كيفية جدولة وإرسال طلبات الاجتماعات والحدث والمواعيد المتكررة في Outlook 2019/365؟

هذا سؤال تلقيناه من دونا:

مرحبا! تم تعييني للتو كمدير مشروع هنا في شركتي ، لذلك أنا أعيش الآن في Outlook :-)… من أول الأشياء التي سأحتاج إلى القيام بها هو إعداد سلسلة اجتماعات مستمرة مع العديد من أصحاب المصلحة في المشروع. يمكن أن يكون هؤلاء إما واحد على واحد ، من اجتماعات المجموعة. سأكون سعيدًا بالحصول على بعض الاختصارات حول كيفية البدء في جدولة تلك التكرارات. المساعدة مقدما. شكرا!

شكرا على سؤالك ونتمنى لك التوفيق في عملك الجديد.

قد تكون إدارة المواعيد المتكررة في Outlook مهمة شاقة ، فلنحاول تفصيلها باستخدام بعض أفضل الممارسات لإنجاز المهام.

قم بإعداد تقويم مشروعك

ستكون توصيتي الأولى هي إعداد تقويم مخصص لمشروعك ، بحيث يمكنك تنظيم جميع الاجتماعات المتعلقة بالمشروع في مكان واحد. إليك برنامج تعليمي حول إضافة تقاويم جديدة إلى Outlook لكل من Windows و MAC.

جدولة سلسلة الاجتماعات المتكررة

بعد إعداد التقويم الخاص بك ، يمكنك البدء في جدولة سلسلة اجتماعاتك.

مستخدمو Windows

• قم بتسجيل الدخول إلى Outlook وافتح التقويم الخاص بك.
• في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، انقر فوق عرض "أسبوع العمل" الخاص بك ، وسيوفر هذا عرضًا أكثر دقة وأسهل في استخدام التقويم الخاص بك.
• الآن حدد يوم ووقت اجتماعك.
• انقر بزر الماوس الأيمن واضغط على اجتماع متكرر جديد (أو موعد).
• إذا لزم الأمر ، اضبط تاريخ ووقت الاجتماع / الموعد.
• حدد تكرار الاجتماع (يومي / أسبوعي وما إلى ذلك).
• حدد نطاق التكرار الخاص بك.

• عندما تنتهي اضغط موافق .
• بعد ذلك ، اضغط على الزر " إلى" لتحديد عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين من قائمة جهات الاتصال الخاصة بك أو بدلاً من ذلك أدخل عناوينهم يدويًا.
• حدد موضوعًا وصفيًا لاجتماعك.
• استخدم قسم علامات الاجتماع ، على الجانب الأيمن من الشريط ، لتحديد أهمية الاجتماع وحساسيته

• بعد ذلك ، حدد موقع الاجتماع وتفاصيل الاتصال الخاصة بك. قد تكون هذه غرفة اجتماعات أو قد تستخدم Skype أو Zoom for Outlook أو وسائل اتصال أخرى عبر الإنترنت.
• أخيرًا ، في هيئة دعوة الاجتماع الخاصة بك ، قم بتوسيع أهداف سلسلة الاجتماعات ومؤشرات الأداء الرئيسية وما إلى ذلك. تذكر أن تحدد أجندة واضحة لاجتماعك بالإضافة إلى أهداف واضحة وقابلة للقياس.
• عند الانتهاء ، اضغط على زر الإرسال .

مستخدمو Mac

تختلف العملية لمستخدمي MAC قليلاً وتشبه تلك المستخدمة في إصدارات Office الأقدم:

• افتح Outlook 365/2019 لنظام التشغيل MAC.
• في عرض التقويم ، مرر مؤشر الماوس إلى تاريخ ووقت الاجتماع / الموعد المطلوب.
• سيتم فتح مربع حوار اجتماع المنظم .
• اضغط على زر To لتحديد المشاركين في الاجتماع.

• ثم حدد الموضوع والموقع ومدة الاجتماع.

• في القائمة العلوية ، اضغط على زر التكرار .
• سيظهر مربع الحوار التالي:

• حدد إعدادات الاجتماع / الموعد حسب الحاجة.
• بمجرد الانتهاء ، اضغط على موافق.
• في نص دعوة الاجتماع ، قم بتوفير المزيد من المعلومات حسب الحاجة.
• عند الانتهاء اضغط على زر الإرسال .

طلبات الإعداد لسلسلة الاجتماعات / المواعيد / الأحداث عن طريق التكرار

يمكنك إنشاء سلسلة اجتماعات أو أحداث ، عن طريق نسخ سلسلة سابقة وتعديل مواضيع الاجتماع والمشاركين والموقع. إليك برنامج تعليمي سيساعدك على تحقيق ذلك.

أسئلة؟ لا تتردد في استخدام التعليقات أدناه لإعلامنا.

حظا سعيدا!