excel 將所選單元格中的條目限制為日期、數字、小數、時間或特定長度。

對於我們的示例，從允許下拉列表中選擇列表以在每個選定的單元格中創建一個下拉列表。

選擇下拉列表選項的來源

現在，我們需要在每個下拉列表中指定選項的來源。有兩種方法可以做到這一點。第一種方法是在源框中手動鍵入選項，用逗號分隔。如果您有很長的項目列表，這可能會很耗時。

在本文前面，我們在單獨的工作表上創建了一個項目列表。我們現在將使用該列表來填充每個選定單元格中的下拉列表。第二種方法很容易管理。當您將工作簿分發給用戶時，您還可以隱藏包含選項的工作表（右鍵單擊工作表選項卡並選擇隱藏）。

要將單獨工作表中的列表添加到下拉列表中，請單擊“源”框右側的向上箭頭。

數據驗證對話框縮小到只有源框，您可以在對話框下訪問您的工作簿。單擊包含下拉列表選項的工作表的選項卡。

接下來，選擇包含選項的單元格。工作表名稱和帶有選項的單元格區域將添加到“數據驗證”對話框的“源”框中。

單擊Source框右側的向下箭頭以接受輸入並展開對話框。

添加輸入消息

您可以將可選消息添加到下拉列表中。也許您想顯示幫助消息或提示。保持消息簡短是個好主意。

要添加在選擇包含下拉列表的單元格時顯示的消息，請單擊輸入消息選項卡。接下來，在框中輸入標題和輸入消息。

添加錯誤警報

下拉列表中的另一個選項是一條錯誤消息，當用戶嘗試輸入與驗證設置不匹配的數據時會顯示該消息。在我們的示例中，當有人在單元格中鍵入與任何預設選項都不匹配的選項時，將顯示錯誤消息。

要添加錯誤消息，請單擊錯誤警報選項卡。錯誤警報樣式的默認選項是Stop。您還可以選擇警告或信息。對於此示例，接受樣式下拉列表中的默認選項停止。

輸入錯誤警報的標題和錯誤消息。最好保持錯誤消息簡短且信息豐富。單擊確定。

使用新的下拉列表

現在，當您單擊添加了數據驗證列表的單元格時，將顯示一個下拉列表，您可以選擇一個選項。

如果您將輸入消息添加到下拉列表中，則會在您選擇包含下拉列表的單元格時顯示。

如果您嘗試輸入與任何預設選項都不匹配的選項，您設置的錯誤警報將顯示在對話框中。

您如何使用 Excel 中的下拉列表？讓我們在評論中知道。此外，請查看我們的其他Microsoft Office 提示和我們在 Google 表格中創建下拉菜單的 教程。