Excel 2016 - Lección 4: Cómo almacenar y compartir hojas de cálculo

• Excel 2016 - Lección 3: Cómo crear hojas de cálculo nuevas y abrir hojas de cálculo existentes

Siempre que crea una nueva hoja de cálculo en Excel, necesita saber cómo guardarla para poder acceder a ella y editarla más tarde. Al igual que las versiones anteriores de Excel, puede guardar archivos localmente en su computadora. Pero a diferencia de las versiones anteriores, Excel 2016 también permite guardar una hoja de cálculo en el sistema en la nube usando OneDrive . También puedes exportar y compartir tu hoja de cálculo con otras personas directamente desde Excel.

Índice del artículo.

• Almacene y comparta hojas de cálculo de Excel 2016
  • Guardar y guardar como
  • Cómo guardar una hoja de cálculo de Excel
  • Utilice Guardar como para guardar en una nueva hoja de cálculo
  • Cómo cambiar la ubicación predeterminada para guardar archivos de Excel
• Función de recuperación automática
  • Utilice la función Autorrecuperación
• Exportar hoja de cálculo de Excel 2016
  • Cómo exportar una hoja de cálculo como archivo PDF
  • Cómo exportar una hoja de cálculo a otros tipos de archivos
• Compartir hojas de cálculo de Excel 2016
  • Compartir una hoja de cálculo

Almacene y comparta hojas de cálculo de Excel 2016

Mire el vídeo a continuación para obtener más información sobre cómo almacenar y compartir hojas de cálculo en Excel 2016 :

Siempre que abra o guarde una hoja de cálculo, tendrá la opción de usar OneDrive , que es un servicio de almacenamiento de archivos en línea incluido con su cuenta de Microsoft. Para habilitar esta opción, deberá iniciar sesión en Office. Para obtener más información, visite nuestra Guía completa de Excel 2016 (Parte 2): artículo Obtenga más información sobre OneDrive .

Guardar y guardar como

Excel 2016 ofrece dos formas de guardar archivos: Guardar y Guardar como . Estas opciones funcionan de manera similar a la versión anterior, con sólo algunas diferencias importantes:

• Guardar : al crear o editar una hoja de cálculo, utilizará el comando Guardar para guardar los cambios. Utilizará este comando con frecuencia. Al guardar un archivo, solo necesita elegir el nombre del archivo y guardar la ubicación por primera vez. Luego simplemente haga clic en el comando Guardar para guardarlo con el mismo nombre y ubicación.
• Guardar como : utilizará este comando para crear una copia de la hoja de cálculo conservando el original. Al utilizar Guardar como , deberá elegir un nombre y/o ubicación diferente para la versión copiada.

Cómo guardar una hoja de cálculo de Excel

Es importante guardar su hoja de cálculo cada vez que comience un nuevo proyecto o realice cambios en un plan existente. Guardar con regularidad puede evitar que se pierdan los datos de su trabajo. También debe prestar atención a dónde guarda su hoja de cálculo para poder encontrarla fácilmente más adelante.

1. Localice y seleccione el comando Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido .

2. Si está guardando este archivo por primera vez, Guardar como aparecerá en la vista Backstage .

3. Luego deberá elegir dónde guardar el archivo y darle un nombre. Para guardar la hoja de cálculo en su computadora, seleccione Computadora y luego haga clic en Explorar . Alternativamente, puede hacer clic en OneDrive para guardar archivos en OneDrive.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como . Elija dónde desea guardar la hoja de cálculo.

5. Ingrese un nombre de archivo para la hoja de cálculo y luego haga clic en Guardar .

6. Se guardará la hoja de cálculo. Puede hacer clic en el comando Guardar para guardar los cambios al modificar la hoja de cálculo. Además, también puede acceder al comando Guardar presionando Ctrl + S en el teclado.

Utilice Guardar como para guardar en una nueva hoja de cálculo

Si desea guardar otra versión de una hoja de cálculo conservando el original, puede hacer una copia. Por ejemplo, si tiene un archivo llamado Datos de ventas , puede guardarlo como Datos de ventas 2 para poder editar el nuevo archivo y seguir haciendo referencia a la versión original.

Para hacer esto, haga clic en el comando Guardar como en la vista Backstage. Al igual que cuando guarda un archivo por primera vez, debe elegir dónde guardarlo y darle un nuevo nombre.

Cómo cambiar la ubicación predeterminada para guardar archivos de Excel

Si no desea utilizar OneDrive, se siente incómodo cuando se selecciona OneDrive como ubicación predeterminada al guardar, o le resulta inconveniente tener que seleccionar Computadora cada vez , puede cambiar la ubicación de guardado predeterminada para que su computadora esté seleccionada para guardar. por defecto.

1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.

2. Haga clic en Opciones._

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Seleccione Guardar , marque la casilla junto a Guardar en la computadora de forma predeterminada y luego haga clic en Aceptar . Se cambiará la ubicación predeterminada para guardar.

Función de recuperación automática

Excel guarda automáticamente sus hojas de cálculo en una carpeta temporal mientras trabaja en ellas. Si olvida guardar los cambios o si Excel falla, puede restaurar archivos con Autorrecuperación .

Utilice la función Autorrecuperación

1. Abra Excel . Si se encuentra una versión guardada automáticamente del archivo, aparecerá el panel Recuperación de documentos .

2. Haga clic para abrir un archivo existente. La hoja de cálculo será restaurada.

• De forma predeterminada, Excel se guarda automáticamente cada 10 minutos . Si está editando un libro durante menos de 10 minutos, Excel no puede crear una versión guardada automáticamente.
• Si no ve el archivo que necesita, puede explorar todos sus archivos guardados automáticamente desde la vista Backstage . Simplemente seleccione la pestaña Archivo , haga clic en Administrar versiones y luego seleccione Recuperar libros no guardados .

Exportar hoja de cálculo de Excel 2016

De forma predeterminada, las hojas de cálculo de Excel se guardan en un archivo .xlsx . Sin embargo, en ocasiones es necesario utilizar otro tipo de archivo, como un PDF o una hoja de cálculo de Excel 97-2003 . Puede exportar fácilmente hojas de cálculo desde Excel a una variedad de tipos de archivos.

Cómo exportar una hoja de cálculo como archivo PDF

Exportar una hoja de cálculo como documento de Adobe Acrobat , comúnmente conocido como archivo PDF , puede resultar especialmente útil si comparte la hoja de cálculo con alguien que no tiene instalada la aplicación Excel. Un archivo PDF permitirá a los usuarios ver pero no editar el contenido de la hoja de cálculo.

1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage .

2. Haga clic en Exportar y luego seleccione Crear PDF/XPS .

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como . Seleccione dónde desea exportar la hoja de cálculo, ingrese un nombre de archivo y luego haga clic en Publicar .

• De forma predeterminada, Excel solo exportará la hoja de trabajo activa . Si tiene varias hojas de cálculo y desea guardarlas todas en el mismo archivo PDF, haga clic en Opciones en el cuadro de diálogo Guardar como . Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones . Seleccione Todo el libro de trabajo ( libro de trabajo completo ) y luego haga clic en Aceptar.

• Siempre que exporte una hoja de cálculo como PDF, también debe considerar los datos de la hoja de cálculo que aparecerán en cada página del PDF, tal como se imprime una hoja de cálculo.

Cómo exportar una hoja de cálculo a otros tipos de archivos

También puede resultarle útil exportar su hoja de cálculo a otros tipos de archivos, como una hoja de cálculo de Excel 97-2003 si necesita compartirla con personas que usan versiones anteriores de Excel, o un archivo .CSV si necesita una versión de hoja de cálculo de texto sin formato.

1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.

2. Haga clic en Exportar y luego seleccione Cambiar tipo de archivo .

3. Seleccione un tipo de archivo común y luego haga clic en Guardar como .

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como . Seleccione la ubicación donde desea exportar la hoja de cálculo, ingrese un nombre de archivo y luego haga clic en Guardar .

• También puede utilizar el menú desplegable Guardar como tipo: en el cuadro de diálogo Guardar como para guardar hojas de cálculo en una variedad de tipos de archivos.

Compartir hojas de cálculo de Excel 2016

Excel facilita compartir y colaborar en hojas de cálculo cuando se usa OneDrive. Anteriormente, si deseaba compartir un archivo con alguien, podía enviarlo como archivo adjunto de correo electrónico. Aunque esto es conveniente, también crea múltiples versiones del mismo archivo, lo cual es difícil de organizar.

Cuando compartes una hoja de cálculo de Excel, en realidad estás dando acceso a otras personas exactamente al mismo archivo. Esto le permite a usted y a las personas con las que comparte editar la misma hoja de cálculo sin tener que realizar un seguimiento de varias versiones.

Nota : Para compartir una hoja de cálculo, primero debe guardarla en su OneDrive.

Compartir una hoja de cálculo

1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage y luego haga clic en Compartir .

2. Aparecerá la ventana Compartir . Si no ha completado la hoja de cálculo, se le pedirá que guarde su documento en OneDrive.

• Tenga en cuenta que es posible que deba volver a la ventana Compartir después de guardar.

3. En la ventana Compartir , si su documento está guardado en OneDrive, haga clic en el botón Compartir con personas .

4. Excel volverá a la vista normal y abrirá la ventana Compartir en el lado derecho de la ventana. Aquí puede invitar a personas a compartir su documento, ver una lista de personas que tienen acceso al documento y establecer si pueden editarlo o solo verlo.

Próxima lección: Excel 2016 - Lección 5: Conceptos básicos de celdas y rangos

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