So erstellen und kategorisieren Sie Notizen in Outlook 2019

Viele Leute verwenden Haftnotizen, um sich selbst an Informationen zu erinnern: von Website-Passwörtern bis hin zu einprägsamen Zitaten. Outlook 2019 enthält Notizen, die das elektronische Äquivalent dieser Haftnotizen sind. Sie können alles, was Sie wollen, auf einer Notiz speichern, aber sie werden am besten für kleine Daten wie Reservierungsbestätigungscodes oder Mitglieds-ID-Nummern verwendet. Sie können eine Notiz geöffnet lassen (solange Outlook geöffnet ist), damit Sie jedes Mal daran erinnert werden, wenn Sie sie sehen, oder Sie können die Notiz schließen, damit sie nicht im Weg ist.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Notiz zu erstellen:

Zeigen Sie den Abschnitt "Notizen" von Outlook an.

Klicken Sie dazu in der unteren linken Ecke des Fensters auf das Symbol Mehr (…) und klicken Sie im angezeigten Menü auf Notizen.

Wählen Sie Home → Neue Notiz oder drücken Sie Strg+N.

Eine neue leere Notiz wird angezeigt.

Sehen Sie sich diese anderen Tastenkombinationen für Outlook 2019 an .

Geben Sie in die neue leere Notiz, die angezeigt wird, ein, was Sie möchten.

Die ersten Wörter der ersten Zeile erscheinen als Symboltitel, also versuchen Sie, dort beschreibend zu sein. Es sei denn, Sie versuchen, Informationen wie ein Passwort zu tarnen; Dann möchten Sie möglicherweise einen irreführenden Text in der ersten Zeile. Eine clevere Benutzerin speichert ihre Passwörter in einer Notiz mit dem Titel Familiengeburtstage und glaubt, dass jemand, der ihre Passwörter stehlen möchte, sich nicht um Familiengeburtstage kümmert und daran vorbeigeht.

Schließen Sie die Notiz, indem Sie auf die Schaltfläche X in der oberen rechten Ecke klicken. Es wird automatisch gespeichert.

Hier sind einige praktische Tipps für Outlook-Notizen:

• So öffnen Sie eine Notiz erneut: Doppelklicken Sie darauf. Es bleibt geöffnet, bis Sie es schließen oder Outlook beenden.
• So verschieben Sie eine Notiz: Ziehen Sie sie an ihrer Titelleiste (der farbigen Leiste oben) herum und platzieren Sie sie an einer beliebigen Stelle auf dem Bildschirm, sogar außerhalb der Grenzen des Outlook-Fensters. Es bleibt dort, bis Sie Outlook schließen.
• So bearbeiten Sie eine Notiz: Öffnen Sie sie und bearbeiten Sie sie.
• So ändern Sie die Größe der Notiz: Klicken Sie auf die untere rechte Ecke und ziehen Sie sie.
• So löschen Sie eine Notiz: Wählen Sie sie aus und führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Wählen Sie Start → Löschen, drücken Sie die Entf-Taste auf der Tastatur oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Notiz und wählen Sie Löschen aus dem sich öffnenden Menü.

Wie bei einem gelöschten Kontakt wird eine gelöschte Notiz in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben.

Um eine gelöschte Notiz abzurufen, öffnen Sie den Mail-Bereich von Outlook , zeigen Sie den Inhalt des Ordners Gelöschte Elemente an, suchen Sie die Notiz und ziehen Sie sie auf das Notizen-Symbol in der unteren linken Ecke des Fensters. Sie können auch mit der rechten Maustaste darauf klicken, In Ordner verschieben auswählen und dann angeben, wohin Sie es verschieben möchten.

So kategorisieren Sie Ihre Outlook-Notizen

Da eine Notiz ein solches Mehrzweckelement ist, kann es hilfreich sein, Kategorien zu erstellen, um einen Notiztyp von einem anderen zu unterscheiden.

Indem Sie einer Notiz eine Farbe zuweisen, können Sie angeben, welche Art von Informationen sie enthält. Sie können beispielsweise Finanznotizen grün und Familiennotizen blau machen.

So weisen Sie einer Notiz eine Farbkategorie zu

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Notiz und wählen Sie Kategorisieren. Ein Menü mit Farbauswahlen wird angezeigt.

Klicken Sie auf die gewünschte Farbe.

Wenn Ihr primäres/Standard-E-Mail-Konto vom Typ IMAP ist, können Sie keine Kategorien verwenden. Wenn Kategorisieren im Kontextmenü nicht angezeigt wird, ist dies der Grund.

Wenn Sie diese Kategorie schon einmal verwendet haben, sind Sie an dieser Stelle fertig. Das Symbol und der Hintergrund der Notiz ändern diese Farbe. Wenn Sie jedoch zum ersten Mal eine bestimmte Farbe verwenden, wird das Dialogfeld Kategorie umbenennen geöffnet, damit Sie einen Namen zuweisen können. Outlook weist einer Farbe keine besondere Bedeutung zu; das machst du alleine. Ändern Sie bei Aufforderung den Namen im Feld Name. Klicken Sie dann auf OK.

Wenn Sie eine Kategorie umbenennen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie Start → Kategorien → Alle Kategorien.

Das Dialogfeld Farbkategorien wird geöffnet.

Klicken Sie auf die gewünschte Kategorie und dann auf Umbenennen.

Der Name wird editierbar.

Geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste.

Beachten Sie in der Abbildung oben, dass Sie auch Kategorien erstellen und löschen und die einer Kategorie zugewiesene Farbe ändern können. (Dies kann beispielsweise nützlich sein, wenn Sie die Farbe für eine bestimmte Kategorie ändern möchten, aber die Kategorieinformationen, die bereits vorhandenen Notizen zugewiesen sind, nicht verlieren möchten.) Sie können bis zu 25 Kategorien erstellen.

Einer Notiz können mehrere Kategorien zugewiesen werden. Jede Kategorie ist ein Ein/Aus-Schalter für jede Note. Das Symbol einer Notiz zeigt nur die Farbe der zuletzt zugewiesenen Kategorie an, behält aber auch ihre andere Kategorisierung bei. Um eine Kategorie aus einer Notiz zu entfernen, wählen Sie die Notiz aus, klicken Sie auf Start → Kategorisieren und klicken Sie auf die Kategorie, die Sie für diese Notiz deaktivieren möchten.

Die Kategorien werden auch von den Kalender- und Aufgabenfunktionen in Outlook gemeinsam genutzt. Denken Sie beim Erstellen von Kategorien darüber nach, wie Sie auch Termine und Ereignisse kategorisieren möchten.