Outlook-Formulare: Wie erstelle ich ausfüllbare Formulare in Microsoft Office 2016 / 2019?

Hinweis: Der Inhalt dieses Beitrags gilt für Office 2019,2016, 2013, 2010; Desktop- und Office 365-Versionen; Windows 10, 8 und 7;

Beitrag aktualisiert am: Mai 2020

Hier ist eine Frage von Deanne:

Ich arbeite im Einzelhandel. Ich verwende Outlook, um meine Kontaktinformationen zu verwalten. Ich mag Outlook als meinen Kontaktmanager sehr, aber ich muss natürlich in der Lage sein, die grundlegenden Kontaktformularfunktionen zu verbessern. Meine Anforderung besteht darin, mehrere Felder hinzufügen zu können, die es mir ermöglichen, Links zu den Social-Media-Profilen jedes meiner Kontakte zu speichern. Um es kurz zu machen, ich denke, ich habe hier ein paar Fragen: Erstens, wie man die Menüelement-Schaltflächen erstellt, die es mir ermöglichen, mit Outlook-Formularen zu interagieren, und zweitens: wie man tatsächlich fortfährt und mein Kontaktformular erstellt oder ändert. Alle Hinweise sind super geschätzt. Danke!

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie ganz einfach benutzerdefinierte ausfüllbare Benutzerformulare in Microsoft Outlook erstellen können. Wir werden das Kontaktformular als Beispiel anpassen, der Prozess ist jedoch vollständig auf E-Mails, Aufgaben, Aufgabenanfragen, Termineinladungen, Journaleinträge usw. anwendbar.

Okay.. fangen wir an.

Das Arbeiten mit Formularen in Outlook ist nicht besonders schwierig. Outlook enthält mehrere vordefinierte Vorlagen, und die Grundidee besteht darin, diese Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Outlook-Formulare

Hier ist der Prozess zum Einfügen und Bearbeiten von Outlook-Benutzerformularen:

1. Richten Sie Ihre Outlook-Entwicklerregisterkarte ein.
2. Öffnen Sie ein vorhandenes Outlook-Formular .
3. Ändern Sie das Formular so, dass es Ihre benutzerdefinierten Felder nach Bedarf enthält.
4. Speichern Sie Ihr benutzerdefiniertes Benutzerformular .
5. Testen Sie Ihre Arbeit gründlich.
6. Teilen Sie es mit anderen Outlook-Benutzern an Ihrem Arbeitsplatz oder in Ihrer Gruppe, damit sie das nützliche Formular, das Sie gerade erstellt haben, verwenden können :-).

Outlook-Formulare: Ein ausführliches Beispiel

Microsoft Outlook enthält eine schöne Sammlung von Formularen, die sich auf die wichtigsten Outlook-Objekte beziehen, die Sie auswählen und Ihren Formularentwicklungsprozess starten können. Das ist sehr nützlich, weil wir das Rad nicht neu erfinden wollen. In diesem Lernprogramm erweitern wir einfach das bereits vorhandene Kontaktformular, das in Ihrer Standardformularbibliothek gespeichert ist.

Insbesondere konzentrieren wir uns speziell darauf, wie Sie das Kontaktformular anpassen können. Der Einfachheit halber gehen wir davon aus, dass Sie die folgenden Social-Media-Informationen für Ihre Kontaktpersonen verwalten möchten:

• LinkedIn Profil
• Twitter-Profil
• Facebook Profil
• Facebook-Gruppe

So sieht unser benutzerdefiniertes Outlook-Benutzerformular aus:

Schritt 0: Einrichten der Registerkarte „Entwickler“.

Wie vom Leser oben angemerkt, müssen wir, bevor wir mit unseren benutzerdefinierten Outlook-Formularen beginnen , die sogenannte Entwickler-Registerkarte aktivieren. Dadurch können wir auf die Outlook-Funktionen zugreifen, die wir benötigen, um unsere eigenen Formulare zu entwickeln.

So geht's:

1. Öffnen Sie zunächst Microsoft Outlook .
2. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf das Menüband und wählen Sie Menüband anpassen .

1. Klicken Sie auf das Entwickler -Kontrollkästchen und wählen Sie OK .

1. Sie werden jetzt die neu hinzugefügte Registerkarte " Entwickler " in Ihrem Menüband bemerken.

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr bestehendes Formular

1. Fahren Sie in Ihrem Outlook- Menüband fort und klicken Sie auf das Entwicklermenü .
2. Fahren Sie jetzt fort und klicken Sie auf Design a form .
3. Stellen Sie sicher, dass im Feld Suchen in die Bibliothek Standardformulare ausgewählt ist.
4. Wählen Sie das Kontaktformular aus.
5. Klicken Sie auf Öffnen.
6. Jetzt werden wir fortfahren und das vorhandene Kontaktformular ändern.
7. Sie werden feststellen, dass unser Formular in der Entwurfsansicht geöffnet wurde.
8. Im nächsten Schritt werden wir mehrere neue benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um unsere Kontaktinformationen für soziale Medien aufzunehmen.

Schritt 2: Fügen Sie benutzerdefinierte Formularfelder hinzu

In diesem Schritt erstellen wir benutzerdefinierte Formularfelder (columns0 für die Social Media-Informationen.

• Klicken Sie in Ihrer Gruppe Multifunktionsleisten-Tools auf die Schaltfläche Feldauswahl.
• Dieses Dialogfeld wird geöffnet. Klicken Sie unten im Dialogfeld „Feldauswahl“ auf „Neu“.

• Erstellen Sie Ihre erste neue Spalte, nennen Sie sie LinkedIn, wählen Sie Typ = Text und Format = Text, wie unten gezeigt.

• Wiederholen Sie nun den obigen Vorgang für die nächsten 3 Felder: Twitter, Facebook, Facebook-Gruppe.
• Sie werden Ihre neuen Felder im Abschnitt Benutzerdefinierte Felder im Ordner sehen, wie unten gezeigt:

Schritt 3: Fügen Sie eine benutzerdefinierte Formularseite hinzu

In diesem Schritt fügen wir dem Kontaktformular eine benutzerdefinierte Seite hinzu. Auf dieser Seite speichern wir die Social Media-Profilfelder.

1. Fahren Sie nun fort und klicken Sie auf die Registerkarte (P.2) neben Allgemein, wie unten gezeigt.

1. Klicken Sie nun in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Seite und wählen Sie Seite umbenennen.

1. Geben Sie Social Media in das Feld Seitenname ein und klicken Sie auf OK.
2. Ziehen Sie nun die vier Felder aus der Feldauswahl auf Ihre Social Media-Seite und positionieren Sie sie wie unten gezeigt:

1. Hinweis: Um Ihre benutzerdefinierten Felder auszurichten, wählen Sie sie einfach aus (stellen Sie sicher, dass Sie die STRG-Taste gedrückt halten, während Sie alle auswählen), machen Sie dann einen Rechtsklick und drücken Sie Ausrichten und wählen Sie dann die Ausrichtungsrichtung aus.
2. Als Teil Ihrer Formularentwicklung sollten Sie Ihre Arbeit regelmäßig überprüfen. Der beste Weg, dies zu tun, ist, auf die Schaltfläche Dieses Formular ausführen zu klicken. Dies zeigt Ihnen, wie Ihre Arbeit für den Benutzer aussehen wird.

Schritt 4: Speichern Sie Ihr Outlook-Formular

Wie Sie bereits gesehen haben, befindet sich Ihr modifiziertes Kontaktformular immer noch im Entwurfsmodus. Wenn Sie es verwenden möchten, sollten Sie es in Ihrer Formularbibliothek veröffentlichen. Je nach Ihren Berechtigungen können Sie es möglicherweise für Ihre eigene Nutzung zur Verfügung stellen oder anderen Kollegen in Ihrer Organisation erlauben, es ebenfalls zu verwenden.

1. Klicken Sie in Ihrem Menüband auf die Schaltfläche Veröffentlichen.
2. Wählen Sie Formular veröffentlichen als..
3. Geben Sie unter Anzeigename ContactFormSocial ein
4. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

Hinweis für fortgeschrittene Benutzer: Ihr Formular wird als .oft-Datei im AppData-Verzeichnis Ihres Home-Verzeichnisses gespeichert: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Schritt 5: Probieren Sie Ihr neues Formular aus

Wir sind fast da. Jetzt ist es an der Zeit, weiterzumachen und unsere Arbeit auszuprobieren.

1. Öffnen Sie Ihre Kontakte-Registerkarte in Outlook.
2. Klicken Sie auf Neue Elemente.
3. Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Formulare.
4. Wählen Sie Ihren ContactFormSocial-Eintrag aus.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Soziale Medien“ in der Multifunktionsleiste (Sie haben sie gerade im vorherigen Schritt hinzugefügt ;-))
6. Voilà – fertig!

Schritt 6: Verwenden Sie standardmäßig Ihr neues Kontaktformular

Wenn Sie mit dem Ergebnis Ihrer Arbeit zufrieden sind, können Sie Ihr neues Formular als Standard-Kontaktformular in Microsoft Outlook festlegen. Tun Sie dies erst, nachdem Sie das gesamte Tutorial befolgt haben, da dieser Schritt sonst irrelevant ist.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Kontakt.
2. Markieren Sie Ihren Bibliotheksordner Kontakte (standardmäßig heißt er Kontakte).
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Eigenschaften.
4. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein Ihren Formularnamen (in unserem Fall ContactFormSocial) im Feld Beim Posten in den Ordner aus.
5. Klicken Sie auf OK.

Formularvorlagen für Outlook-Besprechungen

Wenn Sie nach einem ausführlicheren Tutorial suchen, besuchen Sie unbedingt dieses detaillierte Beispiel für das Design einer E-Mail- und Terminvorlage für Outlook (gilt sowohl für Windows als auch für macOSX).

Wo finde ich meine Outlook-Vorlagen?

Einige Leser hatten Probleme, den Speicherort ihrer benutzerdefinierten Benutzerformulare für Outlook zu finden.

Standardmäßig befindet sich der Standort unter Ihrem Benutzerkonto. In Windows 10 /8 oder 7 wird es daher wahrscheinlich sein: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.