¿Cómo exportar datos de tablas de Microsoft Access a formatos .CSV, xlsx y texto?

¿Cómo exportar datos de tablas de Microsoft Access a formatos .CSV, xlsx y texto?

Aquí hay una pregunta de Kevin:

Acabo de empezar con Microsoft Access y busco en la base de datos de ejemplo que acabo de crear. Quería entender un poco más sobre el procedimiento para exportar datos de una tabla existente. Entiendo que si estoy interesado en aplicar algún análisis de seguimiento a los datos utilizando la biblioteca Pandas de Python, entonces probablemente necesitaría poder exportar los datos al formato de valores separados por comas (CSV) (aún mejor si puedo usar el | delimitador). En Access, veo opciones para exportar datos de Access a Excel y a formatos de archivo de texto. Pero, ¿cuál de ellos puedo usar para finalmente llegar a un formato CSV que pueda analizar más a fondo?

Gracias por la pregunta.

Hay varias opciones para lograr su objetivo, pero en aras de la brevedad, centrémonos en un par de opciones:

  • Mueva sus datos de Access a Excel y luego guarde su trabajo como un archivo CSV.
  • Convierta sus datos de Access al formato CSV utilizando la función Exportar a texto.

Pongámonos en marcha.

Cargue datos de Access en CSV y Excel

  1. Comience abriendo su archivo de base de datos de MS Access.
  2. En el lado izquierdo, verá la vista Todos los objetos de acceso .
  3. Resalte la tabla, consulta o informe que le interesaría exportar.
  4. Ahora, desde la cinta de acceso, haga clic en Datos externos
  5. Presiona el botón Excel .

Nota: Alternativamente, haga clic derecho en su tabla, consulta o informe, luego seleccione Exportar y elija Excel.

  1. Aparecerá el asistente de exportación

¿Cómo exportar datos de tablas de Microsoft Access a formatos .CSV, xlsx y texto?

Convertir una tabla de Access a Excel y CSV

  1. Ahora, continúe y configure el Nombre de archivo y el Formato como se muestra arriba.
  2. Asegúrese de presionar la casilla de verificación Abrir el archivo de destino... para que su Excel se abra una vez finalizada la transferencia de datos.
  3. Pulse Aceptar .
  4. Ahora presiona Cerrar .
  5. Ahora en Excel, asegúrese de que su archivo se haya exportado correctamente.
  6. Si es así, continúe y presione Archivo y luego Guardar como.
  7. En el cuadro de diálogo Guardar como , establezca el nombre del archivo y seleccione CSV UTF-8 como su tipo de archivo.
  8. Finalmente, presiona Guardar .

Voila 🙂

Nota: es posible que desee consultar nuestro tutorial sobre la exportación de archivos de Excel al formato CSV .

Transferir datos de acceso a texto y CSV

  1. Ejecute los pasos 1-4 de la sección anterior.
  2. Pulse el botón Archivo de texto .
  3. Especifique el nombre del archivo. Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, su nombre de archivo tendrá el sufijo txt. Cambia el sufijo a CSV
  4. Presiona el cuadro Exportar datos con formato .
  5. Asegúrese de presionar la casilla de verificación Abrir el archivo de destino... para que su Excel se abra una vez finalizada la transferencia de datos.
  6. Cuando se le solicite, configure Windows como la codificación para el nuevo archivo.
  7. Su archivo csv se abrirá en su editor de texto favorito o en Excel si lo configuró como la aplicación predeterminada para ver y editar CSV.
  8. Guarda tu archivo y listo.

Nota: Si conoce Python y está interesado en potenciar sus procesos de exportación/importación de datos, puede consultar nuestro tutorial sobre cómo usar Pandas con Excel .

Feliz análisis de datos 🙂

Solucionar problemas de valores faltantes e incorrectos

La siguiente tabla describe varias formas de solucionar errores comunes.

Consejo:  Si descubre que solo faltan algunos valores, corríjalos en el libro de Excel. De lo contrario, corrija el objeto de origen en la base de datos de Access y luego repita la operación de exportación.

Asunto

Descripción y resolución

Campos calculados

Los resultados de los campos calculados se exportan; las expresiones subyacentes que realizan los cálculos no lo son.

Campos multivalor

Los campos que admiten varios valores se exportan como una lista de valores separados por punto y coma (;).

Imágenes, objetos y archivos adjuntos.

Los elementos gráficos (como logotipos, contenidos de campos de objetos OLE y archivos adjuntos que forman parte de los datos de origen) no se exportan. Agréguelos a la hoja de trabajo manualmente después de completar la operación de exportación.

Grafico

Cuando exporta un formulario o informe que contiene un objeto de Microsoft Graph, el objeto de gráfico no se exporta.

Datos en la columna incorrecta

Los valores nulos en la hoja de trabajo resultante a veces se reemplazan por los datos que deberían estar en la siguiente columna.

Valores de fecha faltantes

Los valores de fechas anteriores al 1 de enero de 1900 no se exportan. Las celdas correspondientes en la hoja de trabajo contendrán un valor nulo.

Expresiones faltantes

Las expresiones que se utilizan para calcular valores no se exportan a Excel. Sólo se exportan los resultados de los cálculos. Agregue manualmente la fórmula a la hoja de cálculo de Excel después de completar la operación de exportación.

Faltan subformularios, subinformes y subhojas de datos

Cuando exporta un formulario, informe u hoja de datos, solo se exporta el formulario, informe u hoja de datos principal. Debe repetir la operación de exportación para cada subformulario, subinforme y subhoja de datos que desee exportar.

Columnas faltantes o con formato incorrecto

Si ninguna de las columnas parece tener formato en la hoja de cálculo resultante, repita la operación de exportación, asegurándose de seleccionar Exportar datos con formato y diseño casilla de verificación en el asistente. Por el contrario, si solo algunas columnas parecen tener un formato diferente al de las versiones del objeto de origen, aplique el formato que desee manualmente en Excel.

Dar formato a una columna en Excel

Abra el libro de Excel de destino y luego muestre la hoja de trabajo que contiene los datos exportados.

Haga clic con el botón derecho en una columna o en un rango de celdas seleccionado y luego haga clic en Formato de celdas.

En la pestaña Número , en Categorías, seleccione un formato, como TextoNúmero, < a i=9>Fecha o Hora.

Haga clic en Aceptar.

"#" valor en una columna

Es posible que veas el valor # en una columna que corresponde a un campo Sí/No en un formulario. Este puede ser el resultado de iniciar la operación de exportación desde el Panel de navegación o en la vista Formulario. Para resolver este problema, abra el formulario en la vista Hoja de datos antes de exportar los datos.

Indicadores de error o valores de error

Compruebe las celdas en busca de indicadores de error (triángulos verdes en las esquinas) o valores de error (cadenas que comienzan con el carácter # en lugar del datos apropiados).


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