Excel 2019 (Teil 18): Daten sortieren

Wenn Sie in Excel mehr Inhalte zu einem Arbeitsblatt hinzufügen, wird die Organisation dieser Informationen besonders wichtig. Sie können Ihr Arbeitsblatt schnell neu organisieren, indem Sie Ihre Daten sortieren. Beispielsweise können Sie Ihre Kontaktinformationsliste nach Nachnamen sortieren. Inhalte können alphabetisch, numerisch und auf viele andere Arten geordnet werden.

Inhaltsverzeichnis des Artikels

• Klassifizierungsmethoden
• So organisieren Sie ein Arbeitsblatt
• So sortieren Sie einen Zellbereich
• Benutzerdefinierte Taxonomie
  • So erstellen Sie benutzerdefinierte Taxonomien
  • Sortierebenen

Klassifizierungsmethoden

Beim Sortieren von Daten ist es wichtig, zunächst zu entscheiden, ob Sie die Sortierung auf das gesamte Arbeitsblatt (1) oder nur auf einen Zellbereich (2) anwenden möchten.

• Im Fall (1) werden alle Daten im Arbeitsblatt in einer Spalte organisiert. Zugehörige Informationen zu jeder Zeile werden zusammen gespeichert, wenn die Sortierung angewendet wird. Im folgenden Beispiel wurde die Spalte „Kontaktname“ (Spalte A) sortiert, um die Namen in alphabetischer Reihenfolge anzuzeigen.

• Im Fall (2) werden nur die Daten in einem Zellbereich sortiert, was nützlich sein kann, wenn Sie mit einem Arbeitsblatt arbeiten, das mehrere Tabellen enthält. Das Sortieren eines Bereichs hat keine Auswirkungen auf andere Inhalte im Arbeitsblatt.

So organisieren Sie ein Arbeitsblatt

Das Beispiel sortiert T-Shirt-Bestellungen alphabetisch nach Nachnamen (Spalte C).

1. Wählen Sie eine Zelle in der Spalte aus, die Sie sortieren möchten. Zum Beispiel wählen wir Zelle C2 aus.

2. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte „Daten“ und klicken Sie dann auf den Befehl „AZ“ , um von A bis Z zu sortieren, oder auf den Befehl „ZA “, um von Z nach A zu sortieren. Im Beispiel wird „Sortierung von A bis Z“ ausgewählt.

3. Das Arbeitsblatt wird nach der ausgewählten Spalte sortiert. Im Beispiel ist das Arbeitsblatt derzeit nach Nachnamen sortiert.

So sortieren Sie einen Zellbereich

Das Beispiel würde eine separate Tabelle im T-Shirt-Bestellformular auswählen, um die Anzahl der bestellten T-Shirts in jeder Klasse zu organisieren.

1. Wählen Sie den Zellbereich aus, den Sie sortieren möchten. Beispielsweise wählen wir den Zellbereich G2:H6 aus.

2. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte „Daten“ und klicken Sie dann auf den Befehl „Sortieren“ .

3. Das Dialogfeld „Sortieren“ wird angezeigt. Wählen Sie die Spalte aus, die Sie sortieren möchten. Wir möchten die Daten beispielsweise nach der Anzahl der T-Shirt-Bestellungen sortieren, sodass die Spalte „Bestellungen“ ausgewählt wird.

4. Legen Sie die Sortierreihenfolge fest (aufsteigend oder absteigend). Im Beispiel wird die Option „Von größter zu kleinster Größe“ verwendet .

5. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf OK.

6. Der Zellbereich wird nach der ausgewählten Spalte sortiert. Im Beispiel wird die Spalte „Bestellungen“ vom höchsten zum niedrigsten Wert sortiert. Beachten Sie, dass andere Inhalte im Arbeitsblatt von dieser Vereinbarung nicht betroffen sind.

Wenn Ihre Daten nicht richtig sortiert sind, überprüfen Sie die Zellwerte noch einmal, um sicherzustellen, dass sie korrekt in das Arbeitsblatt eingegeben werden. Selbst ein kleiner Tippfehler kann beim Organisieren eines großen Arbeitsblatts zu Problemen führen. Im folgenden Beispiel wurde vergessen, einen Bindestrich in Zelle A18 einzufügen, wodurch die Sortierung etwas ungenau wurde.

Benutzerdefinierte Taxonomie

Manchmal stellen Sie möglicherweise fest, dass die Standardsortieroptionen die Daten nicht in der gewünschten Reihenfolge sortieren können. Glücklicherweise können Sie in Excel eine benutzerdefinierte Liste erstellen, um Ihre eigene Sortierreihenfolge festzulegen.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Taxonomien

Beispielsweise möchten Sie das Arbeitsblatt nach T-Shirt-Größe (Spalte D) sortieren. Die übliche Sortierung würde die Dimensionen alphabetisch sortieren, was keinen Sinn ergeben würde. Stattdessen ist es notwendig, eine benutzerdefinierte Liste zu erstellen, um vom kleinsten zum größten zu sortieren.

1. Wählen Sie eine Zelle in der Spalte aus, die Sie sortieren möchten. Zum Beispiel wählen wir Zelle D2 aus.

2. Wählen Sie die Registerkarte „Daten“ und klicken Sie dann auf den Befehl „Sortieren“.

3. Das Dialogfeld „Sortieren“ wird angezeigt. Wählen Sie die Spalte aus, die Sie sortieren möchten, und wählen Sie dann im Feld „Reihenfolge“ die Option „Benutzerdefinierte Liste...“ aus . Beispielsweise entscheiden wir uns für die Sortierung nach T-Shirt-Größe.

4. Das Dialogfeld „Benutzerdefinierte Listen“ wird angezeigt. Wählen Sie NEUE LISTE aus dem Feld „Benutzerdefinierte Listen:“ aus.

5. Geben Sie die Einträge in der gewünschten benutzerdefinierten Reihenfolge in das Feld Listeneinträge: ein. Wenn Sie Ihre Daten beispielsweise nach T-Shirt-Größe von der kleinsten zur größten sortieren möchten, werden die Werte „ Klein“, „Mittel“, „Groß“ und „X-Groß“ eingegeben. Drücken Sie nach jedem Element die Eingabetaste auf der Tastatur.

6. Klicken Sie auf Hinzufügen , um die neue Sortierreihenfolge zu speichern. Die neue Liste wird dem Feld „Benutzerdefinierte Listen:“ hinzugefügt. Stellen Sie sicher, dass die neue Liste ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf OK.

7. Das Dialogfeld „Benutzerdefinierte Listen“ wird geschlossen. Klicken Sie im Dialogfeld „Sortieren“ auf „OK“ , um die benutzerdefinierte Sortierung durchzuführen.

8. Die Blätter werden in einer benutzerdefinierten Reihenfolge sortiert. Im Beispiel ist die Tabelle nun nach T-Shirt-Größe vom kleinsten zum größten sortiert.

Sortierebenen

Wenn Sie mehr Kontrolle über die Organisation Ihrer Daten benötigen, können Sie jeder Kategorie weitere Ebenen hinzufügen. Dadurch können Sie Ihre Daten in mehreren Spalten organisieren.

So fügen Sie eine Ebene hinzu

Im folgenden Beispiel wird das Blatt nach T-Shirt-Größe (Spalte D) und dann nach Klassenraumnummer (Spalte A) sortiert.

1. Wählen Sie eine Zelle in der Spalte aus, die Sie sortieren möchten. Zum Beispiel wählen wir Zelle A2 aus.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Daten“ und wählen Sie dann den Befehl „Sortieren“.

3. Das Dialogfeld „Sortieren“ wird angezeigt. Wählen Sie die erste Spalte aus, die Sie sortieren möchten. In diesem Beispiel wird mit der zuvor für das Feld „Bestellung“ erstellten benutzerdefinierten Liste nach T-Shirt-Größe (Spalte D) sortiert .

4. Klicken Sie auf Ebene hinzufügen , um eine weitere Spalte zum Sortieren hinzuzufügen.

5. Wählen Sie die nächste Spalte aus, die Sie sortieren möchten, und klicken Sie dann auf OK. Das Beispiel sortiert nach Klassenraumnummer (Spalte A).

6. Das Arbeitsblatt wird in der ausgewählten Reihenfolge sortiert. Im Beispiel werden die Bestellungen nach T-Shirt-Größe sortiert. Innerhalb jeder Gruppen-T-Shirt-Größe werden die Schüler nach Klassennummer sortiert.

Wenn Sie die Sortierreihenfolge über mehrere Ebenen hinweg ändern müssen, können Sie ganz einfach steuern, welche Spalten zuerst sortiert werden. Wählen Sie einfach die gewünschte Spalte aus und klicken Sie dann auf den Pfeil „Nach oben“ oder „Nach unten“ , um die Priorität anzupassen.