Wie aktualisiere ich meinen Signaturblock in Outlook 2019 / 365 / 2016-E-Mails?

Gilt für: Windows 7/8/10 und MAC-Betriebssysteme.

Hier ist eine Frage, die wir von einem Leser erhalten haben, der einen Signaturtext für die Fußzeile in Office Outlook 365 hinzufügen wollte:

Hallo Leute. Ein Kunde von mir schickte mir eine Notiz, die unten eine ziemlich schicke Unterschrift hatte, komplett mit seinem Namen, seiner Adresse und seinen Kontaktdaten. Wollte Sie fragen, wie ich automatisch eine eigene Signatur in meine Outlook-E-Mail einfügen kann. Beachten Sie, dass ich mehrere E-Mail-Konten gleichzeitig verwende – Gmail für die geschäftliche Nutzung und Outlook.com für die private Nutzung; so würde ich gerne ein paar Signaturen definiert haben. Ist das möglich? Wenn das so ist, wie?

Hey – danke für die Frage. Das Einrichten Ihrer benutzerdefinierten Signaturen für ausgehende E-Mail-Nachrichten ist mit Microsoft Outlook ziemlich einfach. Da ich gerade meine neue Outlook 2019-Installation einrichte, möchte ich den Vorgang anhand dieser Version erläutern. Allerdings ist der Prozess für andere Outlook-Versionen fast identisch.

Signaturen in Outlook 365 / 2019 / 2016 hinzufügen und ändern

So erstellen oder bearbeiten Sie Ihren Outlook-E-Mail-Signaturblock:

1. Öffnen Sie zunächst Outlook und wählen Sie dann das Menü Datei .
2. Wählen Sie nun Optionen .
3. Fahren Sie dann fort und wählen Sie Mail aus .
4. Klicken Sie auf der rechten Seite des Dialogfelds auf die Schaltfläche Signaturen .
5. Es erscheint folgender Dialog:

1. Klicken Sie auf Neu .
2. Das Ändern Ihrer Signatur ist einfach: Verwenden Sie einfach das Feld Signatur bearbeiten, um Ihren Text nach Bedarf anzupassen.
3. Beachten Sie, dass Sie ganz einfach Links (zu Ihrer Website und/oder E-Mail-Adresse), Bilder und eine Visitenkarte zu Ihrer Signatur hinzufügen können. Sie könnten sogar eine nette handschriftliche Signatur machen und sie an ausgehende E-Mails anhängen.
4. Verwenden Sie das Dropdown -Menü E-Mail-Konto , um bei Bedarf Standardsignaturen mit verschiedenen E-Mail-Konten (Gmail/Yahoo/Exchange/Outlook) zu verknüpfen.
5. Geben Sie an, ob Ihre Einstellungen für neue E-Mails/beim Antworten oder in beiden Fällen verwendet werden sollen.
6. Beachten Sie, dass Sie beliebig viele Signatureinträge erstellen können. Auf diese Weise können Sie verschiedene Standardsignaturen für den professionellen, geschäftlichen und persönlichen Gebrauch einrichten. Stellen Sie einfach sicher, dass der relevante Eintrag mit dem richtigen E-Mail-Konto verknüpft ist.
7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK .

Ändern Sie die MS Outlook-Signatur in macOS

1. Klicken Sie auf Outlook .
2. Klicken Sie jetzt auf Einstellungen .
3. Klicken Sie dann unter E- Mail auf Signaturen.
4. Klicken Sie auf das +-Zeichen, um eine Signatur hinzuzufügen.

1. Bearbeiten Sie Ihren Signaturtext nach Bedarf.
2. Schließen Sie den Dialog.
3. Verwenden Sie das Dropdown- Menü Konto , um die Signatur einem bestimmten E-Mail-Konto (GMail/Outlook/Yahoo/Work Exchange) zuzuordnen.
4. Geben Sie an, ob es für neue E-Mails/beim Antworten oder in beiden Fällen verwendet werden soll.
5. Fahren Sie fort und fügen Sie gegebenenfalls weitere Signaturen hinzu.

Aktualisieren Sie Outlook.com-Signaturen

1. Melden Sie sich in Ihrem bevorzugten Webbrowser bei Outlook.com an.
2. Klicken Sie auf der rechten Seite der oberen Taskleiste auf die Schaltfläche Einstellungen .
3. Geben Sie dann im Suchfeld E- Mail-Signatur ein und klicken Sie auf den Link unten.
4. Das Dialogfeld „Verfassen und antworten“ wird wie unten gezeigt geöffnet:

1. Fügen Sie Ihren Signaturtext hinzu/ändern Sie ihn nach Bedarf, einschließlich Links, Telefonnummern und Unternehmensstandardinformationen.
2. Legen Sie fest, ob Sie automatisch Signaturen in News-E-Mails, E-Mail-Weiterleitungen und Antworten einfügen.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Sichern Sie Ihre Signaturen

Einige Leser haben mich gefragt, wo Signaturtext in Windows gespeichert wird, damit sie ihre Outlook-E-Mail-Signaturen bei Bedarf sichern können. Beim Rechnerwechsel können die bereits definierten personalisierten Signaturen über das Netzwerk/Festplatte oder OneDrive kopiert und anschließend in Outlook eingebunden werden.

In Windows 7/8 und 10 befinden sich die Outlook-Signaturen im Ordner: :\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures . Beim Erstellen einer Signatur werden in diesem Ordner mehrere Dateien erstellt, die jeweils den verschiedenen Outlook-Nachrichtenformaten entsprechen: htm, rtf und txt. Zusätzlich wird ein Ordner erstellt, der zusätzliche Dateien enthält, die sich auf die Signatur beziehen. Stellen Sie bei Bedarf sicher, dass Sie Ihren relevanten Text sichern und auf den neuen Computer kopieren.

HTML-Grafiken/-Animationen und Hyperlinks

Sie können der Signatur eine persönliche Note verleihen, indem Sie Bilder (bmp, jpeg, png), Animationen (gif) und Hyperlinks einfügen.

Wenn Sie Ihre Signatur sowohl in der Windows- als auch in der MAC-Version von Outlook bearbeiten, finden Sie sowohl die Schaltflächen Bild einfügen als auch Hyperlink einfügen, mit denen Sie genau das erreichen können.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Dialogfeld „Signaturen“ wie oben gezeigt.
2. Klicken Sie auf das Symbol Bild einfügen
3. Navigieren Sie zu Ihrem Bildspeicherort auf Ihrem PC.
4. Wählen Sie die Bilddatei aus und klicken Sie auf OK.

Hinweis: Animierte Dateien (im gif- oder swf-Format) können ebenfalls hinzugefügt werden, es besteht jedoch die Möglichkeit, dass Richtlinien verschiedener E-Mail-Anbieter Nachrichten mit Animationen unter Quarantäne stellen oder die animierten Dateien aus der E-Mail löschen, bevor sie an die Empfänger gesendet werden.

Das war es für heute, bei Fragen gerne als Kommentar hinterlassen.