كيفية إرسال رسائل الرد التلقائي المتكررة في Outlook 2019/365/2016 عندما تكون خارج المكتب؟

تاريخ التحديث الأخير: أكتوبر 2019

قابلية التطبيق: Office 365/2019 و 2016 و 2013. Windows و macOS.

هذا سؤال حصلنا عليه من دوروثي:

مرحبا! أنا أعمل كوكيل سفريات وتوافر لي أمر بالغ الأهمية لعملائي. بين الحين والآخر ، أكون بعيدًا عن المكتب بسبب الإجازات ، وأود التأكد من أن عملائي على دراية بذلك وأن الأشياء لا تسقط من الشقوق. في الماضي ، كنت أعمل لدى شركة ، وأتذكر أنه كانت هناك حيلة لتعيين الرد التلقائي من المكتب هناك. أنا الآن أعمل من المنزل وأستخدم Outlook.com و Gmail في Microsoft Outlook 2019 ، فهل هناك طريقة لإعداد قاعدة خارج المكتب لإعلام الآخرين بأنني بعيد؟

شكرًا على سؤالك الجيد ونتمنى لك التوفيق في عملك الجديد.

يمكنك بسهولة تحديد نصوص الرد التلقائي عندما تكون خارج المكتب باستخدام القواعد. سنشرح في هذا البرنامج التعليمي كيفية القيام بذلك في Windows ثم في نظام macOS. يمكن للقراء وضع ذلك في الممارسة العملية من أجل الحصول على رد Outlook تلقائيًا في حالة تواجدهم بعيدًا لقضاء عطلة ، أو أي إجازة أخرى.

للتأكد من اكتمالها ، أضفنا قسمًا قصيرًا حول كيفية استخدام Outlook على Exchange لإرسال ردود OOTO.

ضبط الردود التلقائية على Windows

باستخدام القواعد

إذا كنت تستخدم Gmail أو Hotmail / Outlook.com على Outlook ، فستحتاج إلى استخدام القواعد لإعداد المجيب الآلي.

يرجى المتابعة على النحو التالي:

• افتح برنامج Outlook.
• أولاً ، حدد قالب رسالة Outlook الذي سيتم إرساله عند الغياب. يحتوي هذا المنشور على جميع المعلومات التي تحتاجها لإعداد النموذج الخاص بك.
• بعد ذلك ، في علامة التبويب البريد الإلكتروني ، اضغط على زر القواعد.
• حدد إدارة القواعد والتنبيهات.
• سيتم فتح معالج القواعد.
• اضغط على زر قاعدة جديدة ...
• ثم حدد تطبيق القواعد على رسائل البريد الإلكتروني التي أتلقاها .

• ضرب التالي.
• حدد ما إذا كنت ترغب في تطبيق قاعدة "خارج المكتب" على رسائل بريد إلكتروني محددة.
• اضغط على التالي إذا كنت تريد تطبيق القاعدة على جميع الرسائل الواردة.
• تحقق الآن من قاعدة الرد باستخدام نموذج معين.
• في الجزء السفلي ، اضغط على رابط القالب المحدد.

• تصفح جهاز الكمبيوتر الخاص بك بحثًا عن قالب البريد الإلكتروني الذي حددته في الخطوة الأولى من هذا البرنامج التعليمي.
• ملاحظة: يتم حفظ القوالب كملفات في كثير من الأحيان .

• بمجرد العثور على القالب الخاص بك ، قم بتمييزه واضغط على فتح.
• ضرب التالي.
• حدد أي استثناءات لقاعدتك حسب الحاجة.
• ضرب التالي.
• أدخل اسمًا ذا معنى لقاعدتك ، كما هو موضح أدناه

• عند الانتهاء ، اضغط على إنهاء.

تعطيل القواعد

ملاحظة: يرجى تذكر أنك ستحتاج إلى إلغاء تفعيل القواعد الخاصة بك عند العودة من الإجازات أو إجازة الغياب ؛ وإلا فسيستمر إرسال رسائل البريد الإلكتروني التلقائية الخاصة بك.

إذا كنت ترغب في تعطيل ردودك ، فتابع ما يلي:

• افتح برنامج Outlook
• ضرب القواعد
• ضرب إدارة القواعد والتنبيهات
• قم بإلغاء تحديد أي قواعد ترغب في إلغاء تنشيطها.

• عند الانتهاء ، اضغط على تطبيق.

عن طريق الصرف

إذا كانت شركتك تستخدم Exchange Server ، فإن عملية التكوين تكون بسيطة للغاية:

• افتح برنامج Outlook.
• ضرب ملف.
• اضغط الآن على زر الردود التلقائية (لاحظ أنك ستحتاج إلى الاتصال بـ Exchange لإعدادها).
• حدد الآن الرد التلقائي الخاص بك للمرسلين داخل خارج مؤسستك.
• اضغط على موافق عند الانتهاء.

خارج المكتب الردود على شركة المطوع والقاضي

إذا كنت تستخدم نظام macOS ، فإن العملية بسيطة إلى حد ما ، فإليك الخطوات:

1. افتح Outlook لنظام التشغيل macOS
2. من الشريط العلوي ، انتقل إلى الأدوات واختر القواعد العشرة.
3. سيتم فتح مربع حوار القواعد.
4. إذا كنت تستخدم Gmail أو Outlook.com/Hotmail ، فحدد IMAP في الجانب الأيسر.
5. اضغط على علامة + في الجزء السفلي من مربع الحوار.
6. حدد اسم القاعدة الخاص بك:

1. في قسم Do the following ، حدد Reply ثم اضغط على Reply Text… .
2. انتقل الآن وحدد نص الرد الخاص بك خارج المكتب كما هو موضح أدناه

1. عند الانتهاء ، اضغط على موافق .
2. حدد مربعي " عدم تطبيق " و " ممكّن " واضغط على موافق . بمجرد العودة من إجازتك ، تذكر إلغاء تحديد الزر ممكّن لإلغاء تنشيط القاعدة.
3. ستظهر لك مربع حوار القواعد على النحو التالي. سيتم الرد على كل بريد إلكتروني وارد تلقائيًا بواسطة Outlook.

المزيد من أسئلة القراء

ردود تلقائية متعددة لصندوق بريد واحد

تم سؤالنا عما إذا كنت قادرًا على تعيين مستجيبين تلقائيين مختلفين وفقًا لمن أرسل الرسالة. هذا ممكن ، لأن برنامج Outlook Rules Wizrd يسمح لك بشرط رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من خلال عدة معلمات:

• من قبل الناس،
• سواء كنت في TO أو CC ،
• سواء كنت المستلم الوحيد
• ما إذا كانت كلمات معينة تظهر في الموضوع أو الجسم
• حسب أهمية البريد الإلكتروني

من أجل استخدام ردود متعددة ، كل ما عليك فعله هو إنشاء قواعد مختلفة ثم تعيين قوالب رد مختلفة في Outlook لكل منها.

كيف أعرف إذا تم إرسال الردود التلقائية الخاصة بي؟

سؤال جيد ، سترى ردودك تظهر كإدخالات في مجلد العناصر المرسلة في Outlook

هل يعمل عندما يكون جهاز الكمبيوتر الخاص بي مغلقًا؟

هذا سؤال مهم للغاية - الإجابة هي أن القواعد التي تحددها في Outlook هي قواعد خاصة بالعميل فقط ، مما يعني أنها لن تعمل إلا عند تشغيل Outlook. ليس هذا هو الحال إذا كنت تستخدم الردود التلقائية على Outlook على Exchange.

هل يمكنني إعداد Auto-Forward بدلاً من ذلك؟

عندما تكون في PTO / عطلة / إجازات أو أثناء السفر ، قد تختار إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى أشخاص آخرين حتى يتمكنوا من الرد. يمكنك استخدام معالج القواعد لتحديد قاعدة معينة للتعامل مع ذلك.

هل يمكنني إضافة صورة إلى رسالة الرد التلقائي الخاصة بي؟

في Windows ، يمكنك إضافة معلومات نصية غنية إلى ردودك ، سواء كانت روابط أو صور أو حتى صور متحركة. يمكنك أيضًا إضافة توقيعك إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة.

في حالة وجود أي أسئلة إضافية ، لا تتردد في إعلامنا. أتمنى أن يساعد!