Excel 2016 – Lektion 4: So speichern und teilen Sie Tabellenkalkulationen

• Excel 2016 – Lektion 3: So erstellen Sie neue und öffnen vorhandene Tabellenkalkulationen

Wenn Sie in Excel eine neue Tabelle erstellen, müssen Sie wissen, wie Sie diese speichern, damit Sie später darauf zugreifen und sie bearbeiten können. Genau wie in früheren Excel-Versionen können Sie Dateien lokal auf Ihrem Computer speichern. Aber im Gegensatz zu früheren Versionen können Sie mit Excel 2016 auch eine Tabelle über OneDrive im Cloud-System speichern . Sie können Ihre Tabelle auch direkt aus Excel exportieren und mit anderen teilen.

Inhaltsverzeichnis des Artikels

• Speichern und teilen Sie Excel 2016-Tabellen
  • Speichern und speichern unter
  • So speichern Sie eine Excel-Tabelle
  • Verwenden Sie „Speichern unter“, um in einer neuen Tabelle zu speichern
  • So ändern Sie den Standardspeicherort für Excel-Dateien
• AutoRecover-Funktion
  • Verwenden Sie die AutoRecover-Funktion
• Excel 2016-Tabelle exportieren
  • So exportieren Sie eine Tabelle als PDF-Datei
  • So exportieren Sie eine Tabelle in andere Dateitypen
• Teilen Sie Excel 2016-Tabellen
  • Teilen Sie eine Tabelle

Speichern und teilen Sie Excel 2016-Tabellen

Sehen Sie sich das Video unten an, um mehr über das Speichern und Freigeben von Tabellen in Excel 2016 zu erfahren :

Wann immer Sie eine Tabelle öffnen oder speichern, haben Sie die Möglichkeit, OneDrive zu verwenden , einen Online-Dateispeicherdienst, der in Ihrem Microsoft-Konto enthalten ist. Um diese Option zu aktivieren, müssen Sie sich bei Office anmelden. Weitere Informationen finden Sie in unserem Excel 2016 Complete Guide (Teil 2): ​​Erfahren Sie mehr über OneDrive .

Speichern und speichern unter

Excel 2016 bietet zwei Möglichkeiten zum Speichern von Dateien: Speichern und Speichern unter . Diese Optionen funktionieren ähnlich wie die alte Version, mit nur wenigen wichtigen Unterschieden:

• Speichern : Wenn Sie eine Tabelle erstellen oder bearbeiten, verwenden Sie den Befehl „Speichern“, um Ihre Änderungen zu speichern . Sie werden diesen Befehl häufig verwenden. Wenn Sie eine Datei speichern, müssen Sie beim ersten Mal nur den Dateinamen und den Speicherort auswählen. Klicken Sie dann einfach auf den Befehl „Speichern“ , um es unter demselben Namen und Speicherort zu speichern.
• Speichern unter : Mit diesem Befehl erstellen Sie eine Kopie der Tabelle und behalten dabei das Original bei. Wenn Sie „Speichern unter“ verwenden , müssen Sie einen anderen Namen und/oder Speicherort für die kopierte Version wählen.

So speichern Sie eine Excel-Tabelle

Es ist wichtig, Ihre Tabelle zu speichern, wenn Sie ein neues Projekt starten oder Änderungen an einem bestehenden Plan vornehmen. Regelmäßiges Speichern kann verhindern, dass Ihre Arbeitsdaten verloren gehen. Sie müssen auch darauf achten, wo Sie Ihre Tabelle speichern, damit Sie sie später leicht wiederfinden können.

1. Suchen Sie den Befehl „Speichern“ in der Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen Sie ihn aus .

2. Wenn Sie diese Datei zum ersten Mal speichern, wird „Speichern unter“ in der Backstage-Ansicht angezeigt .

3. Anschließend müssen Sie auswählen, wo die Datei gespeichert werden soll, und ihr einen Namen geben. Um die Tabelle auf Ihrem Computer zu speichern, wählen Sie „ Computer“ und klicken Sie dann auf „Durchsuchen“ . Alternativ können Sie auf OneDrive klicken , um Dateien auf OneDrive zu speichern.

4. Das Dialogfeld „Speichern unter“ wird angezeigt. Wählen Sie aus, wo Sie die Tabelle speichern möchten.

5. Geben Sie einen Dateinamen für die Tabelle ein und klicken Sie dann auf Speichern .

6. Die Tabelle wird gespeichert. Sie können auf den Befehl „Speichern“ klicken , um die Änderungen zu speichern, wenn Sie die Tabelle bearbeiten. Darüber hinaus können Sie auf den Befehl „Speichern“ auch zugreifen, indem Sie Strg + S auf der Tastatur drücken .

Verwenden Sie „Speichern unter“, um in einer neuen Tabelle zu speichern

Wenn Sie eine weitere Version einer Tabelle speichern und dabei das Original behalten möchten, können Sie eine Kopie erstellen. Wenn Sie beispielsweise eine Datei mit dem Namen „Sales Data“ haben, können Sie sie als „Sales Data 2“ speichern, sodass Sie die neue Datei bearbeiten und weiterhin auf die Originalversion verweisen können.

Klicken Sie dazu in der Backstage-Ansicht auf den Befehl „Speichern unter“ . Genau wie beim ersten Speichern einer Datei müssen Sie auswählen, wo die Datei gespeichert werden soll, und ihr einen neuen Dateinamen geben.

So ändern Sie den Standardspeicherort für Excel-Dateien

Wenn Sie OneDrive nicht verwenden möchten, sich unwohl fühlen, wenn OneDrive beim Speichern als Standardspeicherort ausgewählt ist, oder es unpraktisch finden, jedes Mal „ Computer“ auswählen zu müssen , können Sie den Standardspeicherort ändern, sodass Ihr Computer zum Speichern ausgewählt wird standardmäßig.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „ Datei “, um auf die Backstage-Ansicht zuzugreifen.

2. Klicken Sie auf Optionen . _

3. Das Dialogfeld „Optionen“ von Excel wird angezeigt. Wählen Sie „Speichern“ , aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „ Standardmäßig auf Computer speichern“ und klicken Sie dann auf „OK“ . Der Standardspeicherort wird geändert.

AutoRecover-Funktion

Excel speichert Ihre Tabellenkalkulationen automatisch in einem temporären Ordner, während Sie daran arbeiten. Wenn Sie vergessen, Ihre Änderungen zu speichern, oder Excel abstürzt, können Sie Dateien mit AutoRecover wiederherstellen .

Verwenden Sie die AutoRecover-Funktion

1. Öffnen Sie Excel . Wenn eine automatisch gespeicherte Version der Datei gefunden wird, wird der Bereich „Dokumentwiederherstellung“ angezeigt.

2. Klicken Sie, um eine vorhandene Datei zu öffnen. Die Tabelle wird wiederhergestellt.

• Standardmäßig führt Excel alle 10 Minuten eine automatische Speicherung durch . Wenn Sie eine Arbeitsmappe weniger als 10 Minuten lang bearbeiten, kann Excel keine automatisch gespeicherte Version erstellen.
• Wenn Sie die benötigte Datei nicht sehen, können Sie alle automatisch gespeicherten Dateien in der Backstage-Ansicht durchsuchen . Wählen Sie einfach die Registerkarte „Datei“ aus , klicken Sie auf „ Versionen verwalten“ und wählen Sie dann „Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen“ aus .

Excel 2016-Tabelle exportieren

Standardmäßig werden Excel-Tabellen in einer XLSX- Datei gespeichert . Manchmal müssen Sie jedoch einen anderen Dateityp verwenden, beispielsweise eine PDF- oder Excel 97-2003 -Tabelle . Sie können Tabellenkalkulationen problemlos aus Excel in verschiedene Dateitypen exportieren.

So exportieren Sie eine Tabelle als PDF-Datei

Das Exportieren einer Tabellenkalkulation als Adobe Acrobat- Dokument , allgemein bekannt als PDF- Datei , kann besonders nützlich sein, wenn Sie die Tabellenkalkulation mit jemandem teilen, der die Excel-Anwendung nicht installiert hat. Mit einer PDF-Datei können Benutzer den Inhalt der Tabelle anzeigen, aber nicht bearbeiten.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei “, um auf die Backstage-Ansicht zuzugreifen .

2. Klicken Sie auf „Exportieren“ und wählen Sie dann „PDF/XPS erstellen“ aus .

3. Das Dialogfeld „Speichern unter“ wird angezeigt. Wählen Sie aus, wohin Sie die Tabelle exportieren möchten, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie dann auf „Veröffentlichen“ .

• Standardmäßig exportiert Excel nur das aktive Arbeitsblatt . Wenn Sie über mehrere Tabellenkalkulationen verfügen und diese alle in derselben PDF-Datei speichern möchten, klicken Sie im Dialogfeld „ Speichern unter“ auf „Optionen“ . Das Dialogfeld „Optionen“ wird angezeigt. Wählen Sie Gesamte Arbeitsmappe ( gesamte Arbeitsmappe ) aus und klicken Sie dann auf OK.

• Wenn Sie eine Tabellenkalkulation als PDF exportieren, müssen Sie auch die Tabellendaten berücksichtigen, die auf jeder PDF-Seite angezeigt werden, genau wie beim Drucken einer Tabellenkalkulation.

So exportieren Sie eine Tabelle in andere Dateitypen

Möglicherweise ist es auch hilfreich, Ihre Tabellenkalkulation in andere Dateitypen zu exportieren, z. B. in eine Excel 97-2003 -Tabelle , wenn Sie sie mit Personen teilen möchten, die ältere Excel-Versionen verwenden, oder in eine CSV- Datei , wenn Sie eine reine Textversion der Tabellenkalkulation benötigen.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „ Datei “, um auf die Backstage-Ansicht zuzugreifen.

2. Klicken Sie auf „Exportieren“ und wählen Sie dann „Dateityp ändern“ aus .

3. Wählen Sie einen gängigen Dateityp aus und klicken Sie dann auf Speichern unter .

4. Das Dialogfeld „Speichern unter“ wird angezeigt. Wählen Sie den Speicherort aus, an den Sie die Tabelle exportieren möchten, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie dann auf Speichern .

• Sie können auch das Dropdown-Menü „Speichern unter:“ im Dialogfeld „ Speichern unter“ verwenden , um Tabellenkalkulationen in verschiedenen Dateitypen zu speichern.

Teilen Sie Excel 2016-Tabellen

Excel erleichtert die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit an Tabellenkalkulationen bei der Verwendung von OneDrive. Wenn Sie bisher eine Datei mit jemandem teilen wollten, konnten Sie sie als E-Mail-Anhang senden. Obwohl dies praktisch ist, werden dadurch auch mehrere Versionen derselben Datei erstellt, was schwierig zu organisieren ist.

Wenn Sie eine Excel-Tabelle freigeben, gewähren Sie anderen Personen tatsächlich Zugriff auf genau dieselbe Datei. Auf diese Weise können Sie und die Personen, mit denen Sie sie teilen, dieselbe Tabelle bearbeiten, ohne den Überblick über mehrere Versionen behalten zu müssen.

Hinweis : Um eine Tabelle freizugeben, muss sie zunächst auf Ihrem OneDrive gespeichert werden.

Teilen Sie eine Tabelle

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ , um auf die Backstage-Ansicht zuzugreifen, und klicken Sie dann auf „Teilen“ .

2. Das Fenster „Teilen“ wird angezeigt. Wenn Sie die Tabelle noch nicht ausgefüllt haben, werden Sie aufgefordert, Ihr Dokument auf OneDrive zu speichern.

• Beachten Sie, dass Sie nach dem Speichern möglicherweise zurück zum Freigabefenster navigieren müssen .

3. Wenn Ihr Dokument auf OneDrive gespeichert ist, klicken Sie im Fenster „Teilen “ auf die Schaltfläche „ Mit anderen teilen“ .

4. Excel kehrt zur Normalansicht zurück und öffnet das Freigabefenster auf der rechten Seite des Fensters. Hier können Sie Personen einladen, Ihr Dokument zu teilen, eine Liste der Personen anzeigen, die Zugriff auf das Dokument haben, und festlegen, ob sie das Dokument bearbeiten oder nur anzeigen können.

Nächste Lektion: Excel 2016 – Lektion 5: Grundlegende Konzepte von Zellen und Bereichen

Spaß haben!