نماذج Outlook: كيفية إنشاء نماذج قابلة للتعبئة في Microsoft Office 2016/2019؟

ملاحظة: هذا المحتوى المنشور ينطبق على Office 2019،2016 ، 2013 ، 2010 ؛ إصدارات سطح المكتب و Office 365 ؛ Windows 10 و 8 و 7 ؛

تم تحديث المنشور في: مايو 2020

هذا سؤال من Deanne:

أعمل في صناعة البيع بالتجزئة. أستخدم Outlook لإدارة معلومات الاتصال الخاصة بي. أنا مغرم تمامًا بـ Outlook بصفتي مدير جهات الاتصال الخاص بي ، ولكن من الواضح أنني بحاجة إلى أن أكون قادرًا على تحسين إمكانات نموذج الاتصال الأساسية. مطلبي هو أن أكون قادرًا على إضافة العديد من الحقول التي ستسمح لي بتخزين الروابط إلى ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية لكل جهة من جهات الاتصال الخاصة بي. قصة قصيرة طويلة ، أعتقد أن لديّ سؤالين هنا: أولاً ، كيفية إنشاء أزرار عناصر القائمة التي تسمح لي بالتفاعل مع نماذج Outlook والثاني: كيفية المضي قدمًا وإنشاء نموذج جهة الاتصال أو تعديله. هي موضع تقدير كبير أي تلميحات. شكرا!

في هذا المنشور ، سنعلمك كيف يمكنك بسهولة إنشاء نماذج مستخدم مخصصة قابلة للتعبئة في Microsoft Outlook. سنقوم بتخصيص نموذج الاتصال كمثال ، ولكن العملية قابلة للتطبيق تمامًا على رسائل البريد الإلكتروني والمهام وطلبات المهام ودعوات المواعيد وإدخالات دفتر اليومية وما إلى ذلك.

حسنًا .. لنبدأ.

العمل مع النماذج في Outlook ليس بالأمر الصعب. يقوم Outlook بشحن العديد من القوالب المحددة مسبقًا ، والفكرة الأساسية هي تخصيص هذه القوالب وفقًا لاحتياجاتك.

إنشاء نماذج Outlook المخصصة

فيما يلي عملية إدراج وتحرير نماذج مستخدم Outlook:

1. قم بإعداد علامة التبويب مطور Outlook .
2. افتح نموذج Outlook موجود .
3. قم بتعديل النموذج لتضمين الحقول المخصصة حسب الحاجة.
4. احفظ نموذج المستخدم المخصص الخاص بك .
5. اختبر عملك بدقة.
6. شارك مع مستخدمي Outlook الآخرين في مكان عملك أو مجموعتك حتى يتمكنوا من استخدام النموذج المفيد الذي أنشأته للتو :-).

نماذج Outlook: مثال مفصل

يقوم Microsoft Outlook بشحن مجموعة لطيفة من النماذج المتعلقة بكائنات Outlook الرئيسية التي يمكنك تحديدها وبدء عملية تطوير النموذج الخاصة بك. هذا مفيد للغاية لأننا لا نريد إعادة اختراع العجلة. في هذا البرنامج التعليمي ، سنمضي قدمًا ونوسع نموذج جهات الاتصال الموجود بالفعل والمخزن في مكتبة النماذج القياسية الخاصة بك.

على وجه التحديد ، سنركز بشكل خاص على كيفية تخصيص نموذج جهات الاتصال. للراحة ، سنفترض أنك سترغب في إدارة معلومات الوسائط الاجتماعية التالية للأشخاص الذين يمكن الاتصال بهم:

• ملف تعريف LinkedIn
• الملف الشخصي على Twitter
• حساب فيسبوك
• مجموعة الفيسبوك

إليك كيف سيبدو نموذج مستخدم Outlook المخصص لدينا:

الخطوة 0: إعداد علامة التبويب Developer

كما لاحظ القارئ أعلاه ، قبل أن نبدأ في استخدام نماذج Outlook المخصصة ، نحتاج إلى تمكين ما يسمى بعلامة التبويب Developer. سيسمح لنا هذا بالوصول إلى إمكانات Outlook التي نحتاجها لتطوير نماذجنا الخاصة.

هيريس كيفية القيام بذلك:

1. أولاً ، انطلق وافتح Microsoft Outlook .
2. الآن انقر بزر الماوس الأيمن فوق الشريط وحدد تخصيص الشريط .

1. انقر فوق خانة اختيار المطور وحدد موافق .

1. ستلاحظ الآن علامة تبويب المطور المضافة حديثًا في الشريط الخاص بك.

الخطوة 1: افتح النموذج الحالي الخاص بك

1. في شريط Outlook الخاص بك ، امض قدمًا واضغط على قائمة المطور .
2. الآن انطلق واضغط على تصميم نموذج .
3. في الحقل "بحث في" ، تأكد من تحديد مكتبة النماذج القياسية .
4. حدد نموذج الاتصال .
5. ضرب فتح.
6. سنمضي قدمًا الآن ونقوم بتعديل نموذج الاتصال الحالي.
7. ستلاحظ أنه تم فتح النموذج الخاص بنا في Design View.
8. في الخطوة التالية ، سنقوم بإضافة عدة حقول مخصصة جديدة للاحتفاظ بمعلومات الاتصال بشبكات التواصل الاجتماعي الخاصة بنا.

الخطوة 2: إضافة حقول نموذج مخصصة

في هذه الخطوة ، سنمضي قدمًا وننشئ حقول نماذج مخصصة (أعمدة 0 لمعلومات الوسائط الاجتماعية.

• في مجموعة أدوات الشريط ، اضغط على زر منتقي الحقول.
• سيتم فتح مربع الحوار هذا ، وفي الجزء السفلي من مربع حوار منتقي الحقول اضغط على جديد.

• قم بإنشاء أول عمود جديد ، واسمه LinkedIn ، واختر Type = Text and Format = Text ، كما هو موضح أدناه.

• كرر الآن العملية المذكورة أعلاه في الحقول الثلاثة التالية: Twitter و Facebook و Facebook Group.
• ستلاحظ الحقول الجديدة في الحقول المحددة من قبل المستخدم في قسم المجلد كما هو موضح أدناه:

الخطوة 3: قم بإضافة صفحة نموذج مخصصة

في هذه الخطوة سنضيف صفحة مخصصة إلى نموذج الاتصال. في تلك الصفحة سنقوم بتخزين حقول ملف تعريف الوسائط الاجتماعية.

1. الآن انطلق واضغط على علامة التبويب (P.2) بجوار General كما هو موضح أدناه.

1. الآن من الشريط ، اضغط على زر الصفحة وحدد إعادة تسمية الصفحة.

1. أدخل الوسائط الاجتماعية في حقل اسم الصفحة واضغط على موافق.
2. الآن اسحب الحقول الأربعة من الحقل اختر إلى صفحة الوسائط الاجتماعية الخاصة بك وضعها كما هو موضح أدناه:

1. ملاحظة: من أجل محاذاة الحقول المخصصة ، ما عليك سوى تحديدها (تأكد من الضغط على زر CTRL أثناء تحديدها جميعًا) ، ثم انقر بزر الماوس الأيمن واضغط على محاذاة ، ثم حدد اتجاه المحاذاة.
2. كجزء من تطوير النموذج الخاص بك ، يجب عليك التحقق من عملك بشكل دوري. أفضل طريقة للقيام بذلك هي الضغط على زر تشغيل هذا النموذج. سيوضح لك هذا كيف سيبدو عملك للمستخدم.

الخطوة 4: احفظ نموذج Outlook الخاص بك

كما رأيت من قبل ، لا يزال نموذج جهة الاتصال المعدل في وضع التصميم. إذا كنت تريد البدء في استخدامه ، فيجب عليك نشره في مكتبة النماذج الخاصة بك. وفقًا لأذوناتك ، قد تتمكن من إتاحتها لاستخدامك الخاص أو السماح لزميل آخر في مؤسستك باستخدامها أيضًا.

1. من الشريط الخاص بك ، اضغط على زر نشر.
2. حدد نشر النموذج باسم ..
3. ضمن اسم العرض ، اكتب ContactFormSocial
4. اضغط على نشر.

ملاحظة المستخدم المتقدم: سيتم حفظ النموذج الخاص بك كملف .oft في دليل AppData الخاص بالدليل الرئيسي :: \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

الخطوة 5: جرب النموذج الجديد الخاص بك

نحن على وشك الانتهاء. حان الوقت الآن للمضي قدمًا وتجربة عملنا.

1. افتح علامة التبويب "جهات الاتصال" في Outlook.
2. ضرب عناصر جديدة.
3. ضرب النماذج المخصصة.
4. حدد إدخال ContactFormSocial الخاص بك.
5. اضغط على زر الوسائط الاجتماعية في الشريط (لقد أضفته للتو في الخطوة السابقة ؛-))
6. Voila '- انتهى!

الخطوة 6: استخدم نموذج الاتصال الجديد بشكل افتراضي

إذا كنت راضيًا عن نتيجة عملك ، يمكنك تعيين النموذج الجديد الخاص بك كنموذج جهة الاتصال الافتراضي في Microsoft Outlook. لا تفعل ذلك إلا بعد أن تتبع البرنامج التعليمي بأكمله ، لأن هذه الخطوة لا صلة لها بأي طريقة أخرى.

قم بما يلي:

1. انتقل إلى علامة التبويب جهة الاتصال.
2. قم بتمييز مجلد مكتبة جهات الاتصال (بشكل افتراضي يسمى مجلد جهات الاتصال).
3. انقر بزر الماوس الأيمن واختر خصائص.
4. في علامة التبويب عام ، حدد اسم النموذج الخاص بك (في حالتنا ContactFormSocial) في حقل عند النشر في المجلد.
5. اضغط على موافق.

قوالب نموذج اجتماع Outlook

إذا كنت تبحث عن برنامج تعليمي أكثر تعمقًا ، فتأكد من زيارة هذا المثال التفصيلي لتصميم قالب البريد الإلكتروني والمواعيد لبرنامج Outlook (ينطبق على كل من Windows و macOSX)

أين أجد قوالب Outlook الخاصة بي؟

واجه اثنان من القراء بعض المشاكل في العثور على موقع تخزين نماذج المستخدم المخصصة الخاصة بهم لبرنامج Outlook.

بشكل افتراضي ، يكون الموقع ضمن حساب المستخدم الخاص بك. في نظام التشغيل Windows 10/8 أو 7 ، من المحتمل أن تكون: C \: users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.