كيف تكتب وحدات ماكرو مفيدة في رسائل Outlook 2016 و 2019؟

في Microsoft Office ، نستخدم Visual Basic للتطبيقات (VBA) لإنشاء برامج مخصصة تعزز وظائف Office الأساسية وتساعد في توفير الوقت عن طريق أتمتة المهام المتكررة. نشير إلى برامج VBA الصغيرة هذه على أنها وحدات ماكرو .

في هذا البرنامج التعليمي ، أردنا توفير أكثر موارد تطوير الماكرو اكتمالاً على الويب لبرنامج Outlook. سنركز على استكشاف أساسيات Outlook VBA للمبتدئين ، وتعلم كتابة وحدات الماكرو ثم النظر في بعض أفكار الماكرو المفيدة الأكثر تقدمًا. بناءً على التعليقات التي حصلنا عليها ، بعد متابعة هذا البرنامج التعليمي ، يجب أن تكون قادرًا على تطوير وتشغيل وحدات ماكرو VBA بسيطة لـ Outlook.

• الأساسيات أولاً: سوف نتعلم كيفية إدراج وحفظ ماكرو VBA مخصص بسيط في جلسة Outlook النشطة.
• سنقوم بعد ذلك بإعداد بيئة تطوير الماكرو في جهاز الكمبيوتر الخاص بنا.
• سنستعرض أكثر الأمثلة الأساسية لبرنامج Outlook VBA. سيساعدك هذا على فهم أساسيات تطوير الماكرو ويسمح لك بكتابة وحدات ماكرو بسيطة.
• بعد ذلك ، سنمضي قدمًا ونحدد رمز اختصار لماكرونا في شريط أدوات الوصول السريع. سيسمح لنا ذلك بتشغيل الماكرو بسهولة.
• وسننتهي من خلال تمكين وحدات ماكرو Outlook والتعامل مع إعدادات الأمان الخاصة بها للتأكد من أن الكود سيتم تشغيله بالفعل عندما يُطلب منك ذلك في أجهزة الكمبيوتر الخاصة بنا.

هل يمكنني تسجيل ماكرو Outlook؟

بخلاف تطبيقات Office الأخرى ، لا يقدم Outlook مسجل ماكرو بسيطًا لالتقاط إجراءات المستخدم وإنشاء رمز VBA المطلوب تلقائيًا لنا في الخلفية. لذلك ، إذا أردنا إضافة وظائفنا المخصصة إلى Outlook ، فسنحتاج إلى تعلم كتابة برامج VBA البسيطة ودمجها في جلسة Outlook الخاصة بنا.

ملاحظة: إذا كنت مهتمًا بمعرفة كيفية عمل مسجل ماكرو Office فعليًا ، فإنني أوصي بالاطلاع على البرامج التعليمية لـ MS Word Macros و Excel VBA Macro التعليمية .

كتابة وحدات ماكرو VBA في Outlook

1. أولاً ، افتح Microsoft Outlook.
2. الآن ، انطلق واضغط على زر Alt + F11 .
3. سيتم فتح بيئة التطوير المتكاملة (IDE) لمطور VBA.
4. قم بتوسيع شجرة المشروع حتى عقدة ThisOutlookSession .
5. انقر بزر الماوس الأيمن فوق ThisOutlookSession ثم اضغط على إدراج .
6. ستقوم الآن بإدراج وحدة Visual Basic النمطية. لتحقيق ذلك ، امض قدمًا وحدد الوحدة النمطية .
7. الصق كود فبا في نافذة الوحدة النمطية .
8. اضغط على ملف ثم حدد حفظ .
9. انطلق وأغلق بيئة Developer . سيعيدك هذا إلى واجهة مستخدم Outlook الخاصة بك.

ملاحظة: تابع القراءة للحصول على بعض أمثلة التعليمات البرمجية البسيطة لتبدأ باستخدام VBA. لا تقم أبدًا بنسخ كود VBA من مصادر غير معروفة.

كيفية إعداد علامة التبويب المطور في Outlook؟

إذا كنت تقوم بتطوير وحدات ماكرو Outlook بشكل متكرر ، فقد ترغب في إعداد بيئة تطوير Office الخاصة بك. يبدو خيالي أليس كذلك؟ في الواقع إنه إجراء بسيط للغاية. لقراءة التفاصيل:

1. افتح Outlook ، وانقر بزر الماوس الأيمن فوق منطقة الشريط العلوي وحدد تخصيص الشريط .

1. تحقق من إدخال المطور واضغط على موافق .

1. الآن سوف تجد قائمة المطور في الشريط.

أمثلة مفيدة VBA Outlook

قم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني

يقوم هذا المقتطف البسيط بإنشاء عنصر رسالة بريد إلكتروني جديد برمجيًا.

يبدأ البرنامج النصي بإنشاء عنصر بريد Outlook ، ثم يقوم بتعيين الحقول إلى والموضوع والنص الأساسي و CC. أخيرًا ، يعرض الرسالة في Outlook حتى تتمكن من مراجعتها وإرسالها يدويًا.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

ملاحظة متقدمة: يمكنك استخدام قوالب Outlook المحددة مسبقًا عند تحديد رسائل بريد إلكتروني جديدة باستخدام VBA. للقيام بذلك ، ستحتاج إلى الاستفادة من طريقة CreateItemFromTemplate وتحديد موقع ملف قالب Outlook الخاص بك (*. في كثير من الأحيان ).

أرسل بريدًا إلكترونيًا برمجيًا

إذا كنت تريد أن يرسل Outlook البريد الإلكتروني الذي أنشأته للتو تلقائيًا ، فيمكنك إضافة السطر التالي إلى الكود المنشور أعلاه. الصق السطر التالي قبل عبارة End Sub للمقتطف السابق.

MyEmail.Send

إرفاق ملف برسالة بريد إلكتروني

في كثير من الحالات ، قد ترغب في أتمتة إرسال بريد إلكتروني بملف مرفق به. يمكن أن يكون هذا مستند Word أو جدول بيانات Excel أو عرض Powerpoint أو مستندات PDF إلخ. إذا كنت تريد إرسال بريد إلكتروني يحتوي على مرفقات بطريقة برمجية ، فاستخدم هذا الرمز:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

ملحوظات:

• يرجى التأكد من تعيين المسار الصحيح واسم ملف المرفق في المقتطف.
• في هذا المثال ، قمت بتعيين عدة مستلمين للبريد الإلكتروني ، يرجى ضبطها حسب الحاجة.

قم بإنشاء مهمة باستخدام VBA

يُنشئ المقتطف التالي مهمة Outlook ويعينها لشخص آخر ويعين موضوع المهمة والنص الأساسي.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

حفظ بتنسيق HTML

سأل عدد قليل من القراء عن كيفية أتمتة حفظ رسائل البريد الإلكتروني في HTML. الكود أدناه يحقق ذلك بالضبط.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

ملاحظة: تأكد من تشغيل هذا الرمز فقط على رسائل البريد الإلكتروني المفتوحة في Outlook (وليس في عرض Inbox / Explorer).

الأسئلة المتعلقة بوحدات ماكرو Outlook

أين يتم تخزين وحدات الماكرو في Outlook؟

قد تتجول في مكان تخزين الماكرو المستخدم بالضبط. حسنًا ، على عكس Excel على سبيل المثال ، والذي يسمح لك بتخزين وحدات الماكرو في ملف Personal.xlb أو في جداول بيانات محددة ؛ يتم تخزين كافة وحدات ماكرو Microsoft Outlook في ملف عام واحد في نظام الملفات الخاص بك. على وجه التحديد ، يسمى الملف الذي يخزن كل وحدات الماكرو الخاصة بك VBAProject.otm. يمكن العثور على الملف في: C: \ users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Outlook.

زر الاختصار لوحدات ماكرو Outlook

خطوتنا التالية هي إدخال زر اختصار صغير يتيح لنا تشغيل الماكرو بسهولة. للتبسيط ، سنقوم بإدراج هذا الزر في شريط أدوات الوصول السريع.

1. افتح Microsoft Outlook ، إذا لم يتم فتحه بعد.
2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق شريط Outlook العلوي وحدد تخصيص شريط أدوات الوصول السريع .

       ملاحظة: يمكنك استخدام إجراء مشابه لوضع الرمز الخاص بك في الشريط نفسه بدلاً من شريط أدوات الوصول السريع.

1. اضغط على مربع التحرير والسرد " اختيار الأوامر من " وحدد وحدات الماكرو .

1. حدد الماكرو الذي أنشأته للتو واضغط على إضافة .

1. اضغط على تعديل لتحديد صورة رمز مخصصة لزر شريط أدوات الوصول السريع.

1. عند الانتهاء ، اضغط على موافق.

كيفية تمكين ماكرو في Outlook؟

هذه الخطوة اختيارية ويجب اتباعها فقط إذا تلقيت رسالة خطأ عند تشغيل الماكرو الذي تم إنشاؤه حديثًا.

1. التالي هو السماح لبرنامج Outlook بتشغيل ماكرو VBA الخاص بنا. بشكل افتراضي ، يقوم Microsoft Office بتعطيل وحدات الماكرو ولا يسمح بها ؛ لذلك سنحتاج إلى تحديد أمان الماكرو المناسب للسماح بتشغيل ماكرو Outlook المخصص.
2. في Outlook 2016 ، انقر فوق المطور في الشريط وحدد أمان الماكرو .

1. حدد إعدادات أمان الماكرو.
   1. في Outlook 2016: حدد إعلامات لوحدات الماكرو الموقعة رقمياً فقط ، أو جميع الإعلامات الأخرى المعطلة أو لجميع وحدات الماكرو .
   2. في Outlook 2019: حدد Disable All Macros with Notification . سيؤدي هذا إلى نشر رسالة تحذير تتطلب موافقة المستخدم قبل تشغيل الماكرو.
2. بعد ضبط إعدادات أمان الماكرو ، اضغط على موافق .

ملاحظة: قد تمنع إعدادات الأمان الحالية تشغيل وحدات الماكرو في Outlook. فيما يلي برنامج تعليمي حول كيفية المتابعة إذا تم تعطيل وحدات الماكرو في مشروع Outlook Macro الخاص بك .

كيفية استخدام ماكرو Outlook الخاص بك؟

أخيرًا وليس آخرًا ، حان الوقت الآن لتشغيل الماكرو الذي تم إنشاؤه حديثًا.

1. انتقل إلى شريط أدوات الوصول السريع (الجانب الأيسر العلوي من الشاشة - أعلى قليلاً من القائمة الرئيسية).
2. اضغط على الأيقونة التي قمت بتعيينها إلى الماكرو الخاص بك.
3. Voi'la ، لقد أكملت للتو وتشغيل ماكرو Outlook VBA (الأول) الخاص بك!

أفكار إضافية لوحدات ماكرو Outlook

سأل العديد من قرائنا عما إذا كان بإمكاننا تحديد أفكار أخرى لـ Outlook Automation. هنا القليل منها لتبدأ

1. حفظ المرفقات تلقائيًا في الرسائل الواردة في مجلد معين.
2. اقرأ قائمة إدخالات المواعيد من ملف CSV وأنشئ المواعيد تلقائيًا في تقويم واحد أو أكثر.
3. إنشاء مهمة / اجتماع / جهة اتصال تلقائيًا من رسائل البريد الإلكتروني الواردة.
4. تصور حالة استجابة الحاضرين لمجموعة من الاجتماعات المتكررة.
5. إرسال رسائل بريد إلكتروني لبرنامج Outlook من Excel أو Word أو Access.
6. قم بتنزيل جميع المرفقات من مجلد Outlook معين إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا كانت مساحة حساب Outlook لديك محدودة ، يمكنك استخدام هذا الماكرو على وجه التحديد لتنزيل المرفقات الكبيرة فقط (أكثر من 5 ميغا بايت على سبيل المثال) على القرص الخاص بك ، بدلاً من إدارتها في Outlook.
7. تصدير جهات اتصال Outlook مباشرة إلى قاعدة بيانات Access. لاحظ أن تصدير جهات الاتصال إلى CSV متاح في المنتج.
8. تحديث معلومات الاجتماع تلقائيًا للمواعيد الفردية أو المتكررة.

الخطوات التالية

• هل تحتاج إلى مساعدة محددة لـ VBA؟ لا تتردد في الاتصال بنا للحصول على اقتراح مخصص .