¿Cómo importar datos de Excel a una base de datos de Access?

Aplicable a: Oficina 2019/2016/365

Aquí hay una pregunta de Mike:

"Sé cómo crear formularios de Access y capturar la entrada del usuario en una tabla de base de datos, pero como ya he reunido, existe una forma de importar automáticamente datos de un libro de Excel a una tabla de base de datos de Access".

Buena pregunta, gracias. Sí, puede importar automáticamente datos de una hoja de cálculo de Excel a tablas de Access nuevas y existentes para que luego pueda ejecutar consultas y análisis de datos contra ese conjunto de datos. Siga leyendo para conocer las instrucciones de adquisición de datos paso a paso de Excel.

Crear tabla de Access desde Excel

Nota importante: antes de intentar importar el contenido del archivo de Excel, asegúrese de que el archivo que está a punto de importar contenga datos en forma tabular con encabezados descriptivos adecuados. Además, podría ser una buena idea asegurarse de que su hoja de cálculo no contenga filas duplicadas.

• Abra Microsoft Access .
• Cuando se le solicite, seleccione una base de datos existente o cree una base de datos en blanco.
• En Access 2016, continúe y presione la pestaña Datos externos en la cinta.
• A continuación, desde el grupo Importar y vincular , presione el botón Excel  .

• Alternativamente, si está utilizando Access 2019, presione Nueva fuente de datos>>Desde archivo y seleccione Excel
• A continuación, continúe y presione Examinar para seleccionar el archivo de Excel que se importará a la tabla.

• Vaya a su computadora o ubicación compartida para encontrar su hoja de cálculo de Excel.
• Una vez hecho esto, presione Abrir.
• A continuación, debe especificar cómo le gustaría almacenar los datos de Excel en su base de datos de Access.
• En este caso, queremos seguir adelante y crear una tabla y luego insertar los datos de Excel importados en ella. Por lo tanto, seleccionaremos importar los datos de origen a una nueva tabla en la base de datos actual y haremos clic en Aceptar .

• Si su hoja de cálculo de Excel tiene encabezados de columna, asegúrese de marcar la casilla de verificación La primera fila contiene... ; luego presione Siguiente .

• Luego seleccione cada columna para modificar el nombre del campo y el tipo de datos si es necesario.
• Presiona Siguiente .

• Ahora seleccione si necesitamos la opción de clave principal en su tabla.
• Marque Permitir que Access agregue la clave principal para acceder a agregar una columna, utilícela como clave principal o seleccione elegir mi propia clave principal y agregue la columna de la clave principal.
• Si no necesitamos clave principal, marque Sin clave principal .

• Su último paso será definir un nombre significativo para la tabla recién creada.
• Como paso opcional, es posible que desee ejecutar un análisis rápido para optimizar su tabla. La herramienta de análisis le permite identificar duplicados, compactar la tabla para un mejor rendimiento, etc. Si es así, continúe y marque  Me gustaría analizar mi tabla después de importar los datos y haga clic en Finalizar .

Nota: Hasta ahora, aprendimos cómo traer datos de Excel a Access. También podría estar interesado en exportar sus datos desde Access a Excel .

Importar Excel para acceder a tablas existentes

En algún momento, es posible que necesite agregar datos almacenados en Excel (ya sea como un formato de archivo XLS o CSV) en una tabla de base de datos de Access existente.

• Si necesitamos insertar los datos de la hoja de cálculo de Excel en la base de datos que creamos antes, marque Agregar una copia de los registros a la tabla .
• Presiona Siguiente.

• Recuerde, los nombres de las columnas de la tabla deben ser los mismos que los nombres de las columnas en la hoja de Excel que se va a importar.

• Presiona Terminar .

Espero eso ayude. Este fue solo un tutorial simple de importación de datos para principiantes. Se recomienda a los lectores que busquen preguntas o soluciones específicas que consulten a través de la página de contacto.