Wie sende ich wiederkehrende automatische Antwortnachrichten in Outlook 2019/365/2016, wenn ich nicht im Büro bin?

Letzte Aktualisierung: Oktober 2019

Anwendbarkeit: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows und macOS.

Hier ist eine Frage, die wir von Dorothy bekommen haben:

Hallo! Ich arbeite als Reisebüro und meine Verfügbarkeit ist für meine Kunden von größter Bedeutung. Hin und wieder bin ich urlaubsbedingt nicht im Büro, und ich möchte sicherstellen, dass meine Kunden sich dessen bewusst sind und dass keine Dinge durch das Raster fallen. Früher habe ich für eine Firma gearbeitet, und ich erinnere mich, dass es einen Trick gab, um dort eine automatische Abwesenheitsnotiz einzurichten. Ich arbeite jetzt von zu Hause aus und verwende Outlook.com und Gmail in Microsoft Outlook 2019. Gibt es eine Möglichkeit, eine Abwesenheitsregel einzurichten, um andere darüber zu informieren, dass ich abwesend bin?

Vielen Dank für Ihre gute Frage und viel Glück mit Ihrem neuen Geschäft.

Auto-Reply-Texte von unterwegs lassen sich ganz einfach über Regeln definieren. In diesem Tutorial erklären wir, wie man das in Windows und dann in macOS macht. Leser können dies in die Praxis umsetzen, damit Outlook automatisch antwortet, falls sie wegen Urlaub oder einer anderen Abwesenheit abwesend sind.

Der Vollständigkeit halber haben wir einen kurzen Abschnitt zur Verwendung von Outlook on Exchange zum Senden von OOTO-Antworten hinzugefügt.

Automatische Antworten unter Windows einstellen

Regeln verwenden

Wenn Sie Google Mail oder Hotmail/Outlook.com in Outlook verwenden, müssen Sie Regeln verwenden, um Ihren Autoresponder einzurichten.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie Outlook.
• Definieren Sie zunächst eine Outlook-Nachrichtenvorlage, die bei Abwesenheit gesendet wird. Dieser Beitrag enthält alle Informationen, die Sie zum Einrichten Ihrer Vorlage benötigen.
• Klicken Sie als Nächstes auf der Registerkarte E-Mail auf die Schaltfläche Regeln.
• Wählen Sie Regeln und Warnungen verwalten aus.
• Der Regelassistent wird geöffnet.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel…
• Wählen Sie dann Regeln auf E-Mails anwenden, die ich erhalte .

• Klicken Sie auf Weiter.
• Geben Sie an, ob diese Abwesenheitsregel für bestimmte E-Mails gelten soll.
• Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie möchten, dass die Regel auf alle eingehenden Nachrichten angewendet wird.
• Überprüfen Sie nun die Antwort mit einer bestimmten Vorlagenregel.
• Klicken Sie im unteren Bereich auf den spezifischen Vorlagenlink.

• Durchsuchen Sie Ihren Computer nach der E-Mail-Vorlage, die Sie im ersten Schritt dieses Tutorials definiert haben.
• Hinweis: Die Vorlagen werden als oft- Dateien gespeichert.

• Sobald Sie Ihre Vorlage gefunden haben, markieren Sie sie und klicken Sie auf Öffnen.
• Klicken Sie auf Weiter.
• Definieren Sie nach Bedarf Ausnahmen von Ihrer Regel.
• Klicken Sie auf Weiter.
• Geben Sie Ihrer Regel einen aussagekräftigen Namen, wie unten gezeigt

• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fertig stellen.

Regeln deaktivieren

Hinweis: Bitte denken Sie daran, dass Sie Ihre Regeln deaktivieren müssen, wenn Sie aus dem Urlaub oder einer Beurlaubung zurück sind; Andernfalls werden Ihre automatischen E-Mails weiterhin gesendet.

Wenn Sie Ihre Antworten deaktivieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie Outlook
• Hit-Regeln
• Klicken Sie auf Regeln und Warnungen verwalten
• Deaktivieren Sie alle Regeln, die Sie deaktivieren möchten.

• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Übernehmen.

Verwenden von Exchange

Wenn Ihr Unternehmen einen Exchange-Server verwendet, ist der Konfigurationsprozess sehr einfach:

• Öffnen Sie Outlook.
• Klicken Sie auf Datei.
• Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Automatische Antworten (beachten Sie, dass Sie mit Exchange verbunden sein müssen, um diese einzurichten).
• Definieren Sie jetzt Ihre automatische Antwort für Absender innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation.
• Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Abwesenheitsnotizen auf MAC

Wenn Sie macOS verwenden, ist der Vorgang ziemlich einfach. Hier sind die Schritte:

1. Öffnen Sie Outlook für macOS
2. Navigieren Sie in der oberen Leiste zu Tools und zehn wählen Sie Rules.
3. Der Dialog Regeln wird geöffnet.
4. Wenn Sie Gmail oder Outlook.com/Hotmail verwenden, markieren Sie IMAP auf der linken Seite.
5. Klicken Sie auf das +-Zeichen am unteren Rand des Dialogfelds.
6. Definieren Sie Ihren Regelnamen:

1. Wählen Sie im Abschnitt „Folgendes tun“ die Option „Antworten“ und klicken Sie dann auf „Text antworten…“ .
2. Legen Sie nun Ihren Abwesenheitsnotiztext wie unten gezeigt fest

1. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK .
2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen „ Nicht anwenden “ und „ Aktiviert “ und klicken Sie auf „ OK “ . Denken Sie nach Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub daran, die Schaltfläche Aktiviert zu deaktivieren, um die Regel zu deaktivieren.
3. Ihr Regeldialog wird wie folgt aussehen. Jede eingehende E-Mail wird automatisch von Outlook beantwortet.

Mehr Leserfragen

Mehrere automatische Antworten für ein Postfach

Wir wurden gefragt, ob Sie je nach Absender der Nachricht unterschiedliche automatische Responder einstellen können. Das ist möglich, da Sie mit dem Outlook-Regel-Assistenten Ihre E-Mail-Nachrichten durch mehrere Parameter konditionieren können:

• von Menschen,
• ob Sie im TO oder CC sind,
• ob Sie der einzige Empfänger sind
• Ob bestimmte Wörter im Betreff oder Textkörper auftauchen
• Nach E-Mail-Wichtigkeit

Um mehrere Antworten zu verwenden, müssen Sie lediglich verschiedene Regeln erstellen und ihnen dann jeweils unterschiedliche Outlook-Antwortvorlagen zuweisen.

Woher weiß ich, ob meine automatischen Antworten gesendet wurden?

Gute Frage, Ihre Antworten werden als Einträge in Ihrem Outlook-Ordner für gesendete Elemente angezeigt

Funktioniert es, wenn mein PC ausgeschaltet ist?

Dies ist eine sehr wichtige Frage – die Antwort lautet, dass die Regeln, die Sie in Outlook definieren, nur für Clients gelten, was bedeutet, dass sie nur ausgeführt werden, wenn Outlook ausgeführt wird. Dies ist nicht der Fall, wenn Sie automatische Antworten in Outlook on Exchange verwenden.

Kann ich stattdessen eine automatische Weiterleitung einrichten?

Wenn Sie in der PTO / im Urlaub / in den Ferien oder auf Reisen sind, können Sie Ihre E-Mails automatisch an andere Personen weiterleiten, damit diese antworten können. Sie können den Regelassistenten verwenden, um eine bestimmte Regel dafür zu definieren.

Kann ich meiner automatischen Antwortnachricht ein Bild hinzufügen?

Unter Windows können Sie Ihren Antworten Rich-Text-Informationen hinzufügen, seien es Links, Bilder und sogar animierte Gifs. Sie können Ihre Signatur auch allen ausgehenden E-Mails hinzufügen.

Bei weiteren Fragen können Sie sich gerne an uns wenden. Ich hoffe es hilft!