Wie erstelle ich eine E-Mail-Vorlage in Microsoft Outlook.com 365?
Wie erstelle ich eine E-Mail-Vorlage in Microsoft Outlook.com 365?
Wie erstelle ich eine E-Mail-Vorlage in Microsoft Outlook.com 365?
Oftmals senden wir E-Mails, die sehr ähnlich aussehen. Zum Beispiel bei der Einladung zu einem Vorstellungsgespräch oder bei der Kontaktaufnahme mit einem Lieferanten für ein Angebot. Es ist zeitaufwändig, jede E-Mail immer von Grund auf neu zu schreiben, insbesondere wenn Sie jede Woche Dutzende oder Hunderte von E-Mails verfassen. Glücklicherweise verfügt Outlook über eine Funktion, mit der Sie E-Mail-Vorlagen erstellen können, mit denen Sie beim Schreiben ähnlicher E-Mails Zeit sparen können.
Wenn Sie lernen möchten, wie Sie E-Mail-Vorlagen in Outlook erstellen, ist diese Anleitung genau das Richtige für Sie. Ich werde Sie Schritt für Schritt durch das Verfahren zum Erstellen verschiedener E-Mail-Vorlagen in Outlook.com führen. Mit geringfügigen Änderungen funktioniert der folgende Prozess auf den Desktop-Editionen von Microsoft Outlook 2016, 2019 und 2021/365.
Erstellen und verwenden Sie Vorlagen in Outlook.com
Auf geht's:
- Schritt #1: Öffnen Sie Outlook.com und gehen Sie zu Ihrem Posteingang
- Schritt Nr. 2: Beginnen Sie mit der Erstellung der Vorlage. Um eine Vorlage zu erstellen, öffnen Sie „Neue Nachrichten“ – diese Option befindet sich in der oberen rechten Ecke Ihrer Anwendung. Klicken Sie auf die drei Punkte, wie im Bild oben angegeben, und wählen Sie die Option „Meine Vorlagen“.
- Schritt #3: Vorlagendetails. Klicken Sie unter „Meine Vorlagen“ auf die Option „+Vorlage “. Es öffnet sich ein neues Fenster mit der Option, den Vorlagentitel und den Text hinzuzufügen. Was Sie als Text und Titel in der Vorlage verwenden, hängt von der Art der E-Mails ab, die Sie mit dieser Vorlage verfassen möchten. Die Idee ist, alle Texte hinzuzufügen, die wahrscheinlich in allen E-Mails ähnlich sein werden, damit Sie Zeit sparen, die Sie sonst beim Umschreiben solcher Texte verschwendet hätten.
- Schritt Nr. 4: Verwenden Sie Ihre Vorlage. Nachdem Sie Ihre Vorlagen erstellt haben, können Sie basierend auf der von Ihnen erstellten E-Mail immer die am besten geeignete Vorlage auswählen. Um die Vorlage zu implementieren, müssen Sie lediglich auf die drei Punkte wie im Bild oben gezeigt klicken und Ihre gewünschte Vorlage auswählen. Die gute Nachricht ist, dass Outlook es Ihnen ermöglicht, so viele Vorlagen wie möglich zu erstellen, also nutzen Sie das.
Wichtiger Hinweis: Vorlagen werden in Ihrem Outlook.com-Konto gespeichert , sodass Sie nur dann auf sie zugreifen können, wenn Sie auf allen Ihren Geräten bei demselben Konto angemeldet sind. Sobald Sie sich mit einer anderen E-Mail-Adresse anmelden, haben Sie keinen Zugriff mehr auf diese Vorlagen.
So öffnen Sie E-Mail-Vorlagen auf Outlook-Art
Um eine E-Mail-Vorlage wie von Outlook erwartet zu öffnen, müssen Sie zur Registerkarte „Startseite“ navigieren und dann auf „Neue Elemente“ > „Weitere Elemente“ > „Formular auswählen“ klicken.
Im Fenster „Formular auswählen“ müssen Sie dann das Dropdown-Menü „Suchen in:“ auf „Benutzervorlagen im Dateisystem“ ändern. Abschließend können Sie dann auf Ihre Vorlage doppelklicken, um sie zu öffnen.
Es öffnet sich eine neue E-Mail mit dem Inhalt der Vorlage. Das funktioniert, aber es ist kein schneller Prozess. Außerdem vergisst man leicht den Menüpfad.
Das Öffnen Ihrer Vorlagen wird viel einfacher, wenn Sie der Multifunktionsleiste die Option „Formular auswählen“ hinzufügen.
So öffnen Sie E-Mail-Vorlagen ganz einfach
Wir werden der Registerkarte „Startseite“ im Outlook-Menüband eine neue Schaltfläche hinzufügen, damit wir das Bedienfeld „Formular auswählen“ direkt von dort aus öffnen können.
Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf eine der Registerkarten im Menüband und wählen Sie dann „Menüband anpassen“ aus.
Ändern Sie im Bereich „Menüband anpassen“ das Dropdown-Menü „Beliebte Befehle“ in „Alle Befehle“.
Scrollen Sie nach unten und wählen Sie „Formular auswählen“.
Um diese Schaltfläche zum Menüband hinzuzufügen, müssen Sie sie zunächst einer der Gruppen in der Spalte rechts hinzufügen.
Wir werden unsere Schaltfläche zur Registerkarte „Startseite“ in einer eigenen Gruppe neben „Neu“ hinzufügen. Um Outlook mitzuteilen, dass Sie dies tun möchten, klicken Sie auf „Neu“ und dann auf „Neue Gruppe“.
Klicken Sie auf die neu hinzugefügte Gruppe und dann auf „Umbenennen“. Ändern Sie den Namen in „Vorlagen“ (oder wie auch immer Sie möchten) und klicken Sie dann auf „OK“.
Der Name der neuen Gruppe ändert sich in den Namen, den Sie ihr gegeben haben. Der letzte Schritt besteht darin, die Schaltfläche zur Gruppe hinzuzufügen. Wählen Sie in der Spalte links „Formular auswählen“, klicken Sie auf „Hinzufügen“, um es der Gruppe hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf „OK“.
Ihre neue Gruppe mit der Schaltfläche „Formular auswählen“ wird nun auf der Registerkarte „Startseite“ angezeigt.
Jetzt können Sie einfach auf „Formular auswählen“ klicken, um das Bedienfeld zu öffnen und sich die Mühe zu ersparen, sich durch unzählige Menüs zu klicken.
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