Excel 2019 (Teil 3): Arbeitsmappen speichern und teilen

Wenn Sie in Excel eine neue Arbeitsmappe erstellen, müssen Sie wissen, wie Sie diese speichern, um später darauf zugreifen und sie bearbeiten zu können. Wie bei früheren Excel-Versionen können Sie Dateien mit OneDrive lokal auf Ihrem Computer oder in der Cloud speichern sowie Arbeitsmappen direkt aus Microsoft Excel exportieren und mit anderen teilen .

Funktion „Speichern“ und „Speichern unter“.

Excel bietet zwei Möglichkeiten zum Speichern von Dateien: Speichern und Speichern unter . Diese Optionen funktionieren auf ähnliche Weise, mit einigen wichtigen Unterschieden:

Funktion „Speichern“ und „Speichern unter“.

Speichern : Wenn Sie eine Arbeitsmappe erstellen oder bearbeiten, verwenden Sie den Befehl „Speichern“, um Ihre Änderungen zu speichern. Sie werden diesen Befehl in fast jeder Situation verwenden. Beim ersten Speichern der Datei müssen Sie nur den Dateinamen und den Speicherort auswählen. Dann können Sie einfach auf den Befehl „Speichern“ klicken , um es unter demselben Namen und Speicherort zu speichern.

Speichern unter : Mit diesem Befehl erstellen Sie eine Kopie der Arbeitsmappe und behalten dabei das Original bei. Wenn Sie „Speichern unter“ verwenden , müssen Sie einen anderen Namen und/oder Speicherort für die kopierte Version wählen.

So speichern Sie eine Arbeitsmappe

Es ist wichtig, eine Arbeitsmappe zu speichern, wenn Sie ein neues Projekt starten oder Änderungen an einem vorhandenen Projekt vornehmen. Das frühzeitige und häufige Speichern von Dokumenten kann dazu beitragen, dass Ihre Arbeit nicht verloren geht, wenn etwas schief geht. Sie müssen auch darauf achten, wo Sie Ihre Arbeitsmappe speichern, damit Sie sie später leicht finden können.

1. Suchen Sie den Befehl „Speichern“ in der Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen Sie ihn aus .

Wählen Sie den Befehl Speichern

2. Wenn Sie die Datei zum ersten Mal speichern, wird die Steuerleiste „Speichern unter“ in der Backstage-Ansicht angezeigt.

3. Anschließend müssen Sie den Speicherort auswählen und die Datei benennen. Um die Arbeitsmappe auf Ihrem Computer zu speichern, wählen Sie Computer aus und klicken Sie dann auf Durchsuchen. Sie können auch auf OneDrive klicken , um Dateien auf Ihrem OneDrive zu speichern.

Wählen Sie den Speicherort und benennen Sie die Datei

4. Das Dialogfeld „Speichern unter“ wird angezeigt. Wählen Sie den Speicherort aus, an dem Sie die Arbeitsmappe speichern möchten.

5. Geben Sie einen Dateinamen für die Arbeitsmappe ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Klicken Sie auf Speichern

6. Die Arbeitsmappe wird gespeichert. Sie können beim Bearbeiten der Arbeitsmappe erneut auf den Befehl „Speichern“ klicken, um Ihre Änderungen zu speichern.

Sie können den Befehl „Speichern“ auch aufrufen, indem Sie Strg + S auf der Tastatur drücken .

Verwenden Sie „Speichern unter“, um eine Kopie zu erstellen

Wenn Sie eine andere Version Ihrer Arbeitsmappe speichern und dabei das Original behalten möchten, können Sie eine Kopie erstellen. Wenn Sie beispielsweise eine Datei namens „Sales Data“ haben, können Sie diese als „Sales Data 2“ speichern, sodass Sie die neue Datei bearbeiten und trotzdem auf die Originalversion zurückgreifen können.

Klicken Sie dazu in der Backstage-Ansicht auf den Befehl „Speichern unter“ . Genau wie beim ersten Speichern einer Datei müssen Sie einen Speicherort und einen Namen für die neue Datei auswählen.

So ändern Sie den Standardspeicherort

Wenn Sie OneDrive nicht verwenden möchten, kann es frustrierend sein, dass OneDrive beim Speichern als Standardspeicherort ausgewählt ist. Wenn Sie es als unpraktisch empfinden, jedes Mal „Computer“ auswählen zu müssen , können Sie den Standardspeicherort ändern, sodass standardmäßig „ Computer“ ausgewählt ist.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „ Datei “, um auf die Backstage-Ansicht zuzugreifen.

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei

2. Klicken Sie auf Optionen.

Klicken Sie auf Optionen

3. Das Dialogfeld „Excel-Optionen“ wird angezeigt. Wählen Sie „Speichern“ , aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „ Standardmäßig auf Computer speichern“ und klicken Sie dann auf „OK“. Der Standardspeicherort wird geändert.

Dialogfeld „Excel-Optionen“.

AutoRecover-Funktion

Excel speichert Ihre Arbeitsmappen automatisch in einem temporären Ordner, während Sie daran arbeiten. Wenn Sie vergessen, Ihre Änderungen zu speichern, oder Excel abstürzt, können Sie Dateien mit AutoRecover wiederherstellen.

So verwenden Sie AutoRecover

1. Öffnen Sie Excel. Wenn automatisch gespeicherte Versionen von Dateien gefunden werden, wird das Fenster „Dokumentwiederherstellung“ angezeigt.

2. Klicken Sie, um eine vorhandene Datei zu öffnen. Die Arbeitsmappe wird wiederhergestellt.

Die Arbeitsmappe wird wiederhergestellt

Standardmäßig speichert Excel automatisch alle 10 Minuten. Wenn Sie planen, die Arbeitsmappe in weniger als 10 Minuten zu bearbeiten, erstellt Excel möglicherweise keine automatisch gespeicherte Version.

Wenn Sie die benötigte Datei nicht sehen, können Sie alle automatisch gespeicherten Dateien in der Backstage-Ansicht durchsuchen. Wählen Sie einfach die Registerkarte „Datei“ aus , klicken Sie auf „ Arbeitsmappe verwalten “ und wählen Sie dann „Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen“ aus .

Wählen Sie „Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen“.

Arbeitsmappe exportieren

Standardmäßig werden Excel-Arbeitsmappen im XLSX-Format gespeichert. Manchmal müssen Sie jedoch einen anderen Dateityp verwenden, beispielsweise PDF oder Excel 97-2003. Es ist ganz einfach, Ihre Arbeitsmappe aus Excel in viele verschiedene Dateitypen zu exportieren.

So exportieren Sie eine Arbeitsmappe als PDF-Datei

Das Exportieren einer Arbeitsmappe als Adobe Acrobat- Dokument , allgemein bekannt als PDF-Datei, kann besonders nützlich sein, wenn Sie die Arbeitsmappe mit jemandem teilen, der nicht über Excel verfügt. PDF hilft Empfängern, den Inhalt Ihrer Arbeitsmappe anzuzeigen, aber nicht zu bearbeiten.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „ Datei “ , um auf die Backstage-Ansicht zuzugreifen .

2. Klicken Sie auf „Exportieren“ und wählen Sie dann „PDF/XPS erstellen“ aus .

Wählen Sie PDF/XPS erstellen

3. Das Dialogfeld „Speichern unter“ wird angezeigt. Wählen Sie den Speicherort aus, an den Sie die Arbeitsmappe exportieren möchten, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie dann auf „Veröffentlichen“.

Klicken Sie auf „Veröffentlichen“.

Standardmäßig exportiert Excel nur das aktive Arbeitsblatt. Wenn Sie über mehrere Arbeitsblätter verfügen und diese alle in derselben PDF-Datei speichern möchten, klicken Sie im Dialogfeld „Speichern unter“ auf „Optionen“ . Das Dialogfeld „Optionen“ wird angezeigt. Wählen Sie Gesamte Arbeitsmappe aus und klicken Sie dann auf OK.

Wählen Sie Gesamte Arbeitsmappe aus

Wenn Sie eine Arbeitsmappe als PDF exportieren, müssen Sie auch berücksichtigen, wie Ihre Arbeitsmappendaten auf jeder PDF-Seite angezeigt werden, genau wie beim Drucken einer Arbeitsmappe.

So exportieren Sie Arbeitsmappen in andere Dateitypen

Möglicherweise ist es auch hilfreich, Ihre Arbeitsmappe in andere Dateitypen zu exportieren, beispielsweise in eine Excel 97-2003-Arbeitsmappe, wenn Sie sie mit Personen teilen möchten, die eine ältere Version von Excel verwenden, oder in eine CSV-Datei, wenn Sie die einfache Version benötigen. Text des Arbeitsbuches.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „ Datei “, um auf die Backstage-Ansicht zuzugreifen .

2. Klicken Sie auf „Exportieren“ und wählen Sie dann „Dateityp ändern“ aus .

Wählen Sie Dateityp ändern

3. Wählen Sie einen gängigen Dateityp aus und klicken Sie dann auf Speichern unter.

Klicken Sie auf Speichern unter

4. Das Dialogfeld „Speichern unter“ wird angezeigt. Wählen Sie den Speicherort aus, an den Sie die Arbeitsmappe exportieren möchten, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Dialogfeld „Speichern unter“.

Sie können auch das Dropdown -Menü „Speichern unter:“ im Dialogfeld „ Speichern unter “ verwenden , um die Arbeitsmappe in vielen verschiedenen Dateitypen zu speichern.

Dropdown-Menü „Speichern als Typ“:

Arbeitsmappen teilen

Excel erleichtert die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit an Arbeitsmappen mithilfe von OneDrive. Wenn Sie bisher eine Datei mit jemandem teilen wollten, konnten Sie sie als E-Mail-Anhang senden. Obwohl dieses System praktisch ist, erstellt es auch mehrere Versionen derselben Datei, was schwierig zu organisieren sein kann.

Wenn Sie eine Arbeitsmappe aus Excel freigeben, gewähren Sie anderen tatsächlich Zugriff auf dieselbe Datei. Dadurch können Sie und die Personen, mit denen Sie etwas teilen, dieselbe Arbeitsmappe bearbeiten, ohne den Überblick über mehrere Versionen behalten zu müssen.

Um eine Arbeitsmappe freizugeben, muss sie zunächst auf Ihrem OneDrive gespeichert werden.

So teilen Sie Arbeitsmappen

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ , um auf die Backstage-Ansicht zuzugreifen , und klicken Sie dann auf „Teilen“.

Klicken Sie auf Teilen

2. Excel kehrt zur Normalansicht zurück und öffnet das Freigabefenster auf der rechten Seite des Fensters. Von hier aus können Sie Personen einladen, Ihr Dokument zu teilen, eine Liste der Personen anzeigen, die Zugriff auf das Dokument haben, und Berechtigungen festlegen, um das Dokument bearbeiten oder nur anzeigen zu können.

Wählen Sie aus, mit wem Sie teilen möchten