Excel 2019 (Teil 16): Grundlegende Tipps für die Arbeit mit Daten

Excel-Arbeitsmappen sind darauf ausgelegt, viele Informationen zu speichern. Unabhängig davon, ob Sie mit 20 oder 20.000 Zellen arbeiten, verfügt Excel über eine Reihe von Funktionen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Daten zu organisieren und das Gesuchte zu finden. Nachfolgend sehen Sie einige der nützlichsten Funktionen. Und schauen Sie sich unbedingt auch die anderen Lektionen dieser Reihe an, um detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jede Funktion zu erhalten.

Zeilen und Spalten einfrieren

Möglicherweise möchten Sie bestimmte Zeilen oder Spalten, insbesondere Kopfzellen, ständig in Ihrem Arbeitsblatt sehen. Durch das Einfrieren von Zeilen oder Spalten können Sie durch den Inhalt scrollen und gleichzeitig die eingefrorenen Zellen weiterhin anzeigen. In diesem Beispiel werden die beiden oberen Zeilen eingefroren, sodass der Betrachter das Datum immer im Auge behalten kann, unabhängig davon, wohin er in der Tabelle scrollt.

Daten sortieren

Sie können Ihr Arbeitsblatt schnell neu organisieren, indem Sie Ihre Daten sortieren. Inhalte können alphabetisch, numerisch und auf viele andere Arten geordnet werden. Beispielsweise können Sie Ihre Kontaktinformationsliste nach Nachnamen sortieren.

Filtern Sie die Daten

Mit Filtern können Sie die Daten in Ihrem Arbeitsblatt eingrenzen, sodass Sie nur die Informationen sehen, die Sie benötigen. In diesem Beispiel wird das Arbeitsblatt gefiltert, um nur Zeilen anzuzeigen, die in Spalte B die Wörter „Laptop“ oder „Projektor“ enthalten.

Datensynthese

Mit dem Befehl „Zwischensumme“ können Sie Daten schnell zusammenfassen. Das Beispiel hat für jede T-Shirt-Größe eine Zwischensumme erstellt, sodass Sie leicht erkennen können, wie viele für jede Größe benötigt werden.

Formatieren Sie die Daten als Tabelle

Genau wie normale Formatierungen können Tabellen das Erscheinungsbild Ihrer Arbeitsmappe verbessern, aber sie helfen auch dabei, Ihre Inhalte zu organisieren und die Daten einfacher zu verwenden. Tabellen verfügen beispielsweise über integrierte Sortier- und Filteroptionen. Excel enthält außerdem mehrere vordefinierte Tabellenstile, mit denen Sie Tabellen schnell erstellen können.

Visualisieren Sie Daten mit Diagrammen

Es kann schwierig sein, eine Excel-Arbeitsmappe zu verstehen, die viele Daten enthält. Mit Diagrammen können Sie Ihre Arbeitsmappendaten grafisch veranschaulichen und so Vergleiche und Trends einfach visualisieren.

Fügen Sie eine bedingte Formatierung hinzu

Nehmen wir an, Sie haben ein Arbeitsblatt mit Tausenden von Datenzeilen. Es wird schwierig sein, Muster und Trends allein anhand der Rohdaten zu erkennen. Mit der bedingten Formatierung können Sie Zellformatierungen – einschließlich Farben, Symbolen und Datenbalken – basierend auf dem Zellenwert automatisch auf eine oder mehrere Zellen anwenden.

Verwenden Sie die Funktion „Suchen und Ersetzen“.

Bei der Arbeit mit vielen Daten kann die Identifizierung spezifischer Informationen schwierig und zeitaufwändig sein. Mit der Suchfunktion können Sie Ihre Arbeitsmappe ganz einfach durchsuchen . Excel ermöglicht Ihnen auch das Ändern von Inhalten mithilfe der Ersetzen-Funktion.